วิธีสร้างคู่มือขั้นตอน

คู่มือปฏิบัติงานเป็นเอกสารสำคัญสำหรับธุรกิจทุกขนาดคู่มือขั้นตอนคือคู่มือ“ วิธีการ” ให้ความสม่ำเสมอและสอดคล้องในการจัดการงานประจำวันของการดำเนินธุรกิจ เนื้อหาขึ้นอยู่กับประเภทของขั้นตอนการออกแบบด้วยตนเอง การปฏิบัติงานมีมาตรฐานการตัดสินใจง่ายขึ้นเสนอการควบคุมคุณภาพและความรับผิดชอบ

การพัฒนาคู่มือขั้นตอน

ระบุวัตถุประสงค์ของคู่มือปฏิบัติงานของคุณ พิจารณาประเด็นและเป้าหมายที่จะรวมไว้ในคู่มือของคุณ รวบรวมข้อมูลที่จำเป็นในการเขียนคู่มือขั้นตอนของคุณรวมถึงกฎหมายความปลอดภัยและปัญหาอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมของคุณ

เขียนขั้นตอนแบบร่างด้วยตนเองที่เริ่มต้นด้วยเค้าร่าง หัวข้ออาจรวมถึง“ วัตถุประสงค์”“ อ้างอิง”“ ข้อกำหนด”“ นโยบาย” พร้อมสารบัญและหน้าปก ใช้ภาษาที่ชัดเจนและรัดกุมชี้แจงคำศัพท์หากจำเป็นจัดทำโครงร่างผลลัพธ์ที่คาดหวังของคู่มือขั้นตอน

ทบทวนคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงานกับคนที่มีผลกระทบและผู้อื่นที่เกี่ยวข้องในการนำไปใช้ วางคู่มือการทดลองใช้โดยคนที่ไม่เกี่ยวข้องกับการพัฒนา ระบุพื้นที่ที่อ่อนแอจำเป็นต้องปรับปรุงและช่องว่าง

เขียนคู่มือขั้นตอนตามการใช้งานทดลองและบันทึก ตรวจสอบข้อความสุดท้ายสำหรับข้อผิดพลาดและการละเว้น ส่งเพื่อขออนุมัติหากจำเป็น ตั้งวันที่ตรวจสอบเพื่อตรวจสอบและทำการปรับปรุงคู่มือขั้นตอน

ส่งคู่มือขั้นตอนสำหรับการพิมพ์ ใช้ขั้นตอนการแจกจ่ายสำเนาคู่มือตามที่ต้องการ ดำเนินการตรวจสอบคุณภาพเป็นประจำทุกสัปดาห์จากนั้นทำการปรับเปลี่ยนทุกไตรมาสตามความจำเป็น

เคล็ดลับ

• เขียนคู่มือขั้นตอนของคุณโดยใช้ภาษาที่สร้างเนื้อหาที่ไม่ชัดเจนในบริบทและสอดคล้องกัน ใช้ประโยคที่ดำเนินการได้อธิบายกระบวนการในภาษาและรูปแบบที่ใช้งานง่าย อนุญาตให้ตรวจสอบโดยผู้ใช้ที่ให้ข้อเสนอแนะและแบบฟอร์มข้อเสนอแนะ