วิธีเขียนรายงานคณะกรรมการ

หากคุณอยู่ในคณะกรรมการและจำเป็นต้องสร้างรายงานเพื่อหารือเกี่ยวกับการประชุมของคุณเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าคุณพร้อมสำหรับการประชุมและเข้าใจพื้นฐานของการเขียนรายงานของคณะกรรมการ การทำตามหลายขั้นตอนสามารถนำคุณตั้งแต่ต้นจนจบและคุณจะมีรายงานฉบับสมบูรณ์พร้อมที่จะมอบให้กับบุคคลหรือกลุ่มที่ติดตามความคืบหน้าของคณะกรรมการของคุณ

นำปากกาและกระดาษหรือแล็ปท็อปติดตัวคุณไปประชุมคณะกรรมการ ทำบันทึกวันเวลาผู้เข้าร่วมประชุมรวมถึงชื่อและความยาวของการประชุม เขียนหัวข้อในวาระการประชุมและสิ่งที่อาจมีการพูดคุยกันโดยไม่ต้องระบุเวลา หมายเหตุผู้ที่เห็นด้วยและผู้ไม่เห็นด้วยเหตุผลและข้อมูลสำคัญอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม หากหัวข้อคณะกรรมการไม่ได้รับการเห็นด้วยและคณะกรรมการตัดสินใจที่จะจัดตารางการอภิปรายจนกว่าการประชุมในอนาคตตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรับทราบและเมื่อคณะกรรมการจะได้พบกันในหัวข้ออีกครั้ง

พัฒนารายงานจากบันทึกย่อของคุณที่ตรวจสอบการประชุมโดยละเอียดยิ่งขึ้นให้ข้อมูลทั้งหมดในรูปแบบที่จัดระเบียบ คุณอาจต้องการเริ่มต้นด้วยใบปะหน้าที่มีวันที่เวลาระยะเวลาการประชุมและผู้ที่เข้าร่วม

ดำเนินการต่อโดยการเขียนหัวข้อแรกของการประชุมคณะกรรมการรวมทั้งข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่ได้พูดคุยและสิ่งที่ตัดสินใจรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับการลงมติของคณะกรรมการ ผ่านแต่ละหัวข้อและทำเช่นเดียวกัน ขึ้นอยู่กับประเภทของคณะกรรมการและเหตุผลในการประชุมคุณอาจต้องการรวมปัจจัยเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นหากการดำเนินการไม่ได้ถูกดำเนินการผ่านหรือไม่ได้มีการพิจารณาดำเนินการ เขียนเมื่อคณะกรรมการจะได้พบกันอีก เขียนรายชื่อผู้ที่จะได้รับรายงานที่ด้านล่างของรายการ

อ่านรายงานเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารนั้นไม่มีข้อผิดพลาดทางวรรคตอนและทางไวยากรณ์ ตรวจสอบรายงานของคณะกรรมการเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหามีความถูกต้องและตรวจสอบย้อนกลับพร้อมบันทึกย่อของคุณ แก้ไขเอกสารตามที่จำเป็นก่อนที่จะเสร็จสิ้นรายงานการประชุมที่สมบูรณ์

ทำสำเนาและจัดทำรายงานต่อผู้เข้าร่วมประชุมรวมทั้งคณะกรรมการคณะกรรมการชุดย่อยผู้จัดการหรือบุคคลอื่นหากเกี่ยวข้อง

เคล็ดลับ

• หากคุณต้องการบันทึกเทปการประชุมตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับอนุญาตจากสมาชิกคณะกรรมการแต่ละคนก่อนที่จะบันทึกเทปการประชุม

การเตือน

หลีกเลี่ยงการใส่ข้อมูลลงในรายงานที่ไม่ได้อยู่ในหัวข้อเพื่อหลีกเลี่ยงการบรรจุและยึดติดกับข้อเท็จจริง หากบางคนในคณะกรรมการเริ่มพูดเกี่ยวกับลูก ๆ ของตนอย่ารวมไว้ในนั้นเว้นแต่จะเกี่ยวข้องกับงานบางอย่างที่คณะกรรมการทำเช่นโปรแกรมอ่านสำหรับเด็ก