เป้าหมายสำคัญของระบบการควบคุมภายในคือการปกป้องสินทรัพย์ เนื่องจากกระบวนการบัญชีเงินเดือนส่งผลกระทบต่อทั้งทรัพยากรมนุษย์และการเงินปัญหาหรือจุดอ่อนในการควบคุมภายในของบัญชีเงินเดือนอาจมีค่าใช้จ่ายสูง การรับรู้ความเสี่ยงที่เกิดขึ้นกับกระบวนการบัญชีเงินเดือนการทำความเข้าใจกับผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นและการรู้วิธีจัดการกับสิ่งเหล่านั้นสามารถส่งผลให้เกิดการป้องกันการสูญเสียอย่างมีนัยสำคัญเมื่อเวลาผ่านไป
ความเสี่ยง
ความเสี่ยงในกระบวนการบัญชีเงินเดือนรวมถึงปัญหาการรายงานทางการเงินเช่นการรายงานเงินเดือนและหนี้สินที่เกี่ยวข้องกับผลประโยชน์ของพนักงานหรือการแบ่งประเภทค่าใช้จ่ายแรงงานระหว่างต้นทุนสินค้าที่ขาย (COGS) และค่าใช้จ่ายในการขาย, ค่าใช้จ่ายทั่วไปและบริหาร ประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานอาจถูกประนีประนอมโดยการจ่ายเงินให้กับพนักงานแฝงหรือพนักงานที่ถูกเลิกจ้าง การปฏิบัติตามกฎข้อบังคับนั้นเกิดขึ้นจากการละเมิดกฎหมายค่าจ้างและชั่วโมงของรัฐบาลกลางและรัฐหรือการฝ่าฝืนข้อบังคับ Internal Revenue Service (IRS) ที่เกี่ยวข้องกับพนักงานและผู้รับเหมาอิสระ
ส่งผลกระทบ
ผลกระทบทางการเงินชื่อเสียงและผลทางกฎหมายของปัญหาเงินเดือนแตกต่างกันไปอย่างกว้างขวางขึ้นอยู่กับเวลาขนาดและลักษณะของพวกเขา การทำความเข้าใจผลกระทบของเหตุการณ์อาจมีความสำคัญในการรู้วิธีการจัดการเหตุการณ์อย่างเหมาะสม ธุรกิจจะต้องพิจารณาสิ่งต่อไปนี้: ข้อผิดพลาดในการรายงานทางการเงินอาจเพิ่มค่าธรรมเนียมการตรวจสอบภายนอก ข้อมูลทางการเงินที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลให้เกิดการตัดสินใจด้านการจัดการที่ไม่ดีและอาจส่งผลเสียต่อนักลงทุนและผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ เช่นเจ้าหนี้ การจ่ายเงินให้กับพนักงานแฟนทอมและอัตราการจ่ายที่ไม่ถูกต้องสามารถส่งผลเสียต่อสภาพคล่องและเพิ่มภาระภาษี การละเมิดกฎหมายค่าจ้างและชั่วโมงหรือกฎระเบียบของ IRS อาจส่งผลให้ค่าปรับที่สำคัญค่าธรรมเนียมตามกฎหมายอัตราการหมุนเวียนพนักงานที่สูงขึ้นและการสูญเสียชื่อเสียง
การบรรเทา
คุณสามารถลดความน่าจะเป็นหรือผลกระทบของปัญหาบัญชีเงินเดือนถ้าคุณใช้การควบคุมบัญชีเงินเดือนที่แข็งแกร่ง อย่างไรก็ตามประโยชน์ของการใช้การควบคุมเงินเดือนไม่ควรเกินดุลค่าใช้จ่าย บัญชีเงินเดือนและเวลาปกติและการกระทบยอดข้อมูลไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปและข้อมูลของผู้ประมวลผลภายนอกการส่งไฟล์และบันทึกอื่น ๆ อาจป้องกันหรือตรวจสอบสถานะทางการเงินที่ไม่ถูกต้อง การทบทวนการจำแนกประเภทแรงงานของพนักงานระหว่างต้นทุนทางตรงและทางอ้อมสามารถช่วยระบุปัญหาการจำแนกประเภท การแยกหน้าที่ระหว่างการป้อนข้อมูลบัญชีเงินเดือนการประมวลผลและการอนุมัติการจ่ายเงินและการปล่อยบุคลากรนั้นเหมาะสมอย่างยิ่ง แต่อาจเป็นเรื่องยากใน บริษัท ขนาดเล็กที่มีทรัพยากร จำกัด การทบทวนระดับผู้บริหารระดับสูงการอนุมัติและการสื่อสารเกี่ยวกับอัตราค่าจ้างการเปลี่ยนแปลงอัตราการเลื่อนตำแหน่งบุคลากรการเปลี่ยนแปลงงานและการยุติอาจเหมาะสมในกรณีที่การแบ่งแยกหน้าที่ไม่คุ้มค่า โปรแกรมการฝึกอบรมการจัดการและหัวหน้างานที่เหมาะสมสำหรับปัญหาด้านกฎหมายและทรัพยากรบุคคลอาจช่วยเพิ่มการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
การตรวจสอบ
ระบบการควบคุมภายในใด ๆ อาจไม่ได้ผลเมื่อเวลาผ่านไปเนื่องจากบุคลากรและกระบวนการทางธุรกิจเปลี่ยนแปลงไปตามการเติบโตหรือผ่านการจัดการที่ไม่เหมาะสมของขั้นตอนการควบคุม ดำเนินการประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นเป็นระยะและทบทวนการออกแบบและประสิทธิภาพของการควบคุมการจ่ายเงินเดือนเพื่อให้มั่นใจว่ายังคงมีความเกี่ยวข้องและคุ้มค่า
