วิธีการสร้างกำหนดการโครงการ

กำหนดการของโครงการจะกำหนดที่อยู่หนึ่งในสามองค์ประกอบหลักของโครงการโดยตรง: เวลา วัตถุประสงค์ของกำหนดการโครงการคือการร่างวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของกิจกรรมโครงการ กำหนดการโครงการเป็นองค์ประกอบที่มีชีวิต ในฐานะที่เป็นองค์ประกอบของการเปลี่ยนแปลงโครงการดังนั้นจึงต้องกำหนดเวลาโครงการ อย่างไรก็ตามเช่นเดียวกับหลาย ๆ โครงการตารางเวลาดั้งเดิมของโครงการจะถูกอ้างอิงเป็นพื้นฐานเมื่อกำหนดการขยายและหดตัว

รายการที่คุณจะต้อง

• คำชี้แจงขอบเขตโครงการ

• แผนการจัดการโครงการ

รวมข้อมูลที่พบในคำสั่งขอบเขตโครงการของคุณ เอกสารนี้ระบุข้อ จำกัด และปัจจัยอื่น ๆ ที่อาจส่งผลต่อการพัฒนาตารางโครงการ ตัวอย่างรวมถึงวัตถุประสงค์ของโครงการสิ่งที่ส่งมอบและข้อกำหนด ตัวอย่างเช่นหากโครงการของคุณต้องการการสร้างแบรนด์ใหม่ของไวน์และไวน์จะต้องอยู่ในถังไม้โอ๊คสำหรับหนึ่งปีก่อนที่จะบรรจุขวดข้อมูลนี้ส่งผลกระทบโดยตรงต่อการสร้างตารางโครงการ

ปัจจัยในข้อกำหนดที่อ่อนไหวตามวันที่เมื่อสร้างกำหนดการโครงการ ในหลายกรณีไม่ว่าจะจากแรงกดดันภายในหรือแหล่งภายนอกผู้จัดการโครงการต้องคำนึงถึงข้อ จำกัด ด้านเวลาและความรวดเร็ว ตัวอย่างเช่นเพื่อให้โครงการอยู่ภายใต้งบประมาณผู้จัดการโครงการต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้นก่อนสิ้นปีปฏิทินเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษี วันที่สำหรับการคำนวณภาษีถูกกำหนดโดยรัฐบาลกลางและจะต้องนำมารวมกันในการสร้างกำหนดการของโครงการ

นำเนื้อหาของแผนการจัดการโครงการมาพิจารณาในการสร้างตารางโครงการ แผนการจัดการโครงการประกอบด้วยแผนการจัดการกำหนดการแผนการจัดการต้นทุนแผนการจัดการขอบเขตโครงการและแผนการจัดการความเสี่ยง

สถาบันการจัดการโครงการกำหนดแผนข้างต้นดังนี้แผนจัดการตารางเวลากำหนดเกณฑ์และกิจกรรมสำหรับการพัฒนาและควบคุมตารางโครงการ แผนการจัดการต้นทุนกำหนดรูปแบบและกำหนดกิจกรรมและเกณฑ์สำหรับการวางแผนโครงสร้างและควบคุมต้นทุนโครงการ แผนการจัดการขอบเขตของโครงการอธิบายถึงวิธีการกำหนดขอบเขตโครงการที่จะกำหนดพัฒนาและตรวจสอบและวิธีการสร้างและกำหนดโครงสร้างการแยกงาน แผนการจัดการความเสี่ยงอธิบายถึงวิธีการจัดการความเสี่ยงของโครงการและโครงสร้างในโครงการ

ด้วยข้อมูลข้างต้นผู้จัดการโครงการพร้อมที่จะสร้างตารางเวลาที่จะให้เขาดูสมจริงของสิ่งที่คาดหวังในช่วงระยะเวลาโครงการ

สร้าง WBS (โครงสร้างการแยกย่อยงาน) เอกสารนี้เป็นรายการลำดับชั้นของงานที่ต้องทำให้เสร็จโดยทีมโครงการเพื่อให้บรรลุความสำเร็จในการบรรลุเป้าหมายและการส่งมอบโครงการ WBS เป็นที่ที่ผู้จัดการโครงการสามารถดูรายละเอียดที่แท้จริงของสิ่งที่ต้องทำ เพิ่มเติมใน WBS คือสิ่งที่เรียกว่า "แพ็คเกจงาน" ซึ่งเป็นเพียงการจัดกลุ่มของงานที่มีรายละเอียดที่ต้องทำให้สำเร็จ กุญแจกับ WBS คือที่นี่ซึ่งผู้จัดการโครงการสามารถดูแพคเกจงานที่ต้องทำให้เสร็จในเวลาและสิ่งที่ส่งผลกระทบต่อหนึ่งแพคเกจที่มีต่ออีกคนหนึ่งตามที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดเวลา

เคล็ดลับ

• สื่อสารตารางโครงการให้กับสมาชิกในทีมโดยเฉพาะผู้สนับสนุนโครงการและผู้ที่มีความเสี่ยงต่อโครงการเช่นซีอีโอเจ้าหน้าที่ที่ได้รับเลือกตั้งและใครก็ตามที่อาจทำให้โครงการล่าช้า

  ระบุวันที่ที่ไม่สามารถต่อรองได้และพัฒนากำหนดการโครงการของคุณรอบวันเหล่านั้น สิ่งนี้ไม่เพียง แต่จะช่วยให้ผู้จัดการโครงการทราบถึงความท้าทายด้านเวลา แต่หากมีข้อ จำกัด ที่ไม่เปลี่ยนแปลงผู้จัดการโครงการอาจจำเป็นต้องสนับสนุนให้มีการเปลี่ยนแปลงขอบเขตโครงการหรือขอทรัพยากรเพิ่มเติมเพื่อดำเนินการให้เสร็จทันเวลา

  ในขณะที่ผู้จัดการโครงการสามารถสร้างตารางโครงการด้วยดินสอและกระดาษได้ แต่ควรพิจารณาการใช้ซอฟต์แวร์เพื่อทำให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ มีโปรแกรมมากมายให้เลือกตั้งแต่ราคาฟรีจนถึงสองร้อยดอลลาร์

การเตือน

กำหนดการโดยไม่คำนึงถึงโครงการมักจะเลื่อนในแบบใดแบบหนึ่ง ระบุสิ่งที่สามารถเลื่อนได้และสิ่งที่ไม่สามารถทำได้ สื่อสารปัญหากำหนดการของโครงการเมื่อพวกเขาเกิดขึ้นกับทีมงานหลักของโครงการ แต่โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับผู้สนับสนุนโครงการพวกเขาจะประทับใจไม่ประหลาดใจ