เจ้าของธุรกิจหลายคนกลัวที่จะเขียนจดหมายรวบรวมและขอโทษอย่างเป็นทางการเพราะกลัวว่าจะแปลกแยกหรือทำให้ลูกค้าขุ่นเคือง ในทั้งสองกรณีคุณต้องจัดการกับข้อกังวลที่สำคัญและในขณะเดียวกันก็รักษาความนิยมของลูกค้า เมื่อคุณเข้าใจหลักการพื้นฐานบางประการเกี่ยวกับการเขียนจดหมายแก้ปัญหาแล้วคุณจะได้เรียนรู้วิธีการเขียนจดหมายประเภทเหล่านี้ในลักษณะที่สร้างความปรารถนาดี
รูปแบบและสไตล์
การเขียนจดหมายแก้ปัญหาเป็นประโยชน์อาจเป็นประโยชน์หากคุณเขียนเรียงความขนาดเล็กในรูปแบบจดหมายธุรกิจ ทำตามรูปแบบเดียวกันใช้สไตล์เดียวกันและใช้แบบอักษร Times New Roman แบบ 12 จุดเช่นเดียวกับในจดหมายธุรกิจ การเปลี่ยนแปลงเพียงอย่างเดียวที่คุณควรทำคือคำที่ใช้ในส่วนเนื้อหาและส่วนปิด จดหมายแก้ปัญหาส่วนใหญ่ยังมีสิ่งที่แนบมาด้วย ระบุสิ่งนี้ด้วยการพิมพ์“ สิ่งที่แนบมา” หนึ่งบรรทัดด้านล่างปิดแล้วรายการชื่อของแต่ละเอกสารที่คุณรวมถึงด้วยตัวอักษร
เน้นคำพูดในเชิงบวก
ตัวอักษรสั้นตรงและเป็นส่วนตัวลดโอกาสในการเข้าใจผิดและมักจะมีประสิทธิภาพมากที่สุด นอกจากนี้คำที่มีการบิดเชิงบวกมีแนวโน้มที่จะสร้างการตอบสนองในเชิงบวก ห้องปฏิบัติการเขียนออนไลน์ของมหาวิทยาลัย Purdue แนะนำให้คุณหลีกเลี่ยงคำและวลีเช่น "น่าเสียดาย", "ไม่สามารถ", "ปัญหา" และ "ล้มเหลว" ซึ่งสื่อถึงข้อเท็จจริงที่ไม่พึงประสงค์ ให้เน้นสิ่งที่คุณสามารถหรือเต็มใจทำมากกว่าสิ่งที่คุณทำไม่ได้หรือไม่ทำ
การเปิดและการปิดงบ
เปิดและปิดตัวอักษรด้วยประโยคที่เรียบง่ายและตรงไปตรงมา คำแถลงเปิดเช่น“ ขอบคุณที่สละเวลาอธิบายข้อกังวลของคุณเกี่ยวกับ…” อ้างอิงและระบุปัญหา ปิดด้วยข้อความที่เน้นความต้องการของคุณในการรักษาความสัมพันธ์ คำแถลงเช่น "เราให้ความสำคัญกับธุรกิจของคุณ" หรือ "เราแนะนำให้มอบการบริการลูกค้าที่มีคุณภาพสูงที่คุณคาดหวังจาก บริษัท ของเรา" เป็นสองตัวอย่างทั่วไป
ร่างกาย
ในวรรคเนื้อหาอ้างอิงข้อมูลพื้นหลังที่เกี่ยวข้องและการสื่อสารก่อนหน้าใด ๆ เพื่อแสดงว่าคุณเข้าใจความกังวลของลูกค้า เสนอวิธีแก้ไขปัญหาที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจงซึ่งรวมถึงท่าทางความปรารถนาดีและการกระทำที่คุณได้ทำไปแล้วหรือวางแผนที่จะดำเนินการในวรรคสามตัวอย่างเช่นหากคุณเขียนจดหมายเรียกเก็บเงินคำขอแรกให้จดบันทึกการชำระเงินที่ดีของลูกค้าก่อนหน้านี้ แต่เตือนลูกค้าเกี่ยวกับวันครบกำหนดชำระเงิน ในฐานะที่เป็นโซลูชั่นเสนอให้ทำงานร่วมกับลูกค้าเพื่อตั้งค่าการเตรียมการชำระเงินแบบอื่นหรือขยายเวลาการชำระเงินเพื่อแลกเปลี่ยนกับการโทรกลับ
