เมื่อธุรกิจเริ่มใช้คอมพิวเตอร์เป็นจำนวนมากเกจิประกาศการมาของ "สังคมไร้กระดาษ" การปฏิวัติคอมพิวเตอร์ยังคงมีวิธีที่จะส่งมอบสัญญาที่เฉพาะเจาะจงนั้น อย่างไรก็ตามกระบวนการกระดาษแบบดั้งเดิม - ทั้งธุรกิจและส่วนบุคคล - ยังคงโยกย้ายไปยังแบบฟอร์มคอมพิวเตอร์มากขึ้นและด้วยเหตุผลที่ดีบางอย่าง
เอกสาร
คอมพิวเตอร์นำมาซึ่งความสะดวกและความยืดหยุ่นในการสร้างและแก้ไขเอกสาร ตรงกันข้ามกับเครื่องพิมพ์ดีดโปรแกรมประมวลผลคำทางคอมพิวเตอร์นำเสนอตัวเลือกรูปแบบตัวอักษรและรูปแบบสำหรับเอกสาร ข้อผิดพลาดในการพิมพ์สามารถแก้ไขได้อย่างง่ายดายบนหน้าจอโดยไม่ต้องใช้น้ำยาลบคำผิดหรือเทปแก้ไข บล็อกทั้งหมดของข้อความสามารถคัดลอกได้ง่ายจากเอกสารหนึ่งไปยังอีกเอกสารหนึ่งโดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์ซ้ำ รูปภาพและกราฟิกอื่น ๆ สามารถรวมอยู่ในเอกสารได้โดยใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อย
ที่ใช้ร่วมกัน
การแชร์เอกสารกับระบบคอมพิวเตอร์นั้นง่ายมาก ไม่จำเป็นต้องทำสำเนาเอกสารจริงจากนั้นส่งจดหมายหรือแฟกซ์ไปยังผู้รับ เอกสารในไฟล์ในระบบคอมพิวเตอร์สามารถแบ่งปันกับคนอื่น ๆ ที่มีการเข้าถึงระบบนั้นเพียงแค่ให้พวกเขาแสดงเอกสารบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ของตัวเอง สามารถแชร์เอกสารภายนอก บริษัท ได้เพียงแนบเอกสารไปกับอีเมลที่ส่งถึงผู้รับ
ยื่น
วัตถุประสงค์ของการจัดเก็บไม่ใช่เพื่อเก็บเอกสารเท่านั้น แต่เพื่อให้สามารถเข้าถึงได้ง่าย คอมพิวเตอร์เก่งในเรื่องนี้ในแบบที่ตู้เก็บเอกสารธรรมดาไม่สามารถทำได้ เอกสารที่ยื่นในระบบคอมพิวเตอร์จะจัดทำดัชนีโดยอัตโนมัติโดยระบบควบคุมไฟล์ของคอมพิวเตอร์ ดัชนีเหล่านี้ได้รับการปรับปรุงและดูแลโดยอัตโนมัติโดยระบบไม่ว่าเอกสารนั้นจะถูกย้ายหรือแก้ไขบ่อยแค่ไหน เอกสารสามารถอยู่ได้ด้วยการให้คอมพิวเตอร์ค้นหาเอกสารจำนวนมากเพื่อหาคำหรือวลีที่เฉพาะเจาะจง นอกจากนี้ระบบจัดเก็บข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ยังสามารถจัดเก็บเอกสารจำนวนมากได้ในพื้นที่เพียงเล็กน้อยที่ต้องการโดยตู้เก็บเอกสารจริง
ฟังก์ชั่น
นอกเหนือจากการเป็นเพียงการนำเสนอทางอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารกระดาษคงที่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถกลายเป็นเอนทิตีแบบโต้ตอบอย่างแท้จริง ตัวอย่างเช่นแบบฟอร์มกรอกข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์สามารถอนุญาตให้ป้อนข้อมูลลงในเอกสารโดยตรงด้วยการตรวจสอบข้อผิดพลาดแบบเรียลไทม์และการตรวจสอบ สามารถสร้างการคำนวณและการทำงานลงในเอกสารได้โดยตรง ตัวอย่างเช่นลูกค้าปัจจุบันสามารถแสดงอยู่ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยให้เอกสารใช้ไฟล์ฐานข้อมูลลูกค้าของคอมพิวเตอร์เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเลือกชื่อลูกค้าจากรายชื่อลูกค้าทั้งหมดในไฟล์ ตรรกะที่มีอยู่ในเอกสารจะโอนข้อมูลของลูกค้าไปยังเอกสารโดยอัตโนมัติรวมถึงที่อยู่หมายเลขบัญชีลูกค้าหรือข้อมูลอื่น ๆ ที่ต้องการ
ความปลอดภัย
ความปลอดภัยทางกายภาพของไฟล์ของ บริษัท มีความสำคัญสูงสุด ไฟล์จะต้องปลอดภัยจากความเสียหายทางกายภาพหรือการทำลาย การเข้าถึงไฟล์โดยบุคลากรที่ไม่ได้รับอนุญาตจะต้องป้องกันด้วย ระบบจัดเก็บข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ทำให้งานเหล่านี้ง่ายขึ้น สำเนาของไฟล์คอมพิวเตอร์สามารถสร้างและจัดเก็บได้อย่างง่ายดายในสถานที่ต่าง ๆ ทั้งในแพลตฟอร์มคอมพิวเตอร์หลายเครื่องภายในเครือข่ายหรือบนสื่อบันทึกข้อมูลแบบถอดได้สำหรับการจัดเก็บทางกายภาพนอกสถานที่ ไฟล์ในระบบคอมพิวเตอร์สามารถเข้ารหัสเพื่อให้อ่านไม่ได้โดยไม่ได้รับอนุญาตเพื่อดูไฟล์
