JISC InfoNet อธิบายการจัดการเรคคอร์ดเป็นการจัดการที่เป็นระบบของเรคคอร์ดทั้งหมดพร้อมกับข้อมูลหรือข้อมูลที่มีอยู่ ในอดีตบันทึกเหล่านี้ถูกจัดเก็บในรูปแบบกระดาษและองค์กรขนาดใหญ่ทุกแห่งมีรีจิสทรีซึ่งบางครั้งมีกองทัพเป็นเสมียน ปัจจุบันระบบการจัดการบันทึกข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้เข้ายึดครอง ทั้งระบบการจัดการบันทึกด้วยตนเองและอิเล็กทรอนิกส์มีข้อดีที่ชัดเจนเช่นเดียวกับข้อเสีย
การดึงข้อมูลและการแบ่งปัน
เหตุผลสำคัญที่ทำให้หลาย ๆ องค์กรไร้กระดาษนั้นเป็นเรื่องง่ายที่ระบบอิเล็กทรอนิกส์อนุญาตให้เรียกค้นและแบ่งปันข้อมูลได้ เมื่อข้อมูลถูกเก็บไว้ในกระดาษและเก็บไว้ในรีจิสทรีการดึงข้อมูลนั้นจะเป็นสิ่งที่ท้าทาย ยิ่งไปกว่านั้นข้อมูลสามารถถูกใช้งานได้ทีละคนเท่านั้น ในขณะที่ระบบอิเล็กทรอนิกส์แก้ปัญหานี้พวกเขาก็มาพร้อมกับความท้าทายอื่น ๆ
ต้นทุนอุปกรณ์และศักยภาพในการล้าสมัย
เมื่อองค์กรไร้กระดาษมีข้อมูลจำนวนมากเก็บไว้ในกระดาษที่ต้องสแกนและจัดเก็บในรูปแบบดิจิตอล ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่จำเป็นสำหรับการฝึกครั้งนี้มีค่าใช้จ่ายจำนวนมาก ข้อเสียเปรียบที่สำคัญของระบบอิเล็กทรอนิกส์คือทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ล้าสมัยในเวลาอันสั้น ฮาร์ดแวร์อาจต้องการการเปลี่ยนแปลงภายใน 18 เดือนในขณะที่ซอฟต์แวร์จะเปลี่ยนทุก 2-3 ปี
ระบบอิเล็กทรอนิกส์และปัญหาประชาชน
การนำระบบการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ขอให้มีการเปลี่ยนแปลงทัศนคติของพนักงาน การเปลี่ยนแปลงที่รุนแรงในองค์กรจะถูกมองด้วยความสงสัยโดยพนักงานหลายคนที่ไม่แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวจะส่งผลกระทบต่อพวกเขาอย่างไร เมื่อวิธีที่เก่ากว่าของการจัดระเบียบไฟล์ถูกแทนที่ด้วยวิธีการใหม่พนักงานรู้สึกสูญเสียการควบคุมและจำเป็นต้องได้รับการแก้ไขโดยการรับรองจากนายจ้าง - และได้รับการสนับสนุนจากความสำเร็จของระบบที่นำมาใช้
ความปลอดภัยและปัญหาอื่น ๆ
ด้วยการแบ่งปันข้อมูลที่เพิ่มขึ้นซึ่งระบบการจัดการระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ทำให้เกิดปัญหาด้านความปลอดภัย หากไม่มีมาตรการเพียงพอที่จะนำมาใช้เป็นไปได้ที่ข้อมูลลับของ บริษัท จะสิ้นสุดลงในมือที่ไม่ถูกต้อง ยิ่งกว่านั้นการจัดการบันทึกอาจกลายเป็นปัญหาเมื่อระบบอุดตันกับบันทึกที่ไม่จำเป็น (เช่นสำเนาเอกสาร) ไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะค้นหาสถานการณ์ที่มีการบันทึกจำนวนมากเป็นอีเมลขยะจริง ๆ
