วิธีจัดทำเอกสารรายงานการประชุม

การจัดทำรายงานการประชุมอย่างถูกต้องจำเป็นต้องมีองค์กรจำนวนมากและใส่ใจในรายละเอียด เนื่องจากรายงานการประชุมมักจะกลายเป็นเอกสารทางกฎหมายมันเป็นสิ่งสำคัญที่จะสรุปการอภิปรายอย่างถูกต้อง ทำสำเนาสำรองและเก็บไว้ในที่ปลอดภัยและแจกจ่ายสำเนาเพิ่มเติมให้กับผู้ที่เกี่ยวข้อง ด้วยการฝึกฝนจะง่ายยิ่งขึ้นในการจัดทำรายงานการประชุมที่ถูกต้องและรัดกุม

รายการที่คุณจะต้อง

• คอมพิวเตอร์แล็ปท็อป

• ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ

• วาระการประชุม

• สำเนากฎการสั่งซื้อของ Robert

จัดทำรายงานการประชุม

มาถึงก่อนเวลาเพื่อรับการตั้งค่าแล็ปท็อปของคุณและพร้อมเดินทาง บันทึกวันเวลาสถานที่และรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม บันทึกการอภิปรายการประชุมให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สำหรับความเร็วในการพิมพ์ของคุณ ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการสะกดคำหรือข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ หากคุณพลาดขั้นตอนที่สำคัญเช่นการผ่านรายการเคลื่อนไหวหรือการดำเนินการมันก็โอเคที่จะขอให้ผู้เข้าร่วมประชุมชี้แจงถ้อยคำ บันทึกเอกสารเป็นครั้งคราวเพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูล

แก้ไขรายงานการประชุมของคุณโดยเร็วที่สุดหลังจากการประชุมเมื่อความทรงจำของการอภิปรายยังคงสดอยู่ แก้ไขข้อผิดพลาดในการสะกดหรือไวยากรณ์และตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจัดรูปแบบสอดคล้องกันตลอดทั้งเอกสาร แทรกลายน้ำ "ฉบับร่าง" เพื่อแจ้งให้ผู้อ่านทราบว่ารายงานยังไม่ได้รับการอนุมัติและนำมาทำเป็นทางการ บันทึกไฟล์โดยใช้ชื่อไฟล์ที่ง่ายต่อการระบุและแยกความแตกต่างในภายหลังเช่น "StrataCouncilMinutesDecember5"

ส่งรายงานการประชุมไปยังประธานการประชุมหรือบุคคลอื่นที่ได้รับมอบหมายให้ตรวจสอบการอภิปราย แก้ไขรายงานการประชุมอีกครั้งตามความคิดเห็นที่คุณได้รับ เมื่อแก้ไขควรระมัดระวังในการรักษาความสมบูรณ์ของรายงานการประชุม อย่าเพิ่มการสนทนาใด ๆ ที่ไม่ได้เกิดขึ้นหรือลบการสนทนาใด ๆ ที่เกิดขึ้น บันทึกไฟล์อีกครั้ง

เก็บลายน้ำ "แบบร่าง" ไว้ในเอกสารจนกว่านาทีจะได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการ เรื่องนี้มักเกิดขึ้นในการประชุมคณะกรรมการชุดเดียวกัน

เมื่อคณะกรรมการอนุมัติรายงานการประชุมให้ลบลายน้ำ "ร่าง" และบันทึกไฟล์อีกครั้ง แจกจ่ายรายงานการประชุมที่ผ่านการอนุมัติไปยังสมาชิกคณะกรรมการหากจำเป็น

เคล็ดลับ

• มีสำเนากฎการสั่งซื้อของโรเบิร์ต (หรือสิ่งที่แนะนำให้คณะกรรมการของคุณใช้) เพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในระหว่างการประชุม สิ่งนี้สามารถช่วยคุณบันทึกการประชุมได้อย่างถูกต้อง

  บางคนยังคงต้องการบันทึกรายงานการประชุมโดยใช้ชวเลขก่อนแล้วจึงพิมพ์บันทึกย่อในภายหลัง วิธีนี้สามารถใช้งานได้ดีเท่ากับใช้เวลาไม่กี่นาทีโดยใช้แล็ปท็อป ขึ้นอยู่กับความชอบส่วนตัวของคุณ

  สำหรับการประชุมที่สำคัญมากให้พิจารณาใช้เครื่องบันทึกเทปเพื่อทำการบันทึกเสียงของกระบวนการ