ฟังก์ชั่นของจดหมายธุรกิจคืออะไร

พจนานุกรมของเว็บสเตอร์กำหนดตัวอักษรเป็นข้อความที่เขียนหรือพิมพ์ไปยังบุคคลหรือกลุ่มซึ่งมักจะส่งทางไปรษณีย์ แน่นอนว่าในยุคอิเล็กทรอนิกส์ของเราจดหมายจำนวนมากจะถูกส่งผ่านทางอีเมลไม่ว่าจะเป็นเนื้อหาของอีเมลหรือเป็นไฟล์แนบ แนวโน้มนี้แม้จะมีตัวอักษรธุรกิจยังคงมีฟังก์ชั่นแบบดั้งเดิม ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ผู้ที่อยู่ในโลกธุรกิจจะรู้หน้าที่เหล่านี้เพื่อสร้างความประทับใจที่ถูกต้องกับผู้ร่วมธุรกิจ

ขาย

แม้จะมีแนวโน้มที่จะดำเนินธุรกิจทางอิเล็กทรอนิกส์“ จดหมายการขายแบบดั้งเดิมยังคงเป็นเครื่องมือสำคัญของธุรกิจสมัยใหม่” Kenneth Zimmer รัฐศาสตราจารย์กิตติคุณที่โรงเรียนธุรกิจและเศรษฐศาสตร์ของ California State University และ Sue C. Camp รองศาสตราจารย์ที่ Gardner-Webb College โรงเรียนการจัดการ Broyhill นอกจากนี้ซิมเมอร์และแคมป์ยังยืนยันว่าจดหมายธุรกิจส่วนใหญ่เป็นจดหมายการขายจริง ๆ เนื่องจากวัตถุประสงค์ที่ต้องการคือการส่งเสริมการขายสินค้าหรือบริการให้กับผู้รับ ตัวอักษรการขายมีห้าวัตถุประสงค์หลัก:

1. เพื่อดึงดูดความสนใจของผู้รับ
2. เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่เป็นมิตรกับผู้รับ
3. เพื่อดึงดูดแรงจูงใจในการซื้อของผู้รับ
4. เพื่อชักชวนให้ผู้รับดำเนินการ
5. เพื่อให้ผู้รับมีโอกาสดำเนินการ

การประชาสัมพันธ์

เป้าหมายของความพยายามในการประชาสัมพันธ์ใด ๆ คือการมีอิทธิพลต่อความเชื่อทัศนคติหรือการกระทำของกลุ่มเป้าหมาย ดังกล่าวเป็นกรณีที่มีจดหมายประชาสัมพันธ์อธิบาย Melvin L. DeFleur และ Everette E. Dennis ผู้เขียนร่วมของ "การทำความเข้าใจการสื่อสารมวลชน: มุมมองศิลปศาสตร์" วัตถุประสงค์หลักของจดหมายประชาสัมพันธ์คือการมีอิทธิพลในเชิงบวกต่อความประทับใจของผู้ชมต่อ บริษัท หรือองค์กร

ตัวอย่างจดหมายประชาสัมพันธ์เป็นตัวอย่างที่พยายามบรรลุเป้าหมายดังต่อไปนี้:

1. ส่งเสริมธุรกิจใหม่
2. เชิญลูกค้าให้เปิดบัญชีการเรียกเก็บเงิน
3. ขอบคุณลูกค้าสำหรับธุรกิจของพวกเขา
4. ยินดีต้อนรับลูกค้าที่มีศักยภาพเข้าสู่ชุมชน
5. ประกาศขายหรือบริการพิเศษ
6. เสนอสิ่งจูงใจเพื่อใช้บริการของ บริษัท

คำขอและการตอบกลับ

จดหมายธุรกิจที่ทำเป็นประจำส่วนใหญ่ทำการร้องขอหรือตอบกลับหนึ่งฉบับ Zimmer และ Camp ตัวอย่างของจดหมายขอรวมถึงการจองห้องประชุมขอใบเสนอราคาขอใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินและตั้งค่าการนัดหมาย อย่างไรก็ตามซิมเมอร์และแคมป์แนะนำว่าตัวอักษรประจำเหล่านี้“ ไม่ควรได้รับการปฏิบัติเป็นประจำ” ดังนั้นคุณควรปฏิบัติตามแนวทางบางอย่างเมื่อส่งคำขอหรือตอบกลับ:

1. ให้ข้อมูลที่ครบถ้วน
2. อย่าทำการร้องขอที่ไม่สมเหตุสมผล
3. มีความแม่นยำและแม่นยำ
4. อย่าท้อแท้

การอ้างสิทธิ์และการปรับค่าใช้จ่าย

บางครั้งลูกค้าบ่นเกี่ยวกับบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่ผิดพลาด เมื่อเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ธุรกิจจะต้องตอบสนองโดยการเจรจากับลูกค้าเพื่อทำการปรับเปลี่ยน นอกจากนี้ธุรกิจยังเขียนจดหมายเรียกร้องเช่นเมื่อซัพพลายเออร์ไม่สามารถส่งผลิตภัณฑ์ที่ถูกต้องหรือไม่ได้จัดส่งเลย อย่างไรก็ตามซิมเมอร์และแคมป์บอกว่าไม่ว่าจะตอบสนองหรือส่งข้อเรียกร้องหรือการปรับปรุงคุณควรคำนึงถึงกฎต่อไปนี้:

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีข้อเท็จจริงทั้งหมด
2. ถูกต้องและครบถ้วนเมื่ออธิบายการอ้างสิทธิ์
3. หลีกเลี่ยงการถูกกล่าวหาข่มขู่หรือเรียกร้อง.
4. มีความสุภาพ
5. แนะนำวิธีแก้ปัญหาที่สมเหตุสมผลซึ่งจะเห็นด้วยกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

การสื่อสารทางสังคม

ขอแสดงความยินดีกับนักธุรกิจในโอกาสพิเศษคือ“ มารยาทและประเพณีทั่วไป” ซิมเมอร์และแคมป์เขียน นายจ้างควรส่งจดหมายแสดงความเสียใจเมื่อผู้ร่วมงานประสบความสูญเสียหรือโศกนาฏกรรมตอบสนองต่อการเชิญอย่างเป็นทางการยอมรับการเกษียณอายุและแสดงความขอบคุณสำหรับของขวัญการต้อนรับหรือการปฏิบัติเป็นพิเศษ การไม่ยอมรับสถานการณ์ดังกล่าวแสดงให้เห็น บริษัท ในแง่ที่ไม่ดี

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารูปแบบตัวอักษรถูกต้อง:

1. ใช้หัวจดหมายของ บริษัท
2. จัดเรียงวันที่ของการติดต่อทางด้านขวาของหน้า
3. วางชื่อผู้รับชื่อทางการและที่อยู่ที่ด้านล่างของหน้าชิดซ้าย
4. ทำตามคำทักทายด้วยเครื่องหมายจุลภาคไม่ใช่เครื่องหมายโคลอนเช่น: เรียนคุณนายโจนส์
5. เว้นวรรคระหว่างการทักทายและวรรคแรกของตัวอักษรและระหว่างแต่ละย่อหน้า อย่างไรก็ตามเว้นวรรคเดียวเนื้อความของแต่ละย่อหน้า
6. ไม่รวมชื่อย่ออ้างอิงสำเนาข้อความอ้างอิง ฯลฯ