หากคุณมีลูกค้าจับใจเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ไม่เป็นไปตามความคาดหวังของคุณหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดที่จะทำให้มั่นใจว่าข้อกังวลของคุณจะได้รับการพิจารณาอย่างจริงจังคือการเขียนจดหมายร้องเรียน แม้ว่ามันอาจเป็นเรื่องยากที่จะกำหนดวิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มจดหมายร้องเรียนมีหลายวิธีที่คุณสามารถทำได้
ที่อยู่จดหมาย
การระบุจดหมายร้องเรียนของคุณให้กับบุคคลที่เฉพาะเจาะจงจะช่วยลดโอกาสที่จดหมายของคุณจะถูกเพิกเฉยหรือ "ตกหลุมรัก" เริ่มจดหมายของคุณโดยส่งไปยังบุคคลเฉพาะที่มีอำนาจในการตอบข้อร้องเรียนของคุณ อย่าลืมใส่ชื่อบุคคลนั้น โดยปกติแล้วเว็บไซต์ของ บริษัท จะมีข้อมูลเกี่ยวกับการร้องเรียนของลูกค้าหรือใคร ก่อนที่จะเขียนจดหมายของคุณทำวิจัยเพื่อให้แน่ใจว่าคุณส่งไปยังบุคคลที่เหมาะสม
ไปที่จุด
เริ่มต้นด้วยหัวเรื่องสั้น ๆ ที่อ้างอิงถึงปัญหาที่คุณพยายามแก้ไขก่อนย่อหน้าแรกโดยเฉพาะให้มากที่สุด ตัวอย่างเช่นหากการร้องเรียนของคุณเกี่ยวกับเที่ยวบินของสายการบินให้ระบุวันที่เดินทางเส้นทางและหมายเลขเที่ยวบิน หลังจากหัวข้อย่อหน้าแรกของคุณควรสรุปการร้องเรียน มาถึงจุดที่รวดเร็วในประโยคแรกของย่อหน้าแรกของคุณและร่างคำร้องเรียนเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับสินค้าหรือบริการของ บริษัท รวมถึงรายละเอียดให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้โดยที่ยังคงความกระชับและให้ความเคารพ
เริ่มต้นด้วยการบวก
อีกวิธีหนึ่งในการเริ่มจดหมายร้องเรียนคือการใช้ย่อหน้าแรกของคุณเพื่อพูดถึงสิ่งที่เป็นบวกเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของ บริษัท ก่อนที่จะเริ่มร้องเรียน วิธีนี้ทำให้ผู้อ่านอยู่ในตำแหน่งที่ไม่เป็นปฏิปักษ์ซึ่งอาจทำให้เขาเต็มใจทำงานกับคุณมากขึ้นเพื่อแก้ไขปัญหาการร้องเรียนของคุณ เริ่มประโยคแรกของคุณด้วยประสบการณ์ที่น่าพึงพอใจที่คุณมีกับ บริษัท ในอดีตโดยเน้นถึงคุณลักษณะที่เป็นบวกของ บริษัท บางส่วนแล้วระบุลักษณะของการร้องเรียนของคุณในประโยคหรือย่อหน้าที่สอง
เคล็ดลับทั่วไป
USA.gov เสนอเคล็ดลับในการเขียนจดหมายร้องเรียนที่มีประสิทธิภาพโดยสังเกตว่าบ่อยครั้งที่จดหมายที่ส่งมาทางไปรษณีย์นั้นเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการติดต่อกับ บริษัท นอกจากนี้คุณยังจะได้รับผลลัพธ์ที่ดีขึ้นหากคุณใช้น้ำเสียงที่ตรงและไม่คาดคั้น จดหมายที่โกรธขู่หรือเหน็บแนมอาจมีประสิทธิภาพน้อยกว่าจดหมายที่สงบและมีเหตุผล นอกจากนี้คุณควรระบุอย่างชัดเจนว่าคุณต้องการแก้ไขปัญหาอย่างไร สุดท้ายจัดทำเอกสารทุกขั้นตอนที่คุณทำและจดหมายแต่ละฉบับที่คุณเขียนและเก็บสำเนา
