รายงานเฉพาะกิจคือคำขอแบบสอบถามออนไลน์ที่ส่งไปยังฐานข้อมูล ผู้ใช้ป้อนแบบสอบถามลงในคอมพิวเตอร์เพื่อสร้างรายงานเฉพาะกิจซึ่งอาจเป็นเรื่องง่ายเหมือนการขอรายการใบแจ้งหนี้สำหรับเดือนที่ระบุ ฐานข้อมูลสร้างผลลัพธ์ซึ่งขึ้นอยู่กับแบบสอบถามสำหรับรายงาน การสร้างรายงานเฉพาะกิจนั้นขึ้นอยู่กับระบบฐานข้อมูลที่ใช้
เปิดฐานข้อมูลบนคอมพิวเตอร์ของคุณ คลิกสองครั้งที่ไอคอนเดสก์ท็อปเพื่อเปิดฐานข้อมูล
กำหนดว่าแบบสอบถามของคุณคืออะไร วิธีนี้จะเป็นตัวกำหนดวิธีการส่งคำขอของคุณ เมื่อคุณเปิดฐานข้อมูลคุณอาจมีตัวเลือกมากมายให้เลือกเช่นชื่อของสมาชิกในองค์กรของคุณหากคุณต้องการรวบรวมรายชื่อที่อยู่และข้อมูลการติดต่อหรือบางทีคุณอาจต้องการรวบรวมรายชื่อ ใบแจ้งหนี้ที่จะส่งทางไปรษณีย์ เลือกหัวข้อที่เหมาะสมกับคำขอนี้มากที่สุดทั้งนี้ขึ้นอยู่กับคำขอที่คุณต้องการ
ทำเครื่องหมายที่ช่องเพื่อระบุคำขอของคุณ หากคุณเลือกหมวดหมู่ใบแจ้งหนี้ในฐานข้อมูลของคุณคุณอาจมีตัวเลือกเช่นเดือนปีวันประเภทใบแจ้งหนี้หรือบริการ ทำเครื่องหมายในช่องที่มีผลบังคับใช้เพื่อช่วยให้คำขอของคุณแคบลงและรับข้อมูลที่คุณกำลังมองหาโดยเฉพาะ ทำตามตัวเลือกฐานข้อมูลอย่างละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณใช้ตัวเลือกแบบสอบถามอย่างเต็มรูปแบบ
ค้นหาปุ่มบนฐานข้อมูลที่ระบุว่า "สร้างรายงาน Ad Hoc" แล้วกด เมื่อคุณกดปุ่ม“ สร้างรายงานเฉพาะกิจ” คุณอาจได้รับตัวเลือกเพิ่มเติมตามความสามารถของฐานข้อมูล ตัวอย่างเช่นคุณอาจระบุประเภทของข้อมูลที่คุณต้องการรวมไว้ในรายงานเฉพาะกิจของคุณ หากคุณกำลังสร้างรายชื่อสมาชิกในองค์กรของคุณหรือสร้างป้ายชื่อที่อยู่คุณสามารถเลือกส่วนต่างๆเช่นชื่อ, ชื่อ, ที่อยู่ทางไปรษณีย์, หมายเลขโทรศัพท์, สถานะสมาชิกและที่อยู่อีเมล สิ่งที่คุณเลือกขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของรายงานเฉพาะกิจของคุณ
คลิก "ตกลง" หรือ "สร้างเฉพาะกิจ" เพื่อส่งแบบสอบถามโดยขึ้นอยู่กับฐานข้อมูลที่คุณใช้ ฐานข้อมูลจะสร้างสเปรดชีตหรือไฟล์อื่น ๆ ที่จัดระเบียบข้อมูลสำหรับแบบสอบถามที่คุณร้องขอ
