เจ้าหน้าที่ตำรวจหรือหน่วยงานของรัฐอื่น ๆ ที่เป็นลายลักษณ์อักษรมีแนวโน้มที่จะเขียนรายงานที่กำลังรับฟังคำสั่งจากบุคคลที่ร้องเรียน รายงานการสอบสวนช่วยให้เจ้าหน้าที่ติดตามรายละเอียดของการร้องเรียนเพื่อให้สามารถตรวจสอบและติดตามในภายหลัง บุคคลที่เขียนรายงานการสอบถามอาจไม่เป็นบุคคลเดียวกันกับที่ติดตามดังนั้นรายละเอียดเพิ่มเติมที่คุณรวมไว้ในรายงานของคุณก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น
ทำรายการวันที่ของการร้องเรียนที่ด้านบนของรายงานพร้อมกับหมายเลขอ้างอิงที่เกี่ยวข้อง
อธิบายลักษณะของการร้องเรียนที่รายงานโดยสังเขป ซึ่งรวมถึงใครอะไรเมื่อไหร่และที่ไหน
จดรายละเอียดทั้งหมดที่ผู้ให้ข้อมูลทำไว้กับคุณ รายละเอียดอาจรวมถึงวิธีและเหตุผลของการร้องเรียนหรือรายละเอียดที่จำเป็นต้องได้รับการยืนยันในภายหลัง
รวมถึงรายละเอียดที่ได้รับจากพยานคนอื่น ๆ ในรายงานเช่นกัน จดบันทึกเมื่อรายละเอียดเหล่านี้ขัดแย้งกับที่ได้รับจากบุคคลเริ่มต้นที่ทำการร้องเรียน
บอกเล่าเรื่องราวของฝ่ายตรงข้าม ด้านตรงข้ามของการร้องเรียนควรได้รับการพิจารณาและรายละเอียดที่ให้ไว้ควรถูกจัดทำอย่างถูกต้องเพื่อให้แน่ใจว่ารายงานมีความยุติธรรมและสมดุล
แสดงรายการหลักฐานทั้งหมดที่คุณเก็บรวบรวมซึ่งเกี่ยวข้องในทางใด ๆ กับเรื่องของรายงานการสอบถามของคุณ
อัปเดตรายงานเมื่อการสอบสวนดำเนินต่อไป หากพบหลักฐานใหม่หรือหากรายละเอียดได้รับการพิสูจน์ว่าถูกต้องหรือไม่ถูกต้องให้เพิ่มข้อมูลนี้ในรายงานการสอบสวน
พิมพ์รายงาน บันทึกย่อเริ่มต้นของคุณจำนวนมากเกี่ยวกับการร้องเรียนนั้นน่าจะเขียนด้วยลายมือ อย่างไรก็ตามเมื่อทำรายงานการสอบถามเสร็จแล้วให้พิมพ์โดยใช้โปรแกรมประมวลผลคำ
