ข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับธุรกิจของคุณเช่นการเปลี่ยนแปลงนโยบายหรือประกาศเกี่ยวกับการประชุมที่จะเกิดขึ้นต้องแจ้งให้พนักงานของคุณทราบ วิธีหนึ่งในการรับข้อมูลออกมาคือการร่างบันทึก บันทึกช่วยจำเป็นเอกสารง่าย ๆ ที่ให้ข้อมูลที่จำเป็น พวกเขาบอกพนักงานของคุณก่อนว่าใครเป็นบันทึกจากใครเป็นคนพูดถึงอะไรและมันเกี่ยวกับอะไรจากนั้นพวกเขาก็ส่งข้อความออกไปในเนื้อความของบันทึก เขียนบันทึกตัวอย่างเพื่อใช้แม่แบบสำหรับบันทึกช่วยจำในอนาคต
เปิดเอกสารใหม่ในโปรแกรมประมวลผลคำในคอมพิวเตอร์ของคุณ พิมพ์ "ถึง:" และรวมวงเล็บหรือตัวบ่งชี้อื่น ๆ เพื่อแสดงว่าต้องใส่ชื่อบุคคลในฟิลด์นี้ กดปุ่ม Enter สองครั้งเพื่อเริ่มบรรทัดใหม่ ในฟิลด์ที่สองพิมพ์ "FROM:" และใส่เครื่องหมายวงเล็บเพื่อแสดงว่าชื่อผู้ส่งต้องอยู่ในฟิลด์นี้ กดปุ่ม Enter สองครั้งเพื่อเริ่มบรรทัดใหม่และพิมพ์ "RE:" หรือ "SUBJECT:" และใส่เครื่องหมายวงเล็บเพื่อระบุว่าต้องใส่หัวเรื่องของบันทึกช่วยจำที่นี่
กดปุ่ม Enter สองครั้งและใช้ปุ่มขีดล่างเพื่อสร้างบรรทัดไปทั่วหน้า สิ่งนี้จะแยกความแตกต่างระหว่างฟิลด์เกริ่นนำด้านบนและฟิลด์คำอธิบาย - หรือเนื้อหาของบันทึก - ที่จะเขียนด้านล่าง
เขียนประโยคหนึ่งหรือสองประโยคใต้บรรทัดที่สร้างขึ้นในขั้นตอนที่ 3 เพื่ออธิบาย memo-drafter ต้องใช้พื้นที่นี้เพื่ออธิบายหัวข้อของบันทึกทั้งหมด
จัดให้มีที่ว่างท้ายบันทึกตัวอย่างสำหรับ drafter เพื่อลงนามชื่อของเขาหรือเธอและจดบันทึกสิ่งที่แนบมากับบันทึก
