การเขียนเพื่อผู้ชมทางธุรกิจนั้นไม่เหมือนกับการเขียนจดหมายถึงเพื่อน วัตถุประสงค์ของจดหมายนั้นแตกต่างกันโดยทั่วไปคุณจะถ่ายทอดข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงหรือขอให้ใครบางคนทำการกระทำที่เฉพาะเจาะจงและมีความคาดหวังบางประการเกี่ยวกับการจัดรูปแบบและสไตล์ บ่อยครั้งที่จดหมายธุรกิจจะเป็นความประทับใจแรกที่คุณทำกับใครบางคนดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้ถูกต้อง
จดหมายธุรกิจคืออะไร?
จดหมายธุรกิจคือจดหมายใด ๆ ที่องค์กรส่งไปยังองค์กรอื่นหรือการติดต่อระหว่างองค์กรกับลูกค้าซัพพลายเออร์และฝ่ายอื่น ๆ จดหมายที่คุณเขียนเป็นส่วนหนึ่งของงานของคุณจะมีคุณสมบัติเป็นจดหมายธุรกิจ แต่จดหมายใด ๆ ที่คุณส่งให้กับธุรกิจองค์กรกลุ่มชุมชนหรือบุคคลในบริบททางอาชีพก็จะอยู่ในหมวดหมู่นี้ การทดสอบหลักคือเนื้อหาอย่างใดอย่างหนึ่ง: ผู้รับของคุณจะมีความสนใจในสิ่งที่คุณเขียนตราบเท่าที่มันมีผลต่อชีวิตการทำงานของพวกเขา? ถ้าเป็นเช่นนั้นจดหมายของคุณจะมีคุณสมบัติเป็นจดหมายธุรกิจ
ทำไมคุณต้องเขียนจดหมายธุรกิจ
ธุรกิจเขียนถึงลูกค้าลูกค้าซัพพลายเออร์และผู้มีส่วนได้เสียเพื่อสื่อข้อมูลที่สำคัญ ตัวอย่างเช่นพวกเขาอาจสั่งซื้อสินค้าจากผู้ผลิตอัปเดตลูกค้าเกี่ยวกับสถานะของการสั่งซื้อของพวกเขาอธิบายการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในข้อตกลงและเงื่อนไขของ บริษัท ระบุปัญหาที่เกิดขึ้นหรือถ่ายทอดความนิยม จดหมายธุรกิจจำนวนมากจะรวมการเรียกร้องให้ดำเนินการนั่นคือจดหมายจะขอข้อมูลเฉพาะหรือการตอบกลับจากผู้รับ
บุคคลเลือกรูปแบบจดหมายธุรกิจเมื่อมีความจำเป็นต้องเขียนในลักษณะที่ชัดเจนและเป็นมืออาชีพ ตัวอย่างเช่นการสมัครงานจดหมายสมัครงานจดหมายร้องเรียนจดหมายลาออกจดหมายอ้างอิงการยอมรับหรือปฏิเสธการมีส่วนร่วมอย่างเป็นทางการหรือการขอข้อมูลจากธุรกิจ สิ่งที่ตัวอักษรเหล่านี้มีเหมือนกันคือความคาดหวังว่าคุณจะรวบรัดและเจาะจงเฉพาะเจาะจงมากกว่าที่จะสร้างสรรค์หรือนำมาซึ่งสไตล์การเขียนของคุณ
รูปแบบสำหรับจดหมายธุรกิจ
ธุรกิจในสหรัฐอเมริกาใช้รูปแบบตัวอักษรทั่วไปหนึ่งในสี่รูปแบบซึ่งมีการระบุไว้ด้านล่าง สไตล์บล็อกเหล่านี้เป็นที่นิยมมากที่สุด
รูปแบบตัวอักษรที่ถูกบล็อก: ด้วยรูปแบบตัวอักษรบล็อกข้อความทั้งหมดจะถูกลบทิ้งด้วยระยะขอบด้านซ้าย คุณจะจัดโครงสร้างตัวอักษรเพื่อให้ข้อความบรรทัดเว้นวรรคเดียวและย่อหน้าเว้นวรรคสองครั้ง โดยทั่วไปอัตรากำไรขั้นต้นจะมีการตั้งค่าหนึ่งนิ้วมาตรฐานแม้ว่าบางธุรกิจจะเปลี่ยนแปลงสิ่งนี้เพื่อรองรับสไตล์บ้านของพวกเขา
รูปแบบตัวอักษรกึ่งบล็อก: Semi-block นั้นเหมือนกันกับรูปแบบการบล็อกให้บันทึกว่าบรรทัดแรกของแต่ละย่อหน้ามีการย่อหน้า
รูปแบบตัวอักษรบล็อกทางเลือก: รูปแบบนี้เป็นไปตามรูปแบบบล็อกอย่างใกล้ชิดบันทึกว่าวันที่ปิดฟรี ("จริงใจ") และชื่อผู้เขียนชื่อและลายเซ็นปรากฏบนด้านขวาของหน้า หากคุณไม่ได้ใช้หัวจดหมายที่อยู่ผู้ส่งจะปรากฏที่ด้านขวา
รูปแบบตัวอักษรแบบง่าย: อีกรูปแบบหนึ่งในรูปแบบบล็อกสไตล์ที่เรียบง่ายละเว้นการเปิดคำทักทาย ("Dear Mr. Smith:") เลือกรูปแบบนี้เมื่อคุณไม่มีชื่อผู้รับ
วิธีการระบุผู้รับในจดหมายธุรกิจ
การกำหนดจดหมายธุรกิจให้กับผู้รับหนึ่งรายนั้นค่อนข้างตรงไปตรงมา เพียงเขียนชื่อและที่อยู่ของผู้รับลงในช่องที่อยู่ด้านในทางด้านซ้ายของหน้า เปิดจดหมายของคุณด้วยคำทักทาย: "เรียนนาย / นาง / นางสาว นามสกุล:" หรือ "เรียนคุณ Sir / ม่าย:" โปรดสังเกตเครื่องหมายจุดจบในตอนท้ายของคำทักทาย - จดหมายส่วนตัวใช้เครื่องหมายจุลภาคที่นี่เท่านั้น จดหมายธุรกิจใช้โคลอนเสมอ
เป็นที่ยอมรับได้ที่จะเขียนชื่อของบุคคลนั้นหากคุณใช้ชื่อจริงกับผู้รับตัวอย่างเช่นคุณพบกันหลายครั้งและรู้จักคนดี ในกรณีนี้คำทักทายของคุณจะอ่านว่า "เรียนโจเซฟ:" อย่าไปถึงชื่อทันที มันถือว่าหยาบคาย
หากต้องการระบุผู้รับหลายคนในจดหมายเดียวกันให้เลือกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้:
ตำแหน่งที่ผู้รับทำงานในที่เดียวกัน: เขียนหัวเรื่องชื่อและ (เป็นทางเลือก) ชื่องานของผู้รับแต่ละคนตามด้วยที่อยู่ บริษัท เดียวในบล็อกที่อยู่ภายใน สำหรับคำทักทายให้ระบุชื่อผู้รับแต่ละรายตามลำดับเดียวกับที่ปรากฏในที่อยู่
ตัวอย่าง:
นางสาวโซเฟียพรอคเตอร์ซีอีโอ Mr. Martyn Byrne ผู้อำนวยการฝ่ายขาย ดร. Regan Coulson ผู้จัดการฝ่ายการตลาด บริษัท เอบีซี จำกัด ทาวน์สตรีท Townsville, Kentucky 395494
เรียนคุณ Proctor, Mr. Byrne และ Dr. Coulson:
ที่ที่ผู้รับทำงานในที่อยู่ต่างกัน: ผู้รับแต่ละคนควรได้รับจดหมายของเธอดังนั้นคุณจะต้องเตรียมสำเนาของการสื่อสารเดียวกันหลายชุด ใช้คำอธิบายประกอบสำเนาคาร์บอนหลังจากปิด - "cc:" - เพื่อแสดงรายชื่อผู้รับอื่น ๆ คำอธิบายประกอบช่วยให้ผู้รับแต่ละคนรู้ว่าใครเป็นผู้รับรายอื่น
ตัวอย่าง:
นางสาวโซเฟียพรอคเตอร์ซีอีโอ บริษัท เอบีซี จำกัด ทาวน์สตรีท Townsville, Kentucky 395494 เรียนคุณพรอคเตอร์: ตัวอักษร ขอแสดงความนับถือ Jane Doe Cc: Mr. Martyn Byrne ผู้อำนวยการฝ่ายขายดร. Regan Coulson ผู้จัดการฝ่ายการตลาด
เมื่อมีผู้รับหลายคน: เมื่อคุณเขียนถึงผู้รับหลายคนเช่นสมาชิกของคณะกรรมการคุณควรเขียนจดหมายหนึ่งฉบับแล้วส่งไปยังกลุ่มโดยรวม คำทักทายควรอ้างอิงถึงร่างกายของผู้คนเช่น "ฝ่ายขายที่รัก" หรือ "ทีมผู้ประสานงานชุมชนที่รัก" ใช้บล็อกการแจกจ่ายท้ายจดหมายเพื่อแสดงรายชื่อสมาชิกกลุ่มแต่ละคนที่ควรอ่านจดหมาย
ตัวอย่าง:
คณะกรรมการ บริษัท บริษัท เอบีซี จำกัด ทาวน์สตรีท Townsville, Kentucky 395494 เรียนท่านสมาชิกของคณะกรรมการ: ตัวอักษร ขอแสดงความนับถือ Jane Doe การกระจาย: นางสาวโซเฟียพรอคเตอร์ Mr. Martyn Byrne ดร. Regan Coulson นางอลิซาเบ ธ เหม่ย ศ. Zayne Vargas นายโคเฮนแอนเดอร์เซ็น
ส่วนต่าง ๆ ของจดหมายธุรกิจ
ไม่ว่าคุณจะใช้รูปแบบบล็อกหรือสไตล์อื่นจดหมายธุรกิจของคุณควรมีหัวข้อต่อไปนี้:
หัวจดหมายหรือที่อยู่ผู้ส่ง: ธุรกิจมักจะใช้กระดาษพิมพ์ที่มีโลโก้หรือหัวจดหมายออกแบบมาเป็นพิเศษที่ด้านบนของแผ่น หัวจดหมายมีที่อยู่และรายละเอียดการติดต่อขององค์กร หากคุณไม่ได้ใช้หัวจดหมายให้เขียนชื่อและที่อยู่ของคุณที่มุมซ้ายบนของจดหมาย เป็นที่ยอมรับ แต่ไม่จำเป็นต้องรวมหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลของคุณหากสิ่งนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับผู้รับ
วันที่: เขียนวันที่ในรูปแบบเดือนต่อวันทันทีด้านล่างที่อยู่ผู้ส่ง เนื่องจากประเทศอื่น ๆ ใช้รูปแบบวันเดือนปีหลีกเลี่ยงความสับสนด้วยการถอดความวันที่ในคำมากกว่ารูปแบบตัวเลข - "28 มิถุนายน 2018"
ที่อยู่ภายใน: เขียนชื่อผู้รับชื่อ บริษัท ที่อยู่และรหัสไปรษณีย์ รวมชื่องานหากเหมาะสม จัดที่อยู่ภายในให้ชิดขอบซ้ายเสมอเมื่อใช้สเตชันเนอรีธุรกิจมาตรฐาน การทำเช่นนั้นหมายถึงที่อยู่จะปรากฏในหน้าต่างซองจดหมายเมื่อพับเป็นสามส่วน
คำอวยพร: อย่าลืมใช้เครื่องหมายโคลอนหลังคำทักทายตามที่อธิบายไว้ข้างต้น
หัวเรื่อง: การเพิ่มหัวเรื่องที่เป็นตัวเลือกช่วยให้ผู้รับเข้าใจว่าตัวอักษรนั้นเกี่ยวกับอะไรอย่างรวดเร็ว นี่คือตัวอย่าง:
เรียนคุณฟิลลิปส์:
ขอใบสมัครงาน
ร่างกาย: นี่คือที่ที่ยางตรงกับถนน เริ่มต้นด้วยคำแถลงสั้น ๆ ที่อธิบายถึงสาเหตุที่คุณเขียนตามด้วยชุดของย่อหน้าที่จัดเค้าร่างปัญหาในมือ เก็บจดหมายฉบับย่อ สำหรับจดหมายธุรกิจส่วนใหญ่สองถึงห้าย่อหน้าเหมาะอย่างยิ่ง
ฟรีใกล้: คุณมีตัวเลือกมากมายสำหรับการปัดเศษจดหมายธุรกิจ นี่คือตัวอย่างบางส่วน:
- ขอแสดงความนับถือ
- ขอแสดงความนับถือ
- ขอแสดงความนับถือ
- ขอแสดงความนับถือ
- จริงใจ,
- ด้วยความปรารถนาดี
ลายเซ็น: พิมพ์ชื่อและตำแหน่งงานของคุณโดยเว้นช่องว่างระหว่างชื่อที่คุณพิมพ์และชื่อฟรี คุณจะเซ็นชื่อในพื้นที่นี้
เปลือกและสำเนาคาร์บอน: รวมสำเนาถึง: หากคุณกำลังส่งสำเนาจดหมายถึงบุคคลอื่น หากเอกสารใด ๆ ที่แนบมากับตัวอักษรเขียน "สิ่งที่แนบมา" หรือ "สิ่งที่แนบมา" ใต้บล็อกลายเซ็น
วิธีการเขียนเนื้อหาของจดหมายธุรกิจ
ไม่ว่าจุดประสงค์ของจดหมายธุรกิจของคุณเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ร่างกายของจดหมายชัดเจนและรัดกุม เข้าใจว่าผู้รับของคุณไม่ว่างและมีแนวโน้มที่จะอ่านผ่าน ๆ จัดโครงสร้างตัวอักษรของคุณในย่อหน้าตรรกะ - หนึ่งแนวคิดต่อย่อหน้า - เพื่อให้ผู้รับสามารถไปที่บรรทัดล่างได้อย่างรวดเร็ว
กระชับหมายถึงทื่ออย่างไรก็ตาม; คุณต้องดิ้นรนเพื่อเสียงทางการทูตและมืออาชีพ ลองพิจารณาสองตัวอย่าง:
หลังจากพิจารณาอย่างถี่ถ้วนแล้วฉันตัดสินใจรับตำแหน่งที่ บริษัท อื่น ฉันจะไปทำงานที่ บริษัท ABC
รุ่นที่สองสั้นกระชับ แต่ตรงเกินไปและไม่จำเป็นต้องใช้น้ำเสียงมากเกินไป อาจทำให้ผู้อ่านขัดใจ ตัวอย่างแรกในขณะที่รวบรัดน้อยลงมีความเคารพมากกว่า
เมื่อคุณทำคะแนนในเนื้อหาของจดหมายเสร็จสิ้นการเรียกร้องให้ดำเนินการคำสั่งสั้น ๆ ที่อธิบายสิ่งที่คุณต้องการที่จะเกิดขึ้นในขณะนี้ จำไว้ว่าผู้อ่านของคุณไม่ว่าง อย่าปล่อยให้เธอเดาเกี่ยวกับสิ่งที่เธอควรทำต่อไป นี่คือตัวอย่างบางส่วน:
หากคุณยอมรับข้อเสนอนี้โปรดตอบกลับภายในวันที่ 31 พฤษภาคม หากคุณต้องการข้อมูลการติดต่อสำหรับผู้ที่ใช้บริการของ XYZ ได้สำเร็จโปรดส่งอีเมลถึงฉันที่ [email protected]
ตัวเลือกสำหรับเสียงและภาษา
ภาษาของจดหมายธุรกิจแตกต่างกันไปจากรูปแบบการสนทนาที่ผ่อนคลายและเป็นทางการแบบไฮเปอร์ - ทางเทคนิคที่พบในการติดต่อทางกฎหมาย จดหมายธุรกิจที่มีประสิทธิภาพที่สุดจะสร้างความสมดุลระหว่างสองสิ่งนี้ แม้ว่าจดหมายธุรกิจจะเป็นทางการน้อยลงเมื่อเวลาผ่านไปการเขียนที่ไม่เป็นทางการเกินไปอาจพบว่าไม่เป็นมืออาชีพและไม่จริงใจ ในทางตรงกันข้ามการเขียนที่เป็นทางการมากเกินไปอาจทำให้ผู้อ่านกลายเป็นผู้ที่อาจไม่เข้าใจภาษาคำศัพท์และถ้อยคำเฉพาะอุตสาหกรรมของคุณ เช่นเดียวกับการเขียนทั้งหมดคุณต้องจับคู่เสียงกับผู้ชม สิ่งนี้ทำให้คุณมีเวลามากขึ้นเกี่ยวกับสไตล์ที่คุณเลือก
หากคุณไม่ทำงานในอุตสาหกรรมที่เป็นทางการโดยเฉพาะเช่นภาคธนาคารคุณควรพยายามใช้คำพูดทุกวันแทนคำที่เทียบเท่าอย่างเป็นทางการ - "เริ่มต้น" แทน "เริ่ม" "สิ้นสุด" แทน "ยุติ" และ "ลอง" แทน "พยายาม". การทำให้เข้าใจง่ายอาจดูขัดแย้งเนื่องจากคนส่วนใหญ่เชื่อมโยงคำศัพท์มืออาชีพเข้ากับคำที่ยาวและซับซ้อนมากขึ้น ความชัดเจนเป็นกุญแจสำคัญ มันสำคัญมากที่ผู้รับของคุณจะเข้าใจจดหมายของคุณด้วยความพยายามเพียงเล็กน้อยในส่วนของเขามากกว่าที่คุณจะแสดงคำศัพท์ที่น่าประทับใจของคุณ
หลีกเลี่ยงการหดตัวเช่น "ฉัน" "ไม่ได้" และ "ไม่" ยกเว้นว่าเป็นคุณลักษณะเฉพาะของบ้านสไตล์ บริษัท ของคุณ บาง บริษัท ต้องการใช้เสียงที่ไม่เป็นทางการมากขึ้นเมื่อเขียนถึงผู้บริโภคเพื่อเปิดการสนทนา คนอื่น ๆ แทนที่จะใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการ ความสอดคล้องเป็นกุญแจสำคัญ หากคุณต้องการสไตล์การเขียนมากกว่าหนึ่งสไตล์ให้แน่ใจว่าได้สื่อสารตัวเลือกสไตล์ของคุณทั่วทั้งองค์กรและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนปฏิบัติตามคู่มือสไตล์เดียวกัน
ตัวอย่างจดหมายธุรกิจ
นี่คือตัวอย่างจดหมายธุรกิจสั้น ๆ ในรูปแบบบล็อก:
นายเคิร์ตโอไรอัน บริษัท เอบีซี จำกัด ทาวน์สตรีท Townsville, Kentucky 395494 11 มกราคม 2561 เรียนนาย O'Ryan: ฉันขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับการสนับสนุนอย่างแข็งขันของคุณในโครงการเผยแพร่ชุมชน "Grow Wild" ของ Townsville คำติชมของคุณคำติชมที่สร้างสรรค์และประสบการณ์อันมีค่าของคุณมีส่วนสำคัญต่อการดำเนินโครงการนี้ให้สำเร็จ ขณะนี้เราได้รับเงินทุนเต็มจำนวนสำหรับโครงการติดตามผลของเราซึ่งมีชื่อว่า "ธรรมชาติบนบันไดหน้าประตูของคุณ" เรายินดีเป็นอย่างยิ่งหากคุณสามารถตกลงที่จะร่วมมือในโครงการนี้ต่อไป แน่นอนเราสามารถใช้ความเข้าใจและความเชี่ยวชาญของคุณ ฉันแนบโบรชัวร์สั้น ๆ ที่อธิบายข้อเสนอสำหรับการตรวจของคุณ ฉันอยากจะพบกับคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไปของเราและจะโทรหาสำนักงานของคุณในสัปดาห์หน้าเพื่อนัดหมาย ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับการพิจารณาของคุณ ขอแสดงความนับถือ Jane Doe สิ่งที่ส่งมา:
