หากการเขียนจดหมายธุรกิจดูน่ากลัวคุณควรทราบว่าจดหมายธุรกิจทั้งหมดควรเป็นไปตามแม่แบบพื้นฐาน เทมเพลตสามารถใช้กับสถานการณ์ทางธุรกิจได้ทุกประเภทและสามารถใช้ในอีเมลได้เช่นกัน
วันที่
เริ่มจดหมายของคุณด้วยการเขียนวันที่เต็มของจดหมายของคุณประมาณสองนิ้วจากด้านบนทางด้านซ้ายของกระดาษ ในสหรัฐอเมริกาวันที่จะถูกเขียนเป็นเดือนวันที่และปี: 23 เมษายน 2009
ที่อยู่และคำทักทาย
หล่นลงหนึ่งบรรทัดจากวันที่และใส่ที่อยู่ของคุณในหนึ่งบรรทัดเมืองรัฐและรหัสไปรษณีย์ของคุณในบรรทัดถัดไปและที่อยู่อีเมลของคุณในบรรทัดที่สาม หล่นลงอีกสองบรรทัดและใส่ชื่อผู้รับในบรรทัดแรกชื่อของเธอในบรรทัดถัดไปข้างใต้ชื่อ บริษัท ของเธอในบรรทัดที่สามที่อยู่ถนนของ บริษัท ด้านล่างนั้นและเมืองของ บริษัท รัฐและรหัสไปรษณีย์ด้านล่าง. เริ่มต้นจดหมายของคุณด้วย“ ที่รัก” และนามสกุลนางสาวหรือนายและนามสกุลของบุคคลนั้นเว้นแต่คุณจะรู้ว่าบุคคลนั้นใช้คำให้เกียรติอื่นเช่นดร. หรือสาธุคุณตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่ ด้านบนของจดหมายภายใต้วันที่จะมีลักษณะดังนี้:
123 Your Street Yourtown, ST 12345 [email protected]
Ms. Clara Wills ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ 456 Company Road Companycity, ST 67890
เรียนนางสาวพินัยกรรม:
ร่างกาย
สำหรับเนื้อความของจดหมายของคุณให้แต่ละย่อหน้ามีเหตุผลอันสมควร (แม้จะมีระยะห่างด้านซ้าย) และเว้นบรรทัดระหว่างย่อหน้า การเขียนในจดหมายควรมีความเป็นมืออาชีพและตรงประเด็น: ระบุลักษณะของจดหมายอย่างชัดเจนเหตุผลในการส่งจดหมายและสิ่งที่คุณหวังว่าจะได้รับเมื่อตอบจดหมาย แยกแต่ละแนวคิดของจดหมายออกเป็นย่อหน้าแยกต่างหาก หากคุณมีมากกว่าหนึ่งคำขอหรือวัตถุประสงค์สำหรับจดหมายของคุณระบุพวกเขาทั้งสองในวรรคเกริ่นนำของคุณและจากนั้นปฏิบัติต่อกันอย่างเต็มที่ แต่แยกต่างหากในวรรคต่อมา หลีกเลี่ยงการใช้คำย่อหรือตัวย่อเนื่องจากอาจทำให้เกิดความสับสน: สะกดสิ่งที่คุณกำลังพูดถึง ใช้ไวยากรณ์และการสะกดคำที่เหมาะสมและสะกดคำตัวอักษรของคุณเสมอก่อนที่จะส่ง
ปิด
ปิดท้ายจดหมายธุรกิจด้วย“ ขอแสดงความนับถือ” หรือ“ ขอแสดงความนับถืออย่างจริงใจ” วางช่องว่างสี่ช่องในจดหมายพิมพ์แล้วใส่ชื่อเต็มของคุณ ลงชื่อเข้าใช้ช่องว่างระหว่างการปิดและชื่อของคุณ ในอีเมลให้ใส่ชื่อของคุณในบรรทัดถัดไปหลังจากปิด
