วิธีการเขียนจดหมายเสนอ

หากคุณกำลังทำงานในธุรกิจไปยังพื้นที่ธุรกิจโอกาสที่คุณจะต้องพัฒนาข้อเสนอทางธุรกิจหรือจดหมายข้อเสนอในบางจุด นี่คือเอกสารที่ใช้เพื่อเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริการขององค์กรของคุณให้กับลูกค้าโดยขึ้นอยู่กับพารามิเตอร์ที่กำหนดเช่นขอบเขตค่าใช้จ่ายไทม์ไลน์และงบประมาณ

ข้อเสนอโครงการคืออะไร หรือที่เรียกว่าข้อเสนอทางธุรกิจหรือจดหมายข้อเสนอเอกสารนี้มักจะมีรูปแบบเฉพาะพร้อมข้อกำหนดบางประการที่แตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรมของคุณ อย่างไรก็ตามเป้าหมายหลักของจดหมายข้อเสนอมักจะพิสูจน์ให้เห็นว่าธุรกิจของคุณสามารถช่วยแก้ไขปัญหาที่พวกเขาเผชิญได้อย่างไร

จดหมายเสนอคืออะไร?

จดหมายข้อเสนอสามารถถูกร้องขอโดยธุรกิจหรือไม่ได้รับการร้องขอ การชักชวนอาจเป็นเรื่องง่ายเหมือนการขอโอกาสข้อเสนอหลังจากการขายหรือเป็นกระบวนการทางการที่เรียกว่า RFP หรือการขอข้อเสนอ กระบวนการนี้มักจะเกี่ยวข้องกับหลายองค์กรที่ส่งข้อเสนอการแข่งขันเพื่อชนะธุรกิจของลูกค้า ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมและประเภทของ RFP ข้อเสนอจะต้องครอบคลุมความต้องการเฉพาะที่ระบุไว้โดยลูกค้า

เมื่อจัดการกับข้อเสนอที่ไม่พึงประสงค์หรือคำขอที่ไม่เป็นทางการไม่มีแนวทางที่เป็นทางการที่คุณต้องปฏิบัติตาม อย่างไรก็ตามสิ่งสำคัญคือต้องสร้างเอกสารที่ตอบคำถามที่ลูกค้าของคุณคาดหวังไว้อย่างชัดเจนและรัดกุม แม้ว่าอาจไม่มีข้อกำหนดที่เป็นทางการในกรณีเหล่านี้ แต่ก็ยังมีความสำคัญต่อการปฏิบัติตามโครงสร้างเชิงตรรกะและครอบคลุมประเด็นสำคัญของธุรกิจของคุณและวิธีแก้ปัญหาที่ลูกค้าคาดหวัง

ข้อเสนอทางธุรกิจหรือจดหมายข้อเสนอควรรวมถึงเกณฑ์ต่อไปนี้โดยไม่คำนึงถึงอุตสาหกรรมและกระบวนการ:

• จดหมายปะหน้า

• หน้าชื่อเรื่อง

• สารบัญ

• บทสรุปผู้บริหาร

• ภาพรวมของปัญหาที่ลูกค้าคาดหวัง

• เป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ของข้อเสนอ

• อะไรที่ทำให้องค์กรของคุณมีคุณสมบัติในการจัดการกับปัญหา

• ขอบเขตรวมถึงราคาและระยะเวลา

• การเรียกร้องให้ดำเนินการ

• ข้อมูลติดต่อ

ทำการวิจัยก่อนที่จะเริ่มข้อเสนอของคุณ

ก่อนที่คุณจะเริ่มพิมพ์สิ่งสำคัญคือต้องรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในที่เดียว พยายามหาว่าใครจะอ่านข้อเสนอและไม่ว่าเขาจะเป็นผู้ตัดสินใจหรือไม่ ปรับแต่งข้อเสนอของคุณให้เหมาะกับผู้ชมของคุณมั่นใจได้ว่าคุณได้ให้ข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขากำลังมองหาอยู่

ค้นหาประเภทของอาการปวดที่คาดว่าจะเกิดขึ้น กำหนดว่าองค์กรของคุณเหมาะสมที่สุดในการแก้ปัญหาอย่างไรเมื่อเทียบกับคู่แข่งของคุณ เขียนรายการองค์ประกอบที่ทำให้คุณแตกต่างจากธุรกิจที่คล้ายกันซึ่งลูกค้าเป้าหมายกำลังพูดถึง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้ามีงบประมาณหรือระยะเวลาในใจและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทรัพยากรภายในของคุณสอดคล้องกับข้อกำหนดเหล่านั้นหรือไม่ เมื่อคุณเลือกสิ่งที่ข้อเสนอของคุณจะถูกใช้มากที่สุดกับโอกาสของคุณคุณจะต้องคำนวณค่าใช้จ่ายภายในของคุณก่อนเสนอราคา

กำหนดขอบเขตของโครงการ

การกำหนดขอบเขตของโครงการเป็นองค์ประกอบหลักของรูปแบบการเขียนข้อเสนอ การจดบันทึกข้อมูลสำคัญนี้จะช่วยให้คุณเริ่มต้นในการเขียนข้อเสนอของคุณ ใช้เวลาในการร่างรายละเอียดที่สำคัญของขอบเขต องค์ประกอบแรกคือการพิจารณาว่าใครจะทำงานภายในองค์กรของคุณใครจะเป็นผู้จัดการกระบวนการและใครจะเป็นผู้ติดต่อหลักสำหรับลูกค้าของคุณ

ถัดไปคุณจะต้องกำหนดสิ่งที่จำเป็นต้องทำเพื่อช่วยลูกค้าจัดการจุดปวดของพวกเขา สรุปขั้นตอนที่องค์กรของคุณจะดำเนินการและกระบวนการที่คุณจะใช้เพื่อแก้ไขปัญหาของกลุ่มเป้าหมาย คุณควรแสดงรายการตัวชี้วัดที่องค์กรของคุณใช้เพื่อวัดความสำเร็จของผลลัพธ์

สุดท้ายกำหนดตารางเวลาให้ละเอียดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้โดยระบุเหตุการณ์สำคัญที่ บริษัท ของคุณจะดำเนินการเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ตามวันที่คุณเสนอ เผื่อแผ่ในการประมาณระยะเวลาของคุณบัญชีสำหรับปัญหาที่คาดเดาไม่ได้ที่อาจเกิดขึ้น นี่คือเพื่อให้ลูกค้าของคุณมีบัญชีจริงในสิ่งที่คุณสามารถส่งถึงพวกเขา

เริ่มต้นด้วยบทนำและบทสรุปผู้บริหาร

การแนะนำจดหมายข้อเสนอของคุณควรมีข้อมูลเกี่ยวกับ บริษัท และตราสินค้าของคุณพร้อมข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับสิ่งที่คุณเป็นและสิ่งที่คุณทำ หากคุณเขียนจดหมายข้อเสนอบ่อยครั้งคุณอาจต้องการพัฒนาข้อความสำเร็จรูปเกี่ยวกับ บริษัท ของคุณซึ่งคุณสามารถนำมาใช้ซ้ำได้ในแต่ละครั้ง

บทสรุปผู้บริหารควรรวมประเด็นที่เกี่ยวข้องของข้อเสนอของคุณ ในขณะที่คุณไม่ควรพยายามสรุปทุกแง่มุมของเอกสารให้ระบุข้อมูลเกี่ยวกับสาเหตุที่ บริษัท ของคุณเหมาะสมกับงานและวิธีที่คุณจะช่วยจัดการจุดปวดของลูกค้า

พัฒนาเนื้อหาของข้อเสนอ

เนื้อความของข้อเสนอจำเป็นต้องมีรายละเอียดของปัญหาที่ลูกค้าของคุณกำลังเผชิญอยู่ เพื่อแสดงให้เห็นถึงความเข้าใจในปัญหาของพวกเขาไปที่เฉพาะเจาะจงของภูมิทัศน์ของพวกเขาและความยากลำบากที่พวกเขาเห็นในชีวิตประจำวัน ซึ่งจะช่วยแสดงโอกาสของคุณว่าคุณมีความรอบรู้ในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับพวกเขา

สรุปวัตถุประสงค์สำหรับข้อเสนอของคุณ สิ่งนี้จะเป็นการแสดงให้เห็นว่าคุณตั้งใจจะช่วยพวกเขาในการแก้ไขปัญหาทางธุรกิจผ่านผลิตภัณฑ์หรือบริการที่คุณเสนอ ให้รายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่ทำให้ บริษัท ของคุณแตกต่างจากคู่แข่งของคุณและทำไมคุณจึงเหมาะสมที่จะทำงานกับโอกาสที่ดีกว่า ซึ่งอาจรวมถึงการพูดคุยเกี่ยวกับองค์กรอื่น ๆ ที่คุณเคยทำงานแสดงตัวอย่างของโครงการที่ผ่านมาและให้รายละเอียดเกี่ยวกับความรู้และความเชี่ยวชาญของคุณ

ให้ข้อมูลจำเพาะและข้อสมมติฐาน

รวมขอบเขตที่คุณระบุไว้ในราคาและกำหนดการเฉพาะ บริษัท ของคุณอาจไม่ทราบรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับข้อกำหนดของผู้ที่จะเป็นลูกค้าดังนั้นคุณอาจต้องสมมติสองสามอย่างเช่นงบประมาณภายในและการ จำกัด ระยะเวลา คุณสามารถรวมสมมติฐานเหล่านั้นไว้ในข้อเสนอและยังมีตัวเลือกสองสามข้อ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถให้การประมาณการสำหรับการหยุดซ่อมบำรุงสี่สัปดาห์การหยุดซ่อมบำรุงหกสัปดาห์และการหยุดซ่อมบำรุงแปดสัปดาห์โดยมีการกำหนดราคาที่สอดคล้องกันสำหรับแต่ละไทม์ไลน์

ปิดด้วยข้อโต้แย้งที่แข็งแกร่ง

ข้อสรุปของคุณสำหรับจดหมายข้อเสนอควรมีข้อมูลสรุปโดยย่อของข้อมูลที่คุณระบุไว้ ขอขอบคุณพวกเขาที่สละเวลาพิจารณาข้อเสนอที่คุณเสนอมาและให้ข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำต่อไป การรวมการเรียกร้องให้ดำเนินการในข้อเสนอทางธุรกิจของคุณเป็นเรื่องสำคัญ ซึ่งอาจรวมถึงการโทรหาคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับข้อเสนอเพิ่มเติมหรือตั้งค่าการประชุมเพื่อลงนามข้อตกลง ในที่สุดให้รวมข้อมูลเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาสามารถติดต่อคุณได้ด้วยตัวเลือกสองทางเช่นอีเมลโทรศัพท์และเว็บไซต์

ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

เพื่อให้จดหมายข้อเสนอของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นให้ส่งเอกสารประกอบการสนับสนุนบางฉบับ ซึ่งอาจรวมถึงกรณีศึกษาของลูกค้าที่ผ่านมาข้อความรับรองจากลูกค้าที่มีความสุขและสเปรดชีตที่มีสถิติแสดงอัตราความสำเร็จของคุณ

อย่าลืมเขียนข้อเสนอของคุณบนหัวจดหมายของ บริษัท และออกแบบโดยนักออกแบบกราฟิกหากคุณมีทรัพยากรสำหรับคุณ การให้ความสนใจกับองค์ประกอบภาพสามารถช่วยให้ บริษัท ของคุณโดดเด่นจากข้อเสนอการแข่งขันที่ลูกค้าคาดหวัง

อย่าลืมติดตาม

ในขณะที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของเอกสารจดหมายข้อเสนอองค์ประกอบหลักอย่างหนึ่งของการส่งข้อเสนอคือการติดตามลูกค้า โทรหรือส่งอีเมลโอกาสของคุณหลังจากสองสามวันของการส่งจดหมายข้อเสนอเพื่อตรวจสอบว่าพวกเขามีคำถามหรือข้อเสนอแนะเกี่ยวกับเอกสาร เสนอเพื่อชี้แจงองค์ประกอบใด ๆ เกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาอาจต้องการข้อมูลเพิ่มเติม การติดตามคุณช่วยปลูกฝังความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับกลุ่มเป้าหมาย