วิธีการเขียนจดหมายร้องเรียนการบริการลูกค้า

ทุกคนมีประสบการณ์การบริการลูกค้าที่ไม่ดีและในวันนี้และอายุเราคาดหวังมากขึ้นสำหรับเงินของเรา หากคุณเขียนจดหมายที่มีคำที่ถูกต้องไปยังบุคคลที่เหมาะสมเพื่ออธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นคุณอาจได้รับเงินคืนหรือเปลี่ยนใหม่ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับปัญหาของคุณ

รวบรวมข้อเท็จจริง หากคุณมีใบเสร็จรับเงินจากการสั่งซื้อให้นำมาแสดงต่อหน้าคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบวันที่และเวลาของเหตุการณ์รวมถึงชื่อของพนักงานที่รับผิดชอบหากเป็นไปได้

เขียนข้อร้องเรียนของคุณก่อน บางครั้งหลังจากประสบการณ์กับการบริการลูกค้าที่ไม่ดีคุณอาจโกรธและไม่คิดอย่างมีเหตุผล เขียนลวก ๆ เสียก่อนแล้วนำออกจากระบบของคุณ!

คิดว่าใครจะอยู่ที่จดหมายถึง หากพนักงานปฏิบัติต่อคุณไม่ดีให้ค้นหาว่าผู้จัดการร้านเป็นใคร ดูออนไลน์อย่างรวดเร็วหรือโทรศัพท์สั้น ๆ จะพบข้อมูลนี้ ถ้าเป็นผู้จัดการคุณจะต้องค้นหาว่าใครเป็นเจ้าของหรือผู้จัดการระดับภูมิภาคเพื่อรับจดหมายในมือขวา บริษัท ขนาดใหญ่หลายแห่งมีแบบฟอร์มที่คุณสามารถกรอกแบบออนไลน์ แต่ผู้ที่แทบไม่เคยได้รับคำตอบ มันจะดีกว่าที่จะเขียนและส่งจดหมายของคุณเอง

เริ่มเขียนจดหมายของคุณ ในย่อหน้าแรกลองพูดถึงสิ่งที่ดีเกี่ยวกับธุรกิจหรือประสบการณ์ หากคุณซื้อที่นั่นมาก่อนโดยไม่มีปัญหาบอกพวกเขาว่า การเพิ่มความคิดเห็นเชิงบวกบางอย่างจะช่วยให้น้ำเสียงโดยรวมของจดหมาย

ในวรรคต่อไปนี้อธิบายสถานการณ์ ทำรายการวันที่เวลาและชื่อพนักงานและอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่ผิดพลาดและสาเหตุที่คุณไม่สามารถยอมรับได้

หลังจากรายการข้อร้องเรียนของคุณเพิ่มย่อหน้าด้วยสิ่งที่คุณขอให้ทำสิ่งที่ถูกต้อง ถ้าคุณออกไปกินอาหารและอาหารก็แย่มากขออาหารฟรีเพื่อให้คุณสามารถให้ร้านอาหารของพวกเขามีโอกาสอีกครั้ง หากผลิตภัณฑ์เป็นขยะขอคืนเงินเพื่อให้คุณสามารถซื้อผลิตภัณฑ์ที่ดีกว่าที่อื่น หากคุณเป็นเพียงการเขียนเพื่อให้พวกเขาตระหนักถึงสถานการณ์ที่ไม่ดีบอกพวกเขาว่า

ปิดจดหมายของคุณอีกครั้งโดยระบุสิ่งที่เป็นบวกเกี่ยวกับ บริษัท หรือบริการ

เซ็นชื่อในจดหมายของคุณและเพิ่มชื่อที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ภายใต้ลายเซ็นของคุณเพื่อให้ผู้จัดการ / เจ้าของสามารถติดต่อคุณได้

วิธีที่ดีที่สุดที่จะนำจดหมายฉบับนี้ไปไว้ในมือขวาคือส่งมอบให้ถ้าเป็นไปได้ หากสถานการณ์เกิดขึ้นในพื้นที่ให้ไปที่ร้านและขอพูดกับคนที่คุณส่งจดหมายถึง นี่จะทำให้คุณได้ผลลัพธ์ที่เร็วขึ้น คุณสามารถอธิบายจดหมายแล้วและมีหรือคุณสามารถส่งให้พวกเขาและออกไป

หากไม่สามารถส่งด้วยมือได้ให้ส่งจดหมาย

ให้ผู้จัดการสัปดาห์หรือมากกว่านั้นเพื่อกลับไปหาคุณ หากคุณไม่ได้ยินเสียงอะไรเลยหลังจากนั้นให้โทรออกและถามว่าได้รับจดหมายของคุณหรือไม่ บ่อยครั้งที่พวกเขากำลังวางแผนที่จะรักษาคุณเป็นลูกค้าและบางครั้งอาจใช้เวลานานกว่าสองสามวันในการพิจารณา

ถ้า บริษัท ทำทุกอย่างในอำนาจที่จะทำในสิ่งที่ถูกต้องบอกคนอื่นว่า การบริการลูกค้าที่ดีควรได้รับการเผยแพร่ด้วยคำพูดจากปาก!