การประมวลผลเงินเดือนเป็นงานที่มีรายละเอียดที่ต้องใช้ทักษะทางคณิตศาสตร์และการแก้ปัญหา นายจ้างหรือพนักงานบัญชีเงินเดือนจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเช็คเงินเดือนของพนักงานทุกคนนั้นถูกต้องและตรงเวลา ในหลายกรณีพวกเขาต้องโต้ตอบกับผู้จัดการและหัวหน้างานเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนใน บริษัท เข้าใจกระบวนการการจ่ายเงินเดือน เพื่อให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพเจ้าหน้าที่บัญชีเงินเดือนควรกำหนดระบบบัญชีเงินเดือนที่มีความคล่องตัวซึ่งรวมถึงเอกสารข้อมูลเงินเดือนที่สำคัญ
การบันทึกขั้นตอนการจ่ายเงินเดือน
ขั้นตอนนาฬิกาเวลาเอกสารและบัตรลงเวลา บริษัท หลายแห่งที่มีพนักงานรายชั่วโมงต้องการให้พวกเขาเจาะเวลา คนอื่นต้องการให้พวกเขากรอกบัตรลงเวลา ค่าจ้างรายชั่วโมงที่พนักงานได้รับจะขึ้นอยู่กับจำนวนชั่วโมงที่ปรากฎบนบัตรลงเวลา ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงนาฬิกาเวลาหรือบัตรลงเวลาที่นำไปปฏิบัติจะต้องรายงานต่อพนักงานทุกคนเป็นลายลักษณ์อักษร คุณอาจส่งบันทึกช่วยจำไปยังผู้จัดการ / หัวหน้างานหรือคุณอาจส่งเอกสารฉบับเปลี่ยนแปลง ผู้จัดการ / หัวหน้างานมีหน้าที่รับผิดชอบในการถ่ายทอดการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่จำเป็นให้กับพนักงานของพวกเขา
พิมพ์ปฏิทินบัญชีเงินเดือนประจำปี ก่อนสิ้นทุกปีให้ตรวจสอบวันที่อย่างใกล้ชิดของปีที่จะมาถึงเพื่อพิจารณาว่าวันใดที่การประมวลผลเงินเดือนจะเกิดขึ้น จดวันหยุดธนาคารวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันหยุดราชการอื่น ๆ ใช้สีต่างๆเพื่อเน้นวันที่ส่งบัตรเวลาและการเปลี่ยนแปลงเงินเดือนและวันที่จ่ายจริง บริษัท การพิมพ์ระดับมืออาชีพสามารถช่วยเหลือคุณในการพิมพ์ปฏิทินเหล่านี้ แจกจ่ายปฏิทินบัญชีเงินเดือนให้กับผู้จัดการ / หัวหน้างานทั้งหมด
เก็บรักษาสมุดบัญชีเงินเดือนที่เป็นมาตรฐานสำหรับแผนกบัญชีเงินเดือน หนังสือเล่มเล็กควรรวมถึงขั้นตอนการประมวลผลเงินเดือนทั้งหมด ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท ของคุณมีกำหนดการจ่ายรายปักษ์ให้กำหนดหนังสือเล่มเล็กเพื่อระบุวิธีการประมวลผลของค่าจ้างรายปักษ์ที่เกิดขึ้นตั้งแต่เริ่มต้นของรอบระยะเวลาการจ่ายเงินจนถึงจุดสิ้นสุด ขั้นตอนนี้มีประสิทธิภาพอย่างยิ่งเมื่อฝึกอบรมพนักงานเงินเดือนใหม่
รวมถึงการรายงานและตรวจสอบกระบวนการจัดการในหนังสือประมวลผลเงินเดือน หลังจากพิมพ์เช็คหรือการส่งไฟล์ฝากโดยตรงไปยังธนาคารเกิดขึ้นกระบวนการบัญชีเงินเดือนยังไม่สมบูรณ์ เอกสารขั้นตอนเหล่านี้เช่นการพิมพ์และการยื่นการลงทะเบียนบัญชีเงินเดือนและรายงานภาษีและชื่อของบุคคลที่คุณจะส่งเช็คเงินเดือน / สตับ เมื่อข้อมูลเปลี่ยนแปลงตามเวลาให้อัปเดตหนังสือเล่มเล็กและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในแผนกบัญชีเงินเดือนมีสำเนา
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกของพนักงานเงินเดือนแต่ละคนเข้าใจบทบาทของพวกเขา จัดทำเอกสารและมอบสำเนาหน้าที่เฉพาะของพวกเขาเพื่อให้แน่ใจว่าในระหว่างการประมวลผลเงินเดือนพวกเขาตระหนักถึงความรับผิดชอบของพวกเขา
