ธุรกิจต่างๆทำสัญญากับ บริษัท ภายนอกเพื่อจัดงานบำรุงรักษาที่หลากหลายเป็นประจำ บริษัท ภายนอกเหล่านี้รวมถึงบริการทำความสะอาดการดูแลพืชและการกำจัดขยะ กิจกรรมเหล่านี้อยู่นอกการดำเนินงานหลักของธุรกิจ การทำสัญญาความรับผิดชอบเหล่านี้ทำให้ บริษัท สามารถมุ่งเน้นการดำเนินธุรกิจของ บริษัท ได้
ซื้อครั้งแรก
บริษัท ต่างๆทำสัญญาการบำรุงรักษาแบบจ่ายล่วงหน้าเป็นเวลาหลายเดือนในแต่ละครั้ง บริษัท จ่ายเงินเต็มจำนวนของสัญญาล่วงหน้าและ บริษัท บำรุงรักษาสัญญาว่าจะให้บริการในช่วงระยะเวลาของสัญญา เมื่อ บริษัท ทำสัญญา บริษัท จะบันทึกสัญญาเป็นสินทรัพย์ที่ชำระล่วงหน้าในบันทึกทางบัญชี นักบัญชีบันทึกสิ่งนี้โดยหัก "สัญญาบำรุงรักษาแบบชำระล่วงหน้า" และเครดิต "เงินสด" สำหรับจำนวนเงินที่จ่ายสำหรับสัญญา
การปรับเป็นระยะ
ในตอนท้ายของแต่ละช่วงเวลาส่วนหนึ่งของสัญญาจะหมดอายุ ในช่วงเวลาที่ผู้รับเหมาให้บริการบำรุงรักษาให้กับธุรกิจ ตั้งแต่การชำระเงินเต็มจำนวนแล้วไม่จำเป็นต้องชำระเงินเพิ่มเติม อย่างไรก็ตามการหมดอายุของส่วนสัญญาจะต้องถูกบันทึกไว้ นักบัญชีกำหนดจำนวนของสัญญาที่หมดอายุโดยการชำระเงินเต็มจำนวนสำหรับสัญญาและหารด้วยจำนวนงวดที่ครอบคลุมโดยสัญญา นักบัญชีเดบิต "ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา" และเครดิต "สัญญาการบำรุงรักษาแบบชำระล่วงหน้า" สำหรับจำนวนเงินดอลลาร์ของส่วนที่หมดอายุของสัญญา
การรายงานงบดุล
สัญญาการบำรุงรักษาแบบชำระเงินล่วงหน้าเป็นบัญชีสินทรัพย์หมุนเวียน สินทรัพย์หมุนเวียนจะถูกใช้ภายในหนึ่งปี สัญญาการบำรุงรักษาแบบชำระเงินล่วงหน้านั้นมีระยะเวลานานกว่าหนึ่งปีและมีคุณสมบัติเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน งบดุลแบ่งสินทรัพย์เป็นสินทรัพย์หมุนเวียนและสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน งบดุลจะแสดงรายการสินทรัพย์หมุนเวียนก่อน
การรายงานงบกำไรขาดทุน
งบกำไรขาดทุนสื่อสารกำไรของ บริษัท โดยหักค่าใช้จ่ายออกจากรายได้เพื่อกำหนดกำไรสุทธิ นักบัญชีรวมถึงค่าใช้จ่ายทั้งหมด ส่วนที่หมดอายุของสัญญาการบำรุงรักษาหรือ "ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา" จะถูกรายงานในงบกำไรขาดทุนเพื่อรับรายได้สุทธิของ บริษัท
