ในฐานะเจ้าของธุรกิจคุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการติดตามสถานะทางการเงินและชำระภาษีตรงเวลา ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณคุณสามารถทำบัญชีของคุณเองจ้างมืออาชีพหรือมอบหมายให้ใครบางคนในองค์กรของคุณเพื่อจัดการงานนี้ ไม่ว่าคุณจะเลือกตัวเลือกใดใช้เวลาในการทำความคุ้นเคยกับระบบบัญชีที่หลากหลาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างระบบเข้าเดี่ยวและระบบดับเบิลเข้านอกเหนือจากโปรแกรมซอฟต์แวร์บัญชีและคอมพิวเตอร์ด้วยตนเอง
ระบบบัญชีคืออะไร?
มีระบบบัญชีที่แตกต่างกันและแต่ละประเภทก็มีคุณสมบัติที่โดดเด่น อย่างไรก็ตามพวกเขาทั้งหมดมีจุดประสงค์ร่วมกัน: เพื่อจัดการกิจกรรมทางการเงินของธุรกิจเช่นรายได้ค่าใช้จ่ายและหนี้สิน ในยุคดิจิตอลนี้นักบัญชีส่วนใหญ่ใช้ระบบที่ทันสมัยซึ่งมีระบบเตือนชำระเงินที่เกินกำหนดความสามารถในการรายงานขั้นสูงสำรองข้อมูลอัตโนมัติบริการบนคลาวด์และอื่น ๆ
หากไม่มีระบบบัญชีคุณจะพบว่าเป็นการยากที่จะเตรียมหนังสือของคุณให้พร้อมสำหรับการรายงานรายเดือนและรายปีติดตามค่าใช้จ่ายประจำวันของคุณและประเมินผลการดำเนินงานทางการเงินของ บริษัท ของคุณ การคำนวณด้วยตนเองนั้นล้าสมัยและมีแนวโน้มที่จะเกิดความผิดพลาดของมนุษย์ ในทางกลับกันระบบบัญชีคอมพิวเตอร์นั้นถูกต้องและทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้นมาก คุณหรือทีมของคุณจะประหยัดเวลาและเงินในขณะที่ป้องกันความผิดพลาดที่มีราคาแพง
โปรแกรมเหล่านี้สามารถจัดการข้อมูลบัญชีทุกประเภทและสร้างรายงานโดยละเอียด คุณสามารถใช้พวกเขาในการคำนวณค่าจ้างที่จ่ายและจ่ายให้กับพนักงานบันทึกธุรกรรมตรวจสอบอัตราส่วนการหมุนเวียนเครดิตและข้อมูลกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการขายเงินเดือนสินค้าคงคลังและประเด็นสำคัญอื่น ๆ ของธุรกิจของคุณ ระบบบัญชีบางระบบได้รับการออกแบบมาสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและมืออาชีพในขณะที่ระบบอื่น ๆ ดึงดูดให้องค์กรขนาดใหญ่หน่วยงานราชการหรืออุตสาหกรรมเฉพาะ
ประเภทของโปรแกรมบัญชี
การเลือกระบบบัญชีขึ้นอยู่กับงบประมาณความชอบและขนาดธุรกิจของคุณ ระบบซอฟต์แวร์ทางการเงินสี่ประเภทหลัก ได้แก่:
- ระบบเข้าเดี่ยว
- ระบบสองทาง
- ระบบบัญชีด้วยตนเอง
- ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์
สิ่งเหล่านี้สามารถแบ่งย่อยออกเป็นหมวดหมู่อื่น ๆ อีกมากมายเช่นซอฟต์แวร์บัญชีคลาวด์ซอฟต์แวร์บัญชีที่กำหนดเองซอฟต์แวร์วางแผนทรัพยากรองค์กรซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์และอื่น ๆ โปรแกรมล่าสุดมีความสามารถด้านการตลาดและการขายอัตโนมัติการตั้งเวลาในใบแจ้งหนี้ไม่ จำกัด โมดูลเงินเดือนและคุณสมบัติที่ทันสมัยอื่น ๆ แอปพลิเคชั่นด้านบัญชีของพวกเขาเหนือกว่าการติดตามการดำเนินงานทางการเงินในแต่ละวันของคุณ
ระบบเข้าเดี่ยวเป็นตัวเลือกพื้นฐานที่สุด ตามชื่อของพวกเขาพวกเขาบันทึกแต่ละรายการด้วยรายการเดียวในบัญชีรายวัน วิธีนี้ใช้งานง่ายและไม่ต้องการการฝึกอบรมด้านบัญชี มันดึงดูดความสนใจของ บริษัท ขนาดเล็กที่มีกิจกรรมในปริมาณน้อย ข้อเสียคือมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดและไม่ได้ติดตามบัญชีลูกหนี้เจ้าหนี้และอื่น ๆ
ปัจจุบันระบบซอฟต์แวร์การเงินส่วนใหญ่รวมถึงระบบที่ออกแบบมาสำหรับธุรกิจขนาดเล็กใช้การทำบัญชีสองทาง ซึ่งหมายความว่าทุกธุรกรรมจะเกี่ยวข้องกับบัญชีอย่างน้อยสองบัญชีซึ่งจะช่วยให้การรายงานที่แม่นยำยิ่งขึ้น
คู่มือกับระบบบัญชีคอมพิวเตอร์
ระบบบัญชีทั้งสองประเภทใช้หลักการเดียวกัน อย่างไรก็ตามการบัญชีด้วยตนเองนั้นใช้เวลานานและต้องใช้เอกสารมากขึ้น ผู้ที่ใช้งานจำเป็นต้องจัดทำรายงานทางการเงินคำนวณยอดทดลองใช้บันทึกรายการในการลงทะเบียนทางกายภาพและอื่น ๆ เนื่องจากทำทุกอย่างด้วยตนเองจึงมีความเสี่ยงสูงที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์
ในทางกลับกันระบบคอมพิวเตอร์บันทึกธุรกรรมทางการเงินด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์และสามารถปรับปรุงการปฏิบัติงานของคุณ ผู้ใช้สามารถเลือกดูข้อมูลในรูปแบบต่างๆจัดเก็บไว้ในคลาวด์และเข้าถึงได้ทุกที่ ตัวอย่างเช่น FreshBooks, Zoho Books, FreeAgent, QuickBooks, Xero และ ActivityHD
คุณยังสามารถเลือกใช้ระบบบัญชีเฉพาะอุตสาหกรรมเช่น Sage 300 Construction และ Real Estate การบัญชีกองทุน Abila MIP Fund หรือ Sage Asset หลายโปรแกรมได้รับการออกแบบมาเป็นพิเศษสำหรับสถานบริการด้านสุขภาพ บริษัท ผู้ผลิตองค์กรไม่แสวงผลกำไรและองค์กรประเภทอื่น ๆ
