จดหมายร้องเรียนทำหน้าที่เป็นบันทึกถาวรของการร้องทุกข์ของคุณกับบุคคลหรือองค์กร จดหมายที่เขียนอย่างชัดเจนระบุปัญหาที่คุณพบกับผลิตภัณฑ์หรือบริการเฉพาะและการแก้ไขที่คาดหวัง เมื่อเขียนจดหมายของคุณให้ใช้น้ำเสียงที่สงบและเป็นมืออาชีพ หลีกเลี่ยงการข่มขู่การใช้ถ้อยคำหยาบคายหรือการใช้ภาษาที่ไม่เหมาะสม ในกรณีส่วนใหญ่คุณกำลังเขียนจดหมายถึงบุคคลที่ไม่รับผิดชอบปัญหาของคุณ แต่เขาสามารถช่วยแก้ไขปัญหาได้
ส่งจดหมายถึงบุคคลที่ระบุ อย่าใช้ "ท่านที่รัก" หรือ "กับผู้ที่อาจเกี่ยวข้อง" โทรศัพท์ติดต่อแผงสวิตช์ของ บริษัท และขอชื่อและตำแหน่งของผู้จัดการที่เหมาะสม ยืนยันการสะกดชื่อของเธอให้ถูกต้อง หากคุณไม่สามารถระบุชื่อได้ให้ใช้ชื่อที่เหมาะสมเช่น "ผู้จัดการบริการลูกค้า"
ใช้ปากกาและกระดาษหรือโปรแกรมร่างประมวลผลคำเพื่อบันทึกรายละเอียดทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการร้องเรียนของคุณ รวมข้อมูลต่างๆเช่นชื่อผลิตภัณฑ์และคำอธิบายหมายเลขคำสั่งซื้อชื่อแบรนด์หมายเลขรุ่นราคาและวันที่ซื้อ ถ่ายสำเนาเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการร้องเรียนของคุณ อ่านข้อมูลทั้งหมดอีกครั้งและตรวจสอบให้แน่ใจว่าการร้องเรียนของคุณถูกกฎหมาย
เริ่มต้นจดหมายด้วยโน้ตที่เป็นบวก ใช้ย่อหน้าแรกเพื่อหารือเกี่ยวกับแง่บวกบางอย่างขององค์กร ตัวอย่างเช่นคุณสามารถพูดถึงความภักดีต่อแบรนด์หรือการติดต่อเฉพาะกับบุคลากรของ บริษัท ตัวอย่างเช่น "ในอดีตฉันมีความสุขกับการเยี่ยมชมร้านค้าของคุณพนักงานขายหลายคนทักทายฉันด้วยชื่อและออกนอกเส้นทางของพวกเขาเพื่อให้แน่ใจว่าฉันพอใจกับการซื้อของฉัน"
ระบุลักษณะของการร้องเรียนของคุณในวรรคสอง รวมรายละเอียดทั้งหมดที่ผู้อ่านจำเป็นต้องรู้เพื่อดำเนินการกับการร้องเรียนของคุณ ตัวอย่างเช่น "ภายใต้เงื่อนไขการรับประกัน 30 วันของฉันฉันจะส่งคืนจอภาพที่ฉันซื้อเมื่อวันที่ 7 มีนาคม 2011 ในราคา $ 373.89 สิ่งที่ส่งมาคือสำเนาของใบเสร็จ" อย่าส่งสำเนาใบเสร็จรับเงินหรือเอกสารอื่น ๆ
ใช้ย่อหน้าที่สามเพื่อระบุความคาดหวังของคุณอย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น "เนื่องจากเครื่องปิ้งขนมปังไม่ทำงานตามที่ระบุโดยผู้ผลิตฉันคาดว่าจะได้รับเงินคืนเต็มจำนวนและทันทีที่ $ 47.83 รวมทั้งค่าส่งไปรษณีย์ที่ฉันจ่ายเพื่อส่งเครื่องปิ้งขนมปังฉันจะรอการตอบกลับของคุณสี่สัปดาห์ถ้าฉันไม่ได้ยิน จากคุณฉันจะติดต่อสำนักธุรกิจที่ดีขึ้น"
เคล็ดลับ
-
รวมชื่อที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลของคุณ เขียนย่อหน้าสั้น ๆ และรักษาความยาวของตัวอักษรหนึ่งหน้า ถามเพื่อนที่เชื่อถือได้หรือญาติเพื่อพิสูจน์อักษรของคุณ นอกเหนือจากการตรวจสอบการสะกดคำและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์เธอต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าน้ำเสียงของจดหมายนั้นเหมาะสม
