วิธีการเขียนรายงานการประชุม

การเตรียมและการเขียนรายงานการประชุมที่ดีเป็นทักษะที่ทุกคนสามารถทำได้ด้วยการเตรียมเล็กน้อยและใส่ใจในรายละเอียด บันทึกการประชุมที่เป็นกลางและถูกต้องเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับธุรกิจจำนวนมาก ไม่ว่าคุณจะเขียนรายงานการประชุมสำหรับธุรกิจการเมืองสังคมหรือองค์กรอาสาสมัครรายงานการประชุมจะกลายเป็นส่วนถาวรของประวัติศาสตร์ขององค์กร ในหลายกรณีนาทีจะถูกเก็บไว้เป็นเวลาหลายปีหลายสิบปีและบางครั้งศตวรรษ

รายการที่คุณจะต้อง

• ระเบียบวาระการประชุม

• รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม

• เครื่องบันทึกเทป

• สมุดบันทึก

มาถึงที่ประชุมก่อนเวลาด้วยระเบียบวาระการประชุมรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมและอุปกรณ์ที่จำเป็นในการบันทึกรายงานการประชุม เลือกที่นั่งใกล้ผู้ดำเนินการประชุม การนั่งใกล้กับผู้อำนวยความสะดวกในการประชุมช่วยให้คุณได้ยินดีขึ้นและขอคำอธิบายได้อย่างง่ายดาย

ถามว่าคุณสามารถใช้เครื่องบันทึกเทปเพื่อบันทึกเสียงการประชุมหรือไม่ หากคุณจดบันทึกบนคอมพิวเตอร์ให้ตรวจสอบว่าทำงานได้อย่างถูกต้องและมีสมุดบันทึกกระดาษและเครื่องมือเขียนเพื่อใช้เป็นวิธีสำรองข้อมูลในกรณีที่คอมพิวเตอร์ไม่ทำงาน

บันทึกวันที่และเวลาที่เรียกการประชุม บันทึกสาระสำคัญของรายงานของเจ้าหน้าที่และรายงานของคณะกรรมการ โดยปกติแล้วรายงานฉบับสมบูรณ์จะแนบมากับรายงานการประชุม บันทึกการเคลื่อนไหวเมื่อเกิดขึ้น รวมผู้ที่แนะนำแต่ละการเคลื่อนไหวที่เป็นอันดับที่สองการเคลื่อนไหวและไม่ว่าการเคลื่อนไหวได้รับการอนุมัติซึ่งเป็นที่รู้จักกันว่า "ดำเนินการ" หรือล้มเหลว หากวาระการประชุมเป็นตาราง - ไม่ได้ดำเนินการในระหว่างการประชุม แต่ค้างไว้ในภายหลังให้ทราบผู้ที่แนะนำการเคลื่อนไหวเพื่อตารางรายการและผู้ที่เคลื่อนไหวการเคลื่อนไหว บันทึกประกาศและวันที่ของการประชุมติดตามผล

ค้นหาหรือสร้างเทมเพลตนาทีการประชุม องค์กรของคุณอาจมีเทมเพลตการประชุมอยู่แล้ว หากไม่มีคุณสามารถใช้เทมเพลตการประชุมหนึ่งในหลาย ๆ แบบออนไลน์หรือสร้างเทมเพลตของคุณเอง เทมเพลตต้องการบรรทัดหัวเรื่องร่างกายและลายเซ็น หัวเรื่องประกอบด้วยชื่อขององค์กรและวันที่เวลาและที่ตั้งของการประชุม

สร้างร่างกายของแม่แบบโดยใช้วาระการประชุมเป็นแนวทางของคุณ รวมรายการต่อไปนี้ในส่วนนั้น: สถิติการเข้าร่วมการอนุมัติรายงานการประชุมครั้งสุดท้ายรายงานเจ้าหน้าที่และคณะกรรมการธุรกิจเก่าธุรกิจใหม่ประกาศและเวลาเลื่อน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเทมเพลตมีบรรทัดลายเซ็นและบรรทัดวันที่สำหรับเลขานุการและผู้มีอำนาจอนุมัติ

จัดทำรายงานการประชุมโดยใช้เทมเพลต กำจัดรายละเอียดที่มากเกินไป บันทึกสิ่งที่ตัดสินใจว่าใครจะเป็นผู้ดำเนินการเมื่อถึงกำหนดและองค์กรจะทราบได้อย่างไรเมื่อการดำเนินการเสร็จสมบูรณ์ หลังจากที่คุณร่างฉบับแรกเสร็จสมบูรณ์ให้ตรวจสอบบันทึกเสียงการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้บันทึกทุกอย่างที่จำเป็น จากนั้นแก้ไขนาทีของคุณ

รายงานการประชุมเป็นบันทึกการกระทำที่องค์กรใช้ ไม่ใช่บันทึกทุกสิ่งที่กล่าวซึ่งเป็นบันทึก รักษารายงานการประชุมของคุณอย่างมืออาชีพ อย่ารวมความคิดเห็นการตัดสินหรือการตีความของคุณ วลีเช่น "การอภิปรายที่ร้อนแรง" และ "ความคิดเห็นที่ยอดเยี่ยม" ไม่มีที่ในรายงานการประชุมมืออาชีพ ไม่รวมถึงการเคลื่อนไหวที่ถูกถอนออก

แนบรายงานเจ้าหน้าที่และคณะกรรมการไปยังรายงานการประชุมที่เสร็จสมบูรณ์ของคุณ ทำสำเนาตามจำนวนที่ต้องการ ถ้าเป็นไปได้ให้แจกจ่ายรายงานการประชุมก่อนการประชุมครั้งต่อไปเพื่อให้การเพิ่มเติมและ / หรือการแก้ไขสามารถทำได้อย่างรวดเร็ว

เคล็ดลับ

• ตรวจสอบผู้เข้าร่วมประชุมในรายการของคุณเมื่อพวกเขามาถึงที่ประชุม บันทึกความสำเร็จเช่นเดียวกับข้อกังวล ตรวจสอบการสะกดชื่ออย่างถูกต้อง เก็บสำเนาสำรองของนาทีของคุณ อย่ากลัวที่จะขอคำชี้แจง