ต้องเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายเพื่อให้พนักงานสามารถทำงานกับข้อมูลได้ทุกเวลาและทุกที่ อินเทอร์เน็ตเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการเพิ่มการเข้าถึงข้อมูล การมีข้อมูลพร้อมให้เข้าถึงออนไลน์ - เมื่อพนักงานกำลังเดินทางตัวอย่างเช่นเป็นเทคนิคหนึ่งที่ใช้สำหรับการจัดการข้อมูลจำนวนมาก
การป้อนข้อมูล
ส่วนหนึ่งของเทคนิคการจัดการข้อมูลเกิดขึ้นก่อนที่ข้อมูลจะเข้าสู่ฐานข้อมูล ข้อมูลจะต้องถูกต้องตามรายการแรกซึ่งหมายความว่าบุคคลที่แก้ไขข้อมูลจะต้องบันทึกข้อมูลอย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่นเมื่อลูกค้ารายงานการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ผ่านทางโทรศัพท์ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าจะต้องได้ยินลูกค้าอย่างถูกต้องเพื่อให้ที่อยู่นั้นถูกป้อนลงในฐานข้อมูลอย่างถูกต้อง เทคนิคหนึ่งในการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดคือการทำซ้ำข้อมูลกลับไปยังลูกค้า
การสำรองข้อมูล
ข้อมูลที่สูญหายอาจมีผลเสียต่อ บริษัท โดยเสียเวลาของ บริษัท เนื่องจากพยายามแทนที่ข้อมูลที่สูญหายตาม IBM บริษัท มักใช้วิธีการสำรองข้อมูลซึ่งจัดเก็บข้อมูลที่สำคัญเพื่อให้สามารถดึงข้อมูลนี้ได้ในกรณีที่ข้อมูลนี้สูญหาย
Data Cleansing
การล้างข้อมูลคือการแก้ไขข้อมูลที่ไม่ถูกต้องรวมข้อมูลและลบข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง การล้างข้อมูลใช้ทั้งโปรแกรมซอฟต์แวร์อัตโนมัติและการป้อนข้อมูลด้วยตนเองจากผู้ดูแลระบบฐานข้อมูล ในขณะที่การล้างข้อมูลลบข้อผิดพลาดและสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ บริษัท และพื้นที่เก็บข้อมูลกระบวนการทำความสะอาดข้อมูลอาจมีราคาแพงและใช้เวลานาน
ข้อมูลการแทนที่
บางครั้งซอฟต์แวร์สำรองข้อมูลโดยซอฟต์แวร์ดังกล่าวข้างต้น เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลด้วยเหตุผลใดก็ตามและข้อมูลหยุดทำงานอย่างถูกต้องข้อมูลจะถูกแทนที่ด้วยข้อมูลสำรองที่ทำงานในอดีต จากนั้นโปรแกรมเมอร์สามารถกำหนดได้ว่าการเปลี่ยนแปลงใดที่ทำให้ข้อมูลเสียหายและกำหนดว่าข้อมูลนี้จะสามารถปรับปรุงได้ดีขึ้นอย่างไรในอนาคต
การป้อนข้อมูลลูกค้า
บริษัท สามารถตั้งค่าเว็บไซต์ที่อนุญาตให้ลูกค้าป้อนข้อมูลโดยตรง การป้อนข้อมูลโดยตรงนี้ช่วยประหยัดเงินของ บริษัท โดยไม่ต้องการให้พนักงานพนักงานกรอกแบบฟอร์มที่จำเป็น ลูกค้าสามารถแก้ไขข้อมูลด้วยตนเองได้หากมีข้อผิดพลาด อย่างไรก็ตามลูกค้าไม่ได้มีความชำนาญด้านเทคโนโลยีเพียงพอที่จะรู้วิธีเข้าถึงฐานข้อมูลออนไลน์ผ่านอินเทอร์เน็ต
ตรวจสอบอีกครั้ง
ข้อมูลที่สำคัญมากควรตรวจสอบด้วยตาสองคู่เสมอ เมื่อพนักงานคนหนึ่งแก้ไขข้อมูลข้อมูลนั้นควรแก้ไขโดยใช้สีที่แตกต่างกันเพื่อแสดงว่ามีการเปลี่ยนแปลง จากนั้นพนักงานคนที่สองสามารถดูการแก้ไขข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น
ที่ปรึกษาด้านการจัดการข้อมูล
บริษัท ที่ปรึกษาหลายแห่งมีความเชี่ยวชาญในการจัดการคุณภาพข้อมูล บริษัท เหล่านี้ตรวจสอบว่าธุรกิจดำเนินกระบวนการจัดการข้อมูลอย่างไรและให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีปรับปรุงกระบวนการเหล่านี้
