แม้ว่าคำที่แนบมาและสิ่งที่แนบมามักจะใช้แทนกันในจดหมายธุรกิจพวกเขาเป็นตัวแทนของวิธีการที่แตกต่างกันของการรวมรายการ ในความหมายที่เข้มงวดที่สุดสิ่งที่แนบมาจะถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของจดหมายในขณะที่สิ่งที่แนบมาจะถือว่าเป็นเอกสารแยกต่างหาก สำหรับบางองค์กรเช่นรัฐบาลการใช้งานสำหรับแต่ละองค์กรจะถูกกำหนดโดยการโต้ตอบทางจดหมายที่ส่งไปในขณะที่การใช้งานอื่น ๆ นั้นเป็นที่ยอมรับ
การเพิ่มสิ่งที่แนบมา
สิ่งที่แนบมาเป็นเอกสารที่เป็นส่วนหนึ่งของจดหมายธุรกิจ มันจะเพิ่มหรืออธิบายข้อมูลเพิ่มเติมภายในจดหมาย ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ สเปรดชีตที่ให้คำอธิบายภาพของการเรียกเก็บเงินหรือการคาดการณ์ทางการเงินแผนภูมิที่ให้มุมมองกราฟิกของแนวโน้มธุรกิจหรืองบประมาณ เมื่อส่งสิ่งที่แนบมาให้ใส่คำว่า "สิ่งที่แนบมา" ที่ด้านล่างซ้ายของตัวอักษรด้วยเซมิโคลอนและจำนวนของสิ่งที่แนบ คุณควรพูดถึงตัวอักษรว่ามีการแนบรายการ (หรือหลายรายการติดอยู่) ที่ปรับปรุงหรืออธิบายข้อมูลเพิ่มเติมในจดหมาย
รวมถึงสิ่งที่แนบมาด้วย
สิ่งที่แนบมาเป็นเอกสารที่นอกเหนือไปจากจดหมายธุรกิจ สามารถยืนอยู่คนเดียวเป็นเอกสารของตัวเองและไม่ต้องใช้จดหมายธุรกิจเพื่ออธิบายว่าเอกสารคืออะไรหรือจะตีความอย่างไร เมื่อส่งสิ่งที่แนบมาในจดหมายธุรกิจให้วางตัวอักษร“ Enc” ด้วยเซมิโคลอนหรือเขียนคำว่า“ สิ่งที่แนบมา” ที่ด้านล่างของตัวอักษรทางด้านซ้าย จากนั้นใส่ชื่อของเอกสาร การแจ้งเตือนนี้ผู้อ่านว่าเอกสารที่สองรวมอยู่ในการติดต่อ ตัวอย่างหนึ่งของเอกสารที่เหมาะสมสำหรับตู้คือประวัติย่อที่มาพร้อมกับจดหมายปะหน้า ประวัติย่อแยกจากตัวอักษรและยืนอยู่คนเดียวได้อย่างง่ายดาย
ไฟล์แนบในอีเมล
ในบางสถานการณ์ไม่มีวิธีการแยกความแตกต่างระหว่างสิ่งที่แนบมาและสิ่งที่แนบมา หนึ่งในสถานการณ์เหล่านี้เกิดขึ้นเมื่อคุณส่งจดหมายธุรกิจทางอีเมล เนื่องจากไม่มีตัวเลือกสิ่งที่แนบมาและอีเมลเป็นรูปแบบของการส่งทางอิเล็กทรอนิกส์เอกสารทั้งหมดที่ส่งทางอีเมลจะกลายเป็นสิ่งที่แนบมา สิ่งที่แนบมาจะถูกเพิ่มลงในอีเมลเป็นรายการที่สามารถดาวน์โหลดได้ซึ่งส่งมาพร้อมกับเนื้อความของอีเมล
การใช้งานของรัฐบาลกลาง
อาจมีกฎระเบียบสำหรับการใช้งานของสิ่งที่แนบมาและสิ่งที่แนบมาในบางสาขาของรัฐบาลกลาง ตัวอย่างเช่นในคู่มือการตอบจดหมายของพวกเขาการสำรวจทางธรณีวิทยาของสหรัฐอเมริกาอธิบายถึงวิธีจัดการกับสิ่งที่แนบมาและสิ่งที่แนบมาเมื่อส่งจดหมายโต้ตอบไปยังพวกเขา ตามคู่มือของพวกเขาคุณส่งรายการเป็นสิ่งที่แนบมาเมื่อการติดต่อเป็นบันทึกในขณะที่ถ้ามันเป็นจดหมายคุณควรใช้สิ่งที่แนบคำว่าสำหรับเอกสารเพิ่มเติม ในกรณีใดกรณีหนึ่งให้พิมพ์ "สิ่งที่แนบมา" หรือ "สิ่งที่แนบมา" สองบรรทัดด้านล่างบล็อกลายเซ็น การทำเช่นนี้เป็นการบอกให้ผู้อ่านมองหาสิ่งที่แนบมาหรือสิ่งที่แนบมา หากพวกเขาหายไปขอให้พวกเขาส่งเพราะพวกเขาตั้งใจที่จะส่งพร้อมจดหมายหรือบันทึกช่วยจำ
หากมีสิ่งที่แนบมามากกว่าหนึ่งรายการให้ระบุจำนวนเช่น "2 Enclosures" หรือ "3 Attachments" หากไม่ได้ระบุในข้อความให้ใช้เครื่องหมายจุดคู่หลังคำตามด้วยชื่อของเอกสารหรือคำอธิบายในบรรทัดถัดไป ตัวอย่างเช่น: "สิ่งที่แนบมา:" (บรรทัดถัดไป) เยื้องสองช่องว่างและเพิ่ม "Resume ของ John Q. Adams" โดยไม่สิ้นสุดเครื่องหมายวรรคตอน เมื่อมีหลายสิ่งที่แนบมาหรือสิ่งที่แนบมาที่ไม่ได้กล่าวถึงในข้อความชื่อหรืออธิบายแต่ละคนในบรรทัดแยกต่างหาก ตัวอย่างเช่น: 2 ไฟล์แนบ: (บรรทัดถัดไป) เยื้องสองช่องว่างและประเภท: "ประวัติย่อของ John Q. Adams" (บรรทัดถัดไป) เยื้องสองช่องว่างและประเภท: รายการรางวัลและความสำเร็จ "โดยไม่มีเครื่องหมายวรรคตอนสิ้นสุด
