บ่อยครั้งที่เกี่ยวกับธุรกิจมีความจำเป็นที่จะต้องส่งแถลงการณ์สำคัญของ บริษัท ไปยังกลุ่มบุคคลเพื่อแจ้งให้ทราบถึงการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขนโยบายและขั้นตอนของ บริษัท หากคนเหล่านั้นอยู่ในกลุ่มอย่างเป็นทางการมีตัวเลือกจำนวนมากสำหรับการจัดการจดหมายถึงพวกเขา
การกล่าวถึงกลุ่มในจดหมาย
ใช้ชื่อที่กำหนดอย่างเป็นทางการสำหรับกลุ่มหากมีการจัดกลุ่มอย่างเป็นทางการและเป็นที่รู้จักในชื่อนั้น ตัวอย่างเช่นหากกลุ่มคือ Daughters of American Revolution มันถูกต้องสมบูรณ์ในการระบุจดหมายถึงกลุ่มโดยใช้ "Dear Daughters of the American Revolution" นี่เป็นวิธีที่เป็นทางการที่สุดในการรับทราบข้อมูลในจดหมายสำหรับ การบริโภคของกลุ่มทั้งหมดอย่างไรก็ตามเป็นที่น่าสงสัยว่าจดหมายนั้นจะได้รับการแบ่งปันกับกลุ่มโดยรวม แต่เป็นเจ้าหน้าที่และผู้จัดการ
นอกจากนี้ยังเป็นที่ยอมรับที่จะระบุกลุ่มโดยใช้ชื่อกลุ่มของพวกเขาโดยยกเลิกการกำหนด "เรียน" คุณอาจเริ่มต้นจดหมายด้วย "ถึงผู้จัดการบัญชีทั้งหมด" หรือ "ควบคุมหัวหน้ากะกลางคืน"
หากกลุ่มนั้นเป็นกลุ่มที่คุณต้องการระบุชื่อบุคคลที่ไม่รู้จักชื่อและชื่อมันเหมาะสมที่จะใช้คำทักทาย“ กับผู้ที่อาจเกี่ยวข้อง” ในขณะที่วลีนี้อนุมานว่ามีไว้สำหรับบุคคลนั้น เหมาะสมที่จะใช้เมื่อพูดถึงกลุ่ม คำทักทายในขณะที่ถูกต้องและเหมาะสมนั้นขาดอำนาจที่มาจากการระบุตัวอักษรสำคัญพร้อมชื่อและชื่อบุคคลที่ถูกต้อง
ใช้การกำหนดอย่างง่ายเช่น "การแจกจ่าย" หรือแม้แต่ "ดูการแจกจ่าย" ในฟิลด์ "ถึง" ของบันทึกข้อตกลงทางธุรกิจโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าจดหมายนั้นเป็นจดหมายภายใน ชื่อของบุคคลทั้งหมดในรายชื่อการแจกจ่ายควรได้รับการเปิดเผยอย่างสมบูรณ์ในจดหมายโดยปกติจะเป็นส่วนหนึ่งของส่วนท้าย รายการนี้สามารถจัดเรียงตามตัวอักษรหรือตามลำดับชั้นขององค์กรที่มีชื่อผู้จัดการอาวุโสระบุไว้ก่อนตามลำดับอันดับตามด้วยรายชื่อเรียงตามตัวอักษรของผู้ใต้บังคับบัญชาทั้งหมด
รายการชื่อชื่อและที่อยู่ของทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องหากกลุ่มมีขนาดเล็กและไม่ได้เชื่อมต่อโดยการเชื่อมโยงกับ บริษัท เดียว วิธีนี้เป็นวิธีหนึ่งที่สะดวกสบายสำหรับผู้รับจดหมายซึ่งได้รับคู่มืออ้างอิงที่มีประโยชน์สำหรับทุกฝ่ายในชุมชน
