ฟังก์ชั่นการบัญชีขั้นพื้นฐานไม่เพียง แต่ทักษะชีวิตที่สำคัญเท่านั้น สิ่งเหล่านี้มีความสำคัญต่อการจัดการธุรกิจที่เหมาะสม การเก็บบันทึกอย่างระมัดระวังเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามสามารถแสดงให้เห็นถึงการเติบโตและความก้าวหน้าตลอดเวลาและรับผิดชอบต่อนักลงทุนของ บริษัท หรือสถาบันสินเชื่อ เป็นสิ่งสำคัญเสมอที่จะรู้ว่าต้องใช้เงินจำนวนเท่าใดเพื่ออะไรและเมื่อใด การมีข้อมูลนี้อยู่ในมือและจัดเก็บในลักษณะที่เป็นระเบียบช่วยให้ บริษัท และกลุ่มต่าง ๆ รู้ว่าสิ่งใดที่ทำงานได้ดีทางการเงินและสิ่งที่อาจต้องเปลี่ยนเพื่อให้แน่ใจว่าการปรับปรุงในอนาคต
ภาพรวมของฟังก์ชั่นการบัญชี
หน้าที่หลักสามประการของการบัญชีคือ:
- การรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางการเงินของธุรกิจ ข้อมูลจะถูกรวบรวมจากเอกสารต้นฉบับบันทึกครั้งแรกในวารสารแล้วโพสต์ไปยังบัญชีแยกประเภทด้วยตนเองหรือด้วยซอฟต์แวร์บัญชี
- เพื่อให้ข้อมูลที่สามารถใช้สำหรับรายงานการจัดการงบการเงินการวางแผนเชิงกลยุทธ์และการตัดสินใจ
- เพื่อให้การควบคุมที่มีประสิทธิภาพมีประสิทธิภาพและถูกต้องในการบันทึกและประมวลผลข้อมูล
บทบาทของการบัญชีในธุรกิจ
การบัญชีมีบทบาทสำคัญในธุรกิจ การเก็บบันทึกที่ครอบคลุมช่วยให้มั่นใจว่ามีความสามารถในการจัดทำรายงานทางการเงินที่แม่นยำซึ่งอาจจำเป็นในระหว่างการตรวจสอบสำหรับรายงานรายไตรมาสแก่นักลงทุนหรือสถาบันสินเชื่อ ทุกอย่างตั้งแต่การยื่นภาษีรายปีหรือรายไตรมาสจนถึงการตรวจสอบและการขอสินเชื่อจะต้องใช้งบการเงินแบบละเอียด มันเป็นเพียงการบำรุงรักษาบันทึกทางบัญชีอย่างระมัดระวังเท่านั้นที่สามารถให้ข้อมูลนี้ได้เมื่อจำเป็น
ความสามารถในการวิเคราะห์แง่มุมของสุขภาพทางการเงินของธุรกิจเช่นกระแสเงินสดผลกำไรและสินเชื่อคงค้างเป็นส่วนสำคัญของการดำเนินธุรกิจ ด้วยข้อมูลนี้ในมือผู้จัดการหรือเจ้าของสามารถกำหนดสิ่งที่ทำงานให้กับธุรกิจของพวกเขาและสิ่งที่ไม่เป็นเช่นเดียวกับสิ่งที่พวกเขาอาจทำงานเพื่อปรับปรุงสุขภาพทางการเงินโดยรวมของ บริษัท ในอนาคต
การบัญชีแบบพิเศษที่เรียกว่าการบัญชีการจัดการมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้นำ บริษัท สำหรับการบัญชีการจัดการนักบัญชีมีหน้าที่เฉพาะในการจัดทำรายงานทางการเงินที่จะช่วยให้ผู้จัดการในการตัดสินใจที่สำคัญเพื่อเป็นแนวทางในอนาคตของ บริษัท สิ่งนี้แตกต่างจากการบัญชีการเงินในบัญชีการจัดการที่ให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการดำเนินธุรกิจ ในทางกลับกันนักบัญชีการเงินจัดทำรายงานที่ระบุว่าธุรกิจกำลังดำเนินไปได้ดีเพียงใด โดยรวมแล้วทั้งการจัดการและนักบัญชีการเงินเป็นไปตามกฎทองบัญชีเดียวกันและจะต้องปฏิบัติตามมาตรฐานอุตสาหกรรมเดียวกันและหลักการบัญชีทั่วไป
หน้าที่หลักของนักบัญชีคืออะไร
หากคุณสนใจอาชีพในสาขาการบัญชีคุณอาจสงสัยว่าอะไรคือหน้าที่หลักของนักบัญชี นักบัญชีมีความสำคัญต่อธุรกิจทุกขนาดและทุกประเภทเพราะพวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบในการรวบรวมความถูกต้องบันทึกการวิเคราะห์และการรายงานข้อมูลทางการเงินของ บริษัท บางครั้งนักบัญชีทำหน้าที่ในบทบาทการบริหารส่วนใหญ่นำข้อมูลจากเอกสารทางการเงินและใส่ลงในวารสารหรือซอฟต์แวร์บัญชี ในกรณีอื่น ๆ นักบัญชีทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาของ บริษัท วิเคราะห์บันทึกทางการเงินและแนะนำวิธีการที่ธุรกิจอาจใช้เพื่อประหยัดเงินหรือเพื่อส่งเสริมการเติบโต บริษัท ขนาดใหญ่อาจมีแผนกบัญชีทั้งหมดโดยมีพนักงานที่ทำหน้าที่แต่ละบทบาทเหล่านี้ ในบางกรณี บริษัท ขนาดเล็กอาจจ้างนักบัญชีภายนอก สิ่งนี้เป็นไปได้เนื่องจากกฎพื้นฐานของการบัญชีไม่แตกต่างจากอุตสาหกรรมต่ออุตสาหกรรมหรือระหว่าง บริษัท
ไม่ว่าธุรกิจจะทำบัญชีนักบัญชีมักจะถูกเรียกเก็บเงินจัดระเบียบและรักษาบันทึกทางการเงินของ บริษัท ส่วนสำคัญของงานนี้คือการทำให้มั่นใจว่ามีการรวบรวมบันทึกภายในขอบเขตของกฎหมายและข้อบังคับอุตสาหกรรม สำหรับ บริษัท ที่มีสาขาและนักบัญชีจำนวนมากในแต่ละแห่งก็มีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบบัญชีเพื่อให้แน่ใจว่าระบบและมาตรฐานขององค์กรบัญชีได้รับการยกย่องเช่นกัน สิ่งสำคัญคือเพื่อความมั่นคงที่ทั้ง บริษัท เก็บรักษาบันทึกไว้ในลักษณะเดียวกัน
นักบัญชีอาจต้องจัดทำแบบฟอร์มภาษีเป็นรายไตรมาสหรือรายปีขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจ ขึ้นอยู่กับขนาดของ บริษัท บุคคลในบทบาทนี้อาจทำหน้าที่ด้านทรัพยากรบุคคลและจัดการกับการแจกจ่ายเอกสารภาษีสิ้นปีให้กับพนักงาน แผนกบัญชีจำนวนมากยังรับผิดชอบในการจัดทำเช็คเงินเดือนพนักงาน
หาก บริษัท ใช้นักบัญชีสาธารณะที่ผ่านการรับรองผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีหรือที่ปรึกษาทางการเงินอาจเป็นบทบาทของนักบัญชีของธุรกิจในการติดต่อกับผู้รับเหมาเหล่านี้ พนักงานบัญชีอาจเก็บรักษาบันทึกเพิ่มเติมจัดระเบียบงบการเงินที่จำเป็นก่อนการประชุมหรือทำหน้าที่เป็นตัวแทนของ บริษัท ในการประชุมกับผู้รับเหมา นักบัญชียังช่วยในการตัดสินใจทางการเงินที่สำคัญ
กฎทองของการบัญชี
ทุกหลักสูตรการเรียนการบัญชีจะให้นักเรียนตอบคำถามพื้นฐานสิ่งที่เป็นกฎทองของการบัญชี? มีหลักการสำคัญสามข้อที่สอนและถือเป็นกฎทอง ซึ่งหมายความว่าพวกเขามีความสอดคล้องกันใน บริษัท และอุตสาหกรรมต่างๆ พวกเขาจะไม่เปลี่ยนแปลงโดยไม่คำนึงถึงลักษณะเฉพาะของธุรกิจ
เพื่อให้เข้าใจกฎทองของการบัญชีคุณต้องเข้าใจระบบการทำบัญชีสองครั้งก่อน ธุรกรรมทางการเงินทุกรายการจะอยู่ภายใต้ระบบนี้โดยส่งผลกระทบต่อความจำเป็นอย่างน้อยสองบัญชีจากผังบัญชี ตัวอย่างเช่นหากลูกค้าชำระเงินสำหรับเสื้อยืดขนาดใหญ่ที่มีราคา 1,000 ดอลลาร์คุณจะหักเงินจากหมวดหมู่รายได้ 1,000 ดอลลาร์ อย่างไรก็ตามยอดคงค้างก่อนหน้านี้สำหรับเสื้อจะได้รับการจดทะเบียนภายใต้ลูกหนี้ ดังนั้นนักบัญชีจะต้องให้เครดิตหมวดหมู่นั้น $ 1,000
กฎทองบัญชีแรกเป็นไปตามหลักการนี้และระบุว่าคุณมักจะหักเงินจากผู้รับและให้เครดิตแก่ผู้ให้ในการทำธุรกรรมใด ๆนี่เป็นจริงในกรณีของบัญชีส่วนบุคคลซึ่งสามารถกำหนดเป็นบัญชีที่เกี่ยวข้องกับบุคคล บริษัท หรือสถาบัน โดยการปฏิบัติตามหลักการนี้อย่างสม่ำเสมอคุณควรทำสองรายการสำหรับทุกธุรกรรมทางการเงิน
กฎทองบัญชีที่สองระบุว่าคุณควรเดบิตสิ่งที่เข้ามาและให้เครดิตว่าอะไรจะเกิดขึ้น นี่คือสาระสำคัญเช่นเดียวกับกฎหมายเลขหนึ่ง แต่ไม่ได้ใช้สำหรับบัญชีส่วนบุคคล กฎนี้มีผลบังคับใช้ในกรณีของบัญชีจริงที่เริ่มต้นด้วยยอดเงินเดบิต บัญชีจริงคือบัญชีงบดุลรวมถึงสินทรัพย์เช่นเงินสดลูกหนี้และอาคารบัญชีหนี้สินเช่นเจ้าหนี้และเงินเดือนเจ้าหนี้และบัญชีส่วนของผู้ถือหุ้นเช่นหุ้นสามัญและกำไรสะสม ดังนั้นในตัวอย่างก่อนหน้านี้นักบัญชีจะหักบัญชีเงินสดขาเข้า ในทางกลับกันหาก บริษัท ใช้เงินซื้อวัสดุสิ้นเปลืองธุรกรรมนั้นจะถูกแสดงเป็นเครดิตให้กับ บริษัท
กฎทองบัญชีที่สามนำไปใช้กับบัญชีที่ระบุเช่นที่เกี่ยวข้องกับเงินทุน พวกเขาสามารถรวมสิ่งที่เกี่ยวข้องกับรายได้และค่าใช้จ่ายเช่นค่าเช่าจ่ายส่วนลดหนี้สูญและคอมมิชชั่น กฎข้อที่สามระบุว่าคุณต้องหักค่าใช้จ่ายและการสูญเสียทั้งหมดและเครดิตรายได้และกำไรทั้งหมด
พื้นฐานของการบัญชี
หากคุณหวังที่จะเรียนรู้เกี่ยวกับการบัญชีหรือหากคุณต้องการตั้งค่าระบบบัญชีขั้นพื้นฐานสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณมีสิ่งจำเป็นบางอย่างที่คุณต้องทำความคุ้นเคย ตามเนื้อผ้าการบันทึกข้อมูลทางการเงินได้ดำเนินการด้วยตนเอง หนังสือที่ใช้ติดตามธุรกรรมทางการเงินเรียกว่าวารสาร วันนี้คุณอาจต้องการใช้ซอฟต์แวร์บัญชี แต่คำว่า "วารสาร" ยังคงปรากฏบ่อยครั้งแม้ในบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนี้หลักการพื้นฐานก็เหมือนกัน
ธุรกรรมเป็นเหตุการณ์ทางการเงินที่ต้องมีการบันทึกไว้ คุณติดตามจำนวนของการทำธุรกรรมพร้อมกับวันที่มันเกิดขึ้นคำอธิบายและบัญชีที่จะเดบิตหรือเครดิต
บางครั้งธุรกิจอาจใช้วารสารหลายเล่มเพื่อติดตามธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับบัญชีต่างๆ ตัวอย่างเช่นบันทึกรายรับเงินสดอาจถูกใช้เพื่อจัดระเบียบรายการเงินของคุณที่เข้ามาในขณะที่อาจใช้บันทึกการเบิกจ่ายเงินสดเพื่อบันทึกเงินทุนที่ออกไป สมุดรายวันการเบิกเงินสดเป็นเช่นเดียวกับการลงทะเบียนสมุดเช็ค
เพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจสอบที่มีศักยภาพและเพื่อรักษาความสะอาดหนังสือคุณควรใช้บัญชีการตรวจสอบแยกต่างหากหรือบัตรเครดิตสำหรับการทำธุรกรรมทางธุรกิจ การผสมบัญชีส่วนบุคคลและบัญชี บริษัท ไม่เพียง แต่ทำให้การบันทึกมีความซับซ้อนมากขึ้น แต่ยังอาจเพิ่มค่าสถานะสีแดงในระหว่างการตรวจสอบบัญชี
การบัญชีขึ้นอยู่กับผังบัญชีสำหรับกรอบงาน รายการหมวดหมู่ของรายได้และค่าใช้จ่ายนี้รวมถึงตัวอย่างเช่นสินทรัพย์หนี้สินส่วนของเจ้าของรายได้ต้นทุนขายสินค้า (ไม่สามารถใช้ได้กับ บริษัท ที่ให้บริการ) และค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน มีการเพิ่มบัญชีรายรับและรายจ่ายอื่นตามที่ต้องการ
เมื่อติดตามธุรกรรมทางการเงินแต่ละรายการควรจัดหมวดหมู่ตามประเภทของมัน งบการเงินมักจะรวมยอดรวมของแต่ละประเภทบัญชีมากกว่าการทำธุรกรรมแต่ละรายการ ตัวอย่างเช่นรายงานการเงินรายเดือนรายไตรมาสหรือรายปีเช่นงบดุลรวมถึงสินทรัพย์รวมหนี้สินรวมและส่วนของผู้ถือหุ้น
เมื่อจัดทำงบการเงินสถานะของ บริษัท จะแสดงในงบดุล มันเป็นภาพรวมของสถานะทางการเงินของ บริษัท ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง สินทรัพย์เป็นสิ่งที่จับต้องได้หรือเป็นรูปธรรมที่ธุรกิจเป็นเจ้าของเช่นเงินสดลูกหนี้ (เงินที่เป็นหนี้จากธุรกิจ) การลงทุนอาคารอาคารที่ดินอุปกรณ์หรือทรัพย์สินอื่น ๆ ในทางกลับกันหนี้สินเป็นสิ่งที่ บริษัท เป็นหนี้ต่อผู้อื่นเช่นสินเชื่อตั๋วเงินบัตรเครดิตหรือการจำนอง ทุนหรือทุนประเภทที่สามในงบดุลสะท้อนถึงการลงทุนของ บริษัท ในธุรกิจและกำไรหรือขาดทุนสำหรับธุรกิจตั้งแต่เริ่มต้น ทั้งสามประเภทจะต้องมีความสมดุลดังนั้นสินทรัพย์จะต้องเท่ากับส่วนของเจ้าของบวกหนี้สิน
ประเภทบัญชีอื่น ๆ มักจะไม่รวมอยู่ในการรายงานขนาดใหญ่ อย่างไรก็ตามรายได้ต้นทุนขายและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานถูกบันทึกในบัญชีแยกประเภททั่วไปของธุรกิจซึ่งประกอบด้วยยอดคงเหลือของทุกบัญชีที่ถูกติดตามโดย บริษัท รายได้หรือรายได้คือเงินที่ได้จากการขายสินค้าหรือบริการ หาก บริษัท ผลิตสินค้ามากกว่าขายบริการจะมีการบันทึกต้นทุนของผลิตภัณฑ์และเรียกว่าต้นทุนของสินค้าที่ขาย ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานรวมถึงค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจเป็นประจำทุกวันรวมถึงค่าสาธารณูปโภคต่างๆเช่นค่าความร้อนและค่าพลังน้ำสำหรับสำนักงานบริการอินเทอร์เน็ตหรือค่าเช่าเป็นต้น
นอกจากงบดุลงบกำไรขาดทุนหรืองบกำไรขาดทุน (งบกำไรขาดทุน) เป็นงบการเงินที่สำคัญซึ่งแสดงรายได้ลบด้วยค่าใช้จ่ายที่มีผลกำไรหรือขาดทุนสุทธิ
มันสำคัญมากที่จะต้องมีนักบัญชีที่มีทักษะไม่ว่าธุรกิจของคุณจะอยู่ในอุตสาหกรรมประเภทใด นักบัญชีวิเคราะห์ด้านการเงินที่ซับซ้อนที่สุดของธุรกิจและให้คำแนะนำที่สำคัญ นักบัญชีสามารถบอกคุณได้ว่าธุรกิจของคุณดำเนินไปได้ดีเพียงใดและแจ้งเตือนคุณเกี่ยวกับสิ่งที่ควรเปลี่ยนแปลงเพื่อให้แน่ใจว่าการเติบโตสูงสุด บริษัท ทั้งหมดจะต้องจัดลำดับความสำคัญของการบัญชีไม่ว่าจะมีพนักงานที่ทุ่มเทเพียงคนเดียวผู้รับเหมาหรือทีมงานด้านการจัดการและนักบัญชีการเงินทั้งหมด
