การประชุมที่สำคัญ? ขับเลือดที่กำลังจะมา? อาจมีหลายเหตุผลในการส่งบันทึกทางธุรกิจที่โน้มน้าวใจ บันทึกที่แจกจ่ายใด ๆ จะต้องเขียนอย่างดีเพราะมันหมายถึงคุณและแผนกของคุณ และแน่นอนคุณต้องการชักชวนให้ผู้คนเข้าร่วมลงทะเบียนให้หรืออะไรก็ตามที่คุณขอให้พวกเขาทำ ปฏิบัติตามแนวทางสองสามข้อนี้เมื่อร่างบันทึกช่วยจำที่สามารถช่วยให้คุณได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
ระบุผู้ชมของคุณ
ทำความเข้าใจผู้อ่านหรือกลุ่มเป้าหมาย บันทึกช่วยจำสำหรับทีมของคุณมีแนวโน้มที่จะแตกต่างจากในบันทึกไปยังคณะกรรมการ ในขณะที่มืออาชีพมักจะอยู่ในธรรมชาติบันทึกบางอย่างจะต้องเป็นทางการมากขึ้นในการพูด ปัจจัยอื่น ๆ เช่นอายุเพศและระดับการศึกษาอาจมีส่วนร่วมในการเขียนบันทึกโน้มน้าวใจ
ระบุธีมของคุณ
อาจฟังดูงี่เง่าเพราะคุณคิดว่าคุณรู้ว่าบันทึกของคุณจะเป็นอย่างไร แต่การเขียนธีมที่ชัดเจนสำหรับจดหมายของคุณจะช่วยให้คุณจดจ่อกับสิ่งที่คุณต้องการจะเกิดขึ้น การระบุอย่างกระชับช่วยให้คุณไปถึงจุดที่ไม่มีความคิดเห็นเพิ่มเติมมากเกินไป การระบุธีมเป็นเพียงการอ้างอิงของคุณในขณะที่เขียน คุณไม่ได้ประกาศธีมของคุณต่อผู้อ่าน ตัวอย่างเช่นธีมของคุณอาจเป็น "สนับสนุนไดรฟ์เลือดในวันอังคารหน้า"
ร่างบันทึก
Ooh มันเป็นคำที่เกลียดตั้งแต่ชั้นประถมศึกษาปีที่เจ็ดจนถึงมัธยมปลาย "เค้าร่าง" ผ่อนคลาย. นี่เป็นเพียงแค่ ไม่เป็นทางการ ร่างของผู้อ่านคือสิ่งที่คุณต้องการให้เขาทำและทำไมเขาควรทำ จะไม่มีใครเห็นสิ่งนี้นอกจากคุณ; ไม่มีไวยากรณ์จะห้อยอยู่เหนือไหล่ของคุณหรือเอาปากกาสีแดงไปเพราะคุณไม่มีจุด B ที่จะไปพร้อมกับจุด A ของคุณโครงร่างนี้ช่วยให้คุณสามารถสั่งความคิดของคุณได้เสมอ โครงร่างของคุณอาจเป็นเพียงสัญลักษณ์แสดงหัวข้อตามลำดับ:
- สนับสนุนการขับเลือดวันอังคารหน้า
- ไดรฟ์เลือดช่วยชีวิต
- กรุ๊ปเลือดทุกชนิดมีความจำเป็น
- กำหนดนัดหมาย.
เพิ่มบันทึกลงในโครงร่างที่รายละเอียดสมเหตุสมผล:
- สนับสนุนการขับเลือดวันอังคารที่ 25 กันยายนเวลา 08:00 น. - เที่ยง
- ไดรฟ์เลือดช่วยชีวิต
- กรุ๊ปเลือดทุกชนิดมีความจำเป็น
- ทำการนัดหมายเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องรอ โทร ____
ทำให้สั้นและมุ่งเน้น
เริ่มเขียนโดยใช้โครงร่างและบันทึกย่อของคุณ โปรดจำไว้ว่าบันทึกช่วยจำนั้นสั้นและเน้นไปที่ อธิบายโดยสังเขป แต่ในรายละเอียดสิ่งที่คุณต้องการให้ผู้อ่านทำทำไมเป็นอย่างไรบ้าง เขียนรายการประโยชน์ของการลงมือปฏิบัติ การให้ผู้คนเห็นด้วยกับสิ่งที่คุณเสนอและทำตามที่คุณร้องขอคือเป้าหมายสูงสุดของบันทึกช่วยจำ แต่เพื่อโน้มน้าวใจผู้คนว่าสิ่งที่คุณแนะนำเป็นความคิดที่ดีคุณต้องให้เหตุผลผู้อ่านว่าทำไมพวกเขาควรปฏิบัติตาม บอกคนอื่น ๆ ว่าจะได้อะไรและให้ประโยชน์หลักของการทำสิ่งที่คุณถาม
แก้ไขและเขียนซ้ำ
ตรวจสอบข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และการสะกดคำ ในขณะที่ความคิดเบื้องหลังบันทึกนั้นมีความสำคัญ แต่สิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ ก็มีความสำคัญเช่นกัน บันทึกจะโน้มน้าวใจมากขึ้นหากมีการเขียนที่ดีและปราศจากข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และการพิมพ์ นักธุรกิจมีความคาดหวังสูง หากบันทึกช่วยจำ แต่มีข้อผิดพลาดที่สังเกตได้ชัดเจนข้อผิดพลาดเหล่านี้จะลดผลกระทบและประสิทธิผลของบันทึกช่วยจำ หลังจากร่างแรกให้วางทิ้งไว้และกลับมาใช้ใหม่ในเวลาไม่กี่นาทีหรือสองสามชั่วโมงขึ้นอยู่กับระยะเวลาที่คุณมีก่อนที่คุณจะต้องส่ง อ่านบันทึกช่วยจำและทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่คุณคิดว่าจะปรับปรุง
ตัวอย่างเช่นหากคุณคิดว่าสามารถใช้การโน้มน้าวใจได้มากกว่าให้ทำวิจัยเล็กน้อยเพื่อหาข้อเท็จจริงที่น่าสนใจ:
- สนับสนุนการขับเลือดวันอังคารที่ 25 กันยายนตั้งแต่เวลา 08:00 น. ถึงเที่ยงวัน
- ไดรฟ์เลือดช่วยชีวิต เมื่อปีที่แล้วเพียงอย่างเดียวก็ใช้เลือด ____ ไพน์ท์ที่โรงพยาบาลท้องถิ่นของเราเนื่องจากมีเหตุฉุกเฉินและการถ่ายเลือด ขอบคุณทุกคนที่บริจาคโลหิต
- กรุ๊ปเลือดทุกชนิดมีความจำเป็น
- โทรหา ____ เพื่อนัดเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องรอ
ขอคำติชมก่อน
ก่อนที่คุณจะส่งบันทึกช่วยจำรับคำติชมจากผู้อื่น ถามคนสองสามคนที่เห็นคุณค่าความเห็นของคุณก่อนที่จะส่งออกไป ถามว่าพวกเขาจะถูกชักชวนให้ดำเนินการหรือไม่และถ้าไม่ทำไม ฟังข้อเสนอแนะใด ๆ และพยายามที่จะรวมความคิดที่เป็นประโยชน์ใด ๆ ไว้ในบันทึกช่วยจำ บันทึกการโน้มน้าวใจมักจะใช้เวลาร่างไม่กี่ก่อนที่จะดีพอที่จะกระจาย
