มีหลายกรณีที่คุณอาจถูกขอให้เขียนจดหมายในนามของบุคคลอื่น ตัวอย่างเช่นนักกฎหมายให้ทำอย่างสม่ำเสมอ สถานการณ์อื่น ๆ รวมถึงการเขียนสำหรับผู้ที่ไม่มีทักษะในการทำด้วยตนเองหรือเป็นผู้เรียนภาษาที่สองและไม่สามารถเขียนเป็นภาษาอังกฤษได้ การที่เจ้านายของคุณไม่อยู่ที่สำนักงานอาจเป็นอีกสาเหตุหนึ่งที่ทำให้เขาขอให้คุณเขียนจดหมายในนามของเขา ไม่ว่าคุณจะเขียนจดหมายให้คนอื่นทำไมรูปแบบนั้นก็สอดคล้องกัน
กำหนดเนื้อหา
พูดกับบุคคลที่คุณจะเขียนจดหมายในนามของ จัดทำรายการคะแนนเพื่อให้ครอบคลุมบุคคลที่จะส่งจดหมายถึงและรายละเอียดอื่น ๆ ที่จำเป็นต้องรวม สนทนาหัวข้อของจดหมายจนกว่าคุณจะรู้สึกว่าคุณมีข้อมูลพื้นฐานเพียงพอที่จะเขียนได้อย่างถูกต้อง
ใช้หัวจดหมายและรูปแบบจดหมายธุรกิจ
เขียนบนกระดาษหัวจดหมายถ้าเป็นไปได้เพราะให้ความน่าเชื่อถือในการโต้ตอบของคุณ หากคุณไม่มีหัวจดหมายให้พิมพ์ที่อยู่ของบุคคลที่คุณกำลังเขียนจดหมายไว้ที่ด้านบนของหน้าเว้นช่องว่างแล้วพิมพ์วันที่ เริ่มต้นด้วยคำทักทาย“ ที่รัก” แล้วตามด้วยชื่อของบุคคลและเครื่องหมายจุลภาค ตัวอย่างเช่นถ้าคุณเขียนถึง บริษัท ก็จะอ่าน“ เรียนคุณบริกส์ที่รัก” หรือ“ ถึงผู้พิพากษาที่เป็นประธาน” ถ้าเป็นศาล
ใช้รูปแบบบล็อกสำหรับจดหมายธุรกิจ ประโยคทั้งหมดเริ่มต้นที่ด้านซ้ายของหน้า ย่อหน้าถูกคั่นด้วยช่องว่างบรรทัด ระยะห่างระหว่างการปิดของคุณคือสามถึงสี่บรรทัดเพื่อให้ลายเซ็นของคุณ พิมพ์จดหมายธุรกิจแทนที่จะเขียนด้วยลายมือ
ประกาศการประพันธ์
ประกาศว่าคุณกำลังเขียนในนามของบุคคลอื่นถ้ามันเหมาะสมเช่นในจดหมายถึงศาล หากเป็นจดหมายออกไปภายใต้ชื่อของบุคคลอื่นคุณไม่จำเป็นต้องระบุว่าเธอไม่ได้เขียนเอง ในกรณีของการบาดเจ็บทางร่างกายหรือปัญหาภาษาระบุเหตุผล:“ ฉันเขียนในนามของ Jeremy Smithers ในขณะที่เขาเล่นสกีข้อมือทั้งสอง”
ใช้ภาษาที่มีประสิทธิภาพและเข้าใจง่าย
ไปที่จุด ตัวอักษร - ไม่ว่าในนามของคนอื่นหรือไม่ - ต้องสั้นและกระชับ ระบุสาเหตุที่คุณเขียนแล้วเริ่มย่อหน้าใหม่สำหรับแนวคิดสนับสนุนของคุณ อย่าลืมเปลี่ยนย่อหน้าและเว้นวรรคเมื่อคุณเปลี่ยนความคิด เขียนเป็นภาษาที่เข้าใจง่าย อย่าใช้คำขนาดใหญ่เมื่อประโยคเล็ก ๆ ทำและทำให้ประโยคของคุณสั้น มุ่งเพื่อความชัดเจนมากกว่าพยายามสร้างความประทับใจให้ผู้อ่านด้วยคำศัพท์ที่ครอบคลุม
ใช้เสียงที่เป็นทางการ
รักษาโทนสีให้เป็นธุรกิจ หลีกเลี่ยงวลีดอกไม้และจดจ่อกับหัวข้อที่คุณเขียน อย่าเสนอความเห็นของคุณในเรื่องนี้เว้นแต่จะมีเหตุผลที่ดีในการทำเช่นนั้น
ปิดที่แข็งแกร่ง
สรุปเนื้อหาของตัวอักษรในย่อหน้าสุดท้าย ระบุการดำเนินการที่บุคคลที่คุณกำลังเขียนจดหมายถึงสิ่งที่ต้องการ หากสามารถแทนที่อุปกรณ์ที่ชำรุดหรือร้องขอการประชุม ใช้การปิด“ ขอแสดงความนับถือ” หรือ“ ขอแสดงความนับถือ” เพื่อให้สอดคล้องกับโทนธุรกิจของจดหมาย วลีเช่น“ คุยเร็ว ๆ นี้” หรือ“ เพื่อนของคุณ” ไม่เหมาะสม ลงชื่อและพิมพ์ชื่อของคุณตามด้วยคำว่า "ในนามของ ชื่อบุคคลที่คุณกำลังเขียนเพื่อ"
ทบทวน
ฝากจดหมายของคุณเป็นเวลาประมาณหนึ่งวันแล้วจึงแก้ไข รวมถึงข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และการสะกดคำให้ตรวจสอบคำที่สับสนเช่น "ผ่านไปแล้ว" หรือ "ส่งผลกระทบและผลกระทบ" ตรวจสอบกับรายการต้นฉบับของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ลืมอะไรเลย ทำให้ตัวเองอยู่ในสถานที่ของผู้รับจดหมาย อ่านออกเสียงให้ตัวเองและประเมินด้วยน้ำเสียงและเนื้อหา แก้ไขตาม ตรวจสอบจดหมายกับบุคคลในนามของคุณที่คุณเขียน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้มองข้ามสิ่งที่บุคคลต้องการรวมไว้
