เมื่อแจ้งพนักงานผู้จัดหาหรือเจ้าของนโยบายว่าสัญญาของพวกเขาไม่ได้รับการต่ออายุคุณจะต้องส่งจดหมายที่ไม่ต่ออายุ การเขียนจดหมายฉบับนี้ด้วยไหวพริบและความเป็นมืออาชีพสามารถช่วยให้การแยกกันเองเป็นมิตรไม่ต้องพูดถึงการประหยัดเวลาและความโศกเศร้า นี่เป็นกลอุบายที่ค่อนข้างยุ่งยาก จดหมายที่ไม่ต่ออายุจะต้องมีความสมดุลระหว่างตำแหน่งที่ระบุไว้อย่างแน่นหนาและความรู้สึกไวต่ออารมณ์ของผู้รับ
แสดงเจตจำนงของคุณอย่างชัดเจน
ระบุวัตถุประสงค์ของคุณอย่างชัดเจน ความคลุมเครือสามารถเปิดประตูเพื่อความสับสนในภายหลัง หลังจากระบุชื่อของธุรกิจหรือองค์กรที่เป็นปัญหาแล้วให้อธิบายว่าผู้อ่านไม่ได้รับการต่ออายุ สำหรับเรื่องที่ละเอียดอ่อนมากขึ้นเช่นตำแหน่งงานจดหมายควรติดตามการโทรศัพท์หรือการประชุมส่วนตัวเพื่ออธิบายเหตุผลที่ไม่ต่ออายุ
ตัวอย่าง:
คุณได้รับจดหมายฉบับนี้เนื่องจากขณะนี้คุณให้บริการกาแฟรายเดือนแก่สำนักงานของเราซึ่งเราจะต้องยกเลิกมีผลบังคับใช้ในเดือนหน้า
จัดเตรียม Backstory
ให้เหตุผลที่ซื่อสัตย์สำหรับการไม่ต่ออายุ ผู้รับของคุณสมควรได้รับคำอธิบายที่ถูกต้องสำหรับการตัดสินใจ ในหลายกรณีเหตุผลอาจง่ายพอ ๆ กับการเปลี่ยนแปลงนโยบายการตัดงบประมาณหรือการยกเลิกตำแหน่งปกติ หากการตัดสินใจขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพที่ไม่ดีให้พูดด้วยตัวอย่าง หลีกเลี่ยงความไม่ตั้งใจหรือถ้อยคำรุนแรงเกินไป ให้อยู่ในความสงบและเป็นมืออาชีพแทน ต้องแน่ใจว่าคุณมีรายงานเหตุการณ์เฉพาะเพื่อสำรองข้อความใด ๆ เกี่ยวกับการกระทำผิดหรือการปฏิบัติที่ไม่ดีหากการตัดสินใจเกิดขึ้น
ตัวอย่าง:
คุณไม่ได้รับการต่ออายุเนื่องจากประสิทธิภาพการทำงานของคุณโดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของความตรงต่อเวลาและความมุ่งมั่นต่องาน
พูดคุยตัวเลือกที่มี
อธิบายตัวเลือกที่มีให้ผู้รับ สำหรับการเปลี่ยนแปลงนโยบายให้ทางเลือกและวันที่สิ้นสุดที่เฉพาะเจาะจง ในสถานที่ทำงานหรือสัญญาของผู้จัดหาที่ไม่ต่อสัญญาเป็นสิ่งสำคัญที่ไม่เพียง แต่ให้กรอบเวลา แต่ยังมีคำแนะนำเกี่ยวกับเวลาและวันหยุดพักผ่อนที่เหลืออยู่และความรับผิดชอบ นี่เป็นโอกาสที่คุณควรเลือกเพื่อแจ้งให้ผู้รับทราบเกี่ยวกับกระบวนการอุทธรณ์การไม่ต่ออายุ ให้ข้อมูลติดต่อสำหรับบุคคลที่รับผิดชอบกระบวนการดังกล่าวหรือลิงค์ไปยังเว็บไซต์ที่เหมาะสมเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม
ตัวอย่าง:
โปรดทราบว่าการบริการของคุณกับเราจะสิ้นสุดลงในวันที่ 1 กุมภาพันธ์แม้ว่าเราไม่ต้องการบริการของคุณในขณะนี้เราอาจจะขยายงบประมาณออกไปในอนาคตดังนั้นโปรดกลับมาตรวจสอบกับเราอีกครั้งในปีนี้ จำเป็น
ความสุภาพ
มีความสุภาพ ในหลายกรณีการไม่ต่ออายุนั้นเป็นเรื่องที่น่าประหลาดใจสำหรับผู้รับและมันอาจเป็นจดหมายที่ยากที่จะอ่านเนื่องจากบ่อยครั้งจะแสดงถึงการเปลี่ยนแปลงชีวิตหรือรายได้ที่สำคัญ ขอบคุณพนักงานผู้ถือกรมธรรม์หรือผู้จัดหาสำหรับเวลาและการมีส่วนร่วมในธุรกิจของพวกเขาและตามความเหมาะสมขอให้พวกเขาโชคดีในความพยายามในอนาคต อย่างไรก็ตามอย่าอ้างถึงความวิตกกังวลหรือข้อสงสัยใด ๆ เกี่ยวกับการตัดสินใจเนื่องจากอาจแนะนำให้ผู้รับทราบว่าเขาหรือเธอควรแข่งขันการตัดสินใจหรือแม้แต่นำไปขึ้นศาล
ตัวอย่าง:
ขอบคุณสำหรับการสนับสนุนที่มีค่าที่คุณทำกับธุรกิจของเรา เราขอให้คุณโชคดีในความพยายามในอนาคต
รูปแบบที่เหมาะสม
เซ็นชื่อในจดหมายพร้อมชื่อและตำแหน่งของคุณ ให้ชื่อเรื่องและข้อมูลการติดต่อของคุณเพื่อให้ผู้รับจะเข้าใจอำนาจของคุณในการตัดสินใจและจะสามารถติดต่อคุณได้ด้วยคำถาม หากคุณเพียงแค่รายงานการเปลี่ยนแปลงนโยบายให้เพิ่มว่าการไม่ต่ออายุนั้นเป็นไปตามนโยบายนั้นและแนบเพื่อการอ้างอิง
ให้แน่ใจว่าได้อ่านสิ่งพิมพ์ขนาดเล็ก
หากคุณมีสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรกับบุคคลหรือบริการที่คุณเลือกที่จะไม่ต่ออายุให้แน่ใจว่าได้อ่านพิมพ์ละเอียด อาจมีข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับวิธีและเวลาที่คุณสามารถยกเลิกสัญญาที่คุณต้องปฏิบัติตามเพื่อที่คุณจะได้ไม่เกิดสถานการณ์ที่ผิดสัญญา หากเป็นสัญญาที่ต่ออายุโดยอัตโนมัติเช่นสำหรับการบริการรายเดือนให้ส่งคำขอของคุณเพื่อยกเลิกและส่งไปยังแผนกที่เหมาะสม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุวันที่ที่คุณต้องการยกเลิกบริการ ขึ้นอยู่กับคุณว่าคุณต้องการระบุเหตุผลว่าทำไม หากคุณไม่ยกเลิกก่อนระยะเวลาการต่ออายุคุณอาจติดอยู่กับค่าธรรมเนียมการเลิกจ้างดังนั้นให้จดบันทึกวันครบกำหนดที่จะยกเลิกเมื่อคุณเข้าสู่สัญญาการต่ออายุโดยอัตโนมัติ
