บันทึกช่วยจำจำเป็นต้องสื่อข้อมูลอย่างกระชับรัดกุม สไตล์ที่ไร้สาระนี้หมายความว่าแม้ว่าคุณจะคาดหวังว่าจะได้เขียนบทหนึ่ง แต่คุณควรหารูปแบบที่ตรงไปตรงมาและมีเหตุผลเพื่อบรรเทาการต้อนรับจากงานเขียนอื่น ๆ
เขียนหัวเรื่อง
เริ่มต้นบันทึกช่วยจำของคุณด้วยการเขียนหัวเรื่องมาตรฐานที่มี“ ถึง:”,“ จาก:”,“ วันที่:” และ“ หัวเรื่อง” ในแต่ละบรรทัด ให้ความคิดกับกลุ่มผู้ชมโดยตระหนักว่าคุณอาจไม่ต้องการเผยแพร่บันทึกย่อของคุณให้กับ บริษัท ทั้งหมด แต่มีเพียงไม่กี่แผนกแทน ส่วนหัวที่เป็นระเบียบช่วยให้ผู้อ่านสามารถสแกนได้อย่างรวดเร็วและรวบรวมข้อมูลสำคัญได้ตั้งแต่เริ่มต้น - จากความเกี่ยวข้องไปจนถึงหัวข้อ
ระบุวัตถุประสงค์ของคุณ
เขียนการเปิดตัวสั้น ๆ ที่ระบุไว้อย่างชัดเจนในจุดประสงค์ที่ง่ายที่สุดสำหรับการเขียนของคุณ ฉีดบุคลิกบางอย่างถ้าคุณต้องการ แต่ให้สั้น ๆ นี้นอกจากนี้เช่นกัน ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังประกาศคุณอาจเขียนว่า“ หลังจากการค้นหาที่ยาวนานและละเอียดถี่ถ้วนฉันยินดีอย่างยิ่งที่จะประกาศว่า บริษัท ABC ได้ว่าจ้างกลุ่มนักเขียน XYZ เพื่อเป็นแนวทางในการทำการตลาดที่กำลังจะเกิดขึ้น”
บรรจงด้วยความแม่นยำ
อุทิศร่างกายของบันทึกของคุณ - ไม่เกินสองหรือสามย่อหน้า - เพื่ออธิบายรายละเอียดในแถลงการณ์การเปิดของคุณ คำถามที่คาดหวัง เป็นสิ่งสำคัญ คุณไม่ต้องการให้บันทึกช่วยจำสร้างคำถามมากกว่าที่จะให้คำตอบ แต่บันทึกช่วยจำไม่ใช่ฟอรัมสำหรับการเปิดเผยข้อมูล 360 องศาที่ละเอียดถี่ถ้วน จัดระเบียบข้อมูลที่สำคัญที่สุด - สิ่งที่พนักงานต้องการทราบและสิ่งที่พวกเขาต้องรู้ - ในลักษณะลำดับชั้น ในที่สุดโปรดจำไว้ว่าบันทึกช่วยจำไม่ค่อยทำหน้าที่เป็น "คำสุดท้าย" ในหัวข้อ; อันที่จริงบางครั้งมันก็เคลื่อนไหวเต็มรูปแบบของกิจกรรม ดังนั้นอุทิศย่อหน้าสุดท้ายของเนื้อความในบันทึกของคุณให้เป็น "ขั้นตอนต่อไป" หรือ "เกิดอะไรขึ้นต่อไป" ตัวอย่างเช่นในกรณีนี้คุณอาจต้องการแบ่งปันเมื่อคุณจะแนะนำกลุ่มนักเขียนให้กับพนักงานของคุณ
ปิดในสไตล์
ปิดบันทึกช่วยจำของคุณด้วยบันทึกที่มีจังหวะเร็วโดยตระหนักว่าคุณกำลังส่งข้อความโดยนัยเพื่อให้พนักงานของคุณติดตาม ตัวอย่างเช่นคุณอาจพูดว่า“ ฉันรู้ว่าคุณรอคอยอย่างที่ฉันทำเพื่อเริ่มบทที่น่าตื่นเต้นนี้ในประวัติศาสตร์ของ บริษัท ของเรา ฉันขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับความกระตือรือร้นและความทุ่มเทอย่างต่อเนื่องของคุณ”
ชี้ไปที่ไฟล์แนบ
รวมสัญลักษณ์ที่ด้านล่างสุดของบันทึกช่วยจำของคุณ ไฟล์แนบที่เกี่ยวข้องเช่นเอกสารที่คุณต้องการให้พนักงานอ่านหรือขั้นตอนใหม่ที่คุณต้องการให้พนักงานปฏิบัติตาม เพียงเขียนคำว่า“ Attached:” และสรุปข้อมูลโดยย่อ ในตัวอย่างนี้คุณอาจต้องการรวมบทสรุปของโครงการการตลาดก่อนหน้าของกลุ่มผู้เขียนเพื่อให้พนักงานของคุณสามารถทำความคุ้นเคยกับสไตล์และความสำเร็จของกลุ่ม มีความชัดเจนเกี่ยวกับตำแหน่งที่พนักงานสามารถค้นหาข้อมูลนี้ได้ ตัวอย่างเช่นไม่ว่าคุณจะโพสต์สำเนาบันทึกย่อของคุณลงในกระดานข่าวหรือส่งอีเมลให้ทั่วทั้ง บริษัท ต้องแน่ใจว่าพนักงานเข้าใจวิธีเข้าถึงเอกสารแนบ
เคล็ดลับ
-
อ่านบันทึกช่วยจำของคุณในขณะที่คุณตรวจทานอย่างละเอียดและแก้ไขก่อนที่จะเผยแพร่
