ขั้นตอนการควบคุมเอกสารไม่จำเป็นต้องซับซ้อน ในความเป็นจริงความซับซ้อนเพิ่มความน่าจะเป็นที่เอกสารจะไม่ถูกอ้างอิงอย่างเพียงพอ ที่กล่าวว่าการจัดการข้อมูลเป็นหนึ่งในกระบวนการที่สำคัญที่สุดในองค์กรใด ๆ การพึ่งพาการสื่อสารข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มความต้องการในการปรับปรุงการควบคุมข้อมูลและขั้นตอนการจัดเก็บอย่างต่อเนื่อง การไม่รักษาขั้นตอนการควบคุมเอกสารอย่างเพียงพออาจทำให้เกิดความเสี่ยงทางการเงินได้ โชคดีที่การปรับปรุงเทคโนโลยีการควบคุมเอกสารและแอพพลิเคชั่นซอฟแวร์ได้สร้างโลกใหม่ของแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
ระบุกระบวนการที่สำคัญ
กำหนดทีมผู้จัดการข้ามสายงานเพื่อระบุกระบวนการที่สำคัญที่สุดของคุณที่เกี่ยวข้องกับการไหลของข้อมูลและข้อมูล ติดตามว่าข้อมูล (อีเมล, แบบสำรวจลูกค้า, แบบฟอร์ม IRS, ฯลฯ) ไหลจากลูกค้าของคุณไปยังไฟล์ฐานข้อมูลของคุณอย่างไร เปรียบเทียบแต่ละกระบวนการไหลของข้อมูลและระบุงานทั่วไปหรืองานซ้ำซ้อน จัดทำแผนที่กระบวนการข้อมูลทั้งหมดตั้งแต่อีเมลไปจนถึงการปฏิบัติตามกฎระเบียบขององค์กรโดยใช้ผังขั้นพื้นฐาน
สร้างคู่มือขั้นตอน
ขั้นตอน - ทั้งซอฟต์แวร์และกระดาษ - ต้องกำหนดวิธีการอนุมัติเอกสารก่อนและหลังการอัพเดต พวกเขาควรมีรายละเอียดวิธีการที่คุณอัปเดตและอนุมัติเอกสารอีกครั้ง ระบุวิธีที่ระบบจะระบุการเปลี่ยนแปลงเช่นตามวันที่ออกหรือการเปลี่ยนแปลงแบบอักษร ให้แน่ใจว่าได้ร่างกระบวนการสำหรับการตัดสินใจล้าสมัยของเอกสาร ทำความเข้าใจวิธีการป้องกันไม่ให้มีการใช้เอกสาร "ล้าสมัย"
สร้างความมั่นใจในการใช้งาน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารพร้อมใช้งานสำหรับคนที่เหมาะสมเมื่อต้องการ หากคุณกำลังแปลงเป็นระบบเสมือนให้แน่ใจว่าได้ทำเอกสารอย่างละเอียดว่าเอกสารต้นฉบับจะถูกจัดเก็บอย่างไรถ้าหากทั้งหมด ในที่สุดก็มีโซลูชันสำรอง หากเปลี่ยนเป็นระบบอัตโนมัติให้ใช้กลยุทธ์การเปิดตัวนักบิน หลังจากแปลงเต็มแล้วรอสามเดือนก่อนที่จะทำลายหรือยื่นเอกสารกระดาษ
