บางครั้งความสัมพันธ์กับลูกค้าก็ไม่ได้ผล บางทีลูกค้าอาจเรียกร้องมากเกินไปมีความคาดหวังที่ไม่สมจริงจ่ายช้าหรือไม่เหมาะสมกับ บริษัท ของคุณ เมื่อเห็นได้ชัดว่าความสัมพันธ์ในการทำงานไม่ยั่งยืนอีกต่อไปถึงเวลาที่จะตัดความสัมพันธ์อย่างมืออาชีพและตรงไปตรงมา
เป็นมืออาชีพ
จดหมายของคุณควรมาจากคุณบนหัวจดหมายของ บริษัท กำหนดเวลาส่งมอบจดหมายเพื่อให้คุณมีเวลามากพอที่จะหาผู้รับทดแทนบริการของคุณ พูดถึงบุคคลที่คุณทำงานด้วยนำไปสู่การรับรู้ถึงความสัมพันธ์จากนั้นรับสิ่งที่ถูกต้อง “ ในขณะที่ฉันมีความสุขที่ได้เป็นตัวแทนประชาสัมพันธ์ของคุณในช่วงห้าปีที่ผ่านมาซึ่งมีผลตั้งแต่วันที่ 1 พฤษภาคม 2015 ฉันจะไม่สามารถรับใช้ในตำแหน่งดังกล่าวได้อีกต่อไป”
เสนอคำอธิบาย
การอธิบายว่าทำไมการที่ลูกค้าใช้ไฟอาจเป็นเรื่องยุ่งยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากความสัมพันธ์นั้นมีความรุนแรงหรือหากคุณเป็นกังวลลูกค้าอาจพูดคุยไม่ดีเกี่ยวกับตัวคุณกับผู้อื่น ทางเลือกหนึ่งคือให้เปิดเผยและระบุเหตุผลเฉพาะ “ น่าเสียดายที่ฉันกลัวว่าเรามีปรัชญาที่แตกต่างกันอย่างมากมายเกี่ยวกับการประชุมกำหนดเวลาและกำหนดการเผยแพร่และฉันไม่รู้สึกว่าฉันสามารถเป็นผู้สนับสนุนที่มีประสิทธิภาพสำหรับคุณในตำแหน่งนี้”
หากคุณต้องการที่จะเผชิญหน้าน้อยกว่าข้อแก้ตัวทั่วไปมากขึ้นสามารถหลีกเลี่ยงความรู้สึกที่ยากลำบาก ตัวอย่างเช่น“ ฉันกลัวว่าฉันจะขยายขอบเขตตัวเองออกไปและถูกบังคับให้ลดจำนวนลูกค้าที่ฉันเป็นตัวแทน”
เสนอตารางเวลาที่สมบูรณ์
หากลูกค้าไม่ประพฤติตนในลักษณะที่ไม่เป็นมืออาชีพอย่างยิ่งยวดซึ่งต้องการการขาดความสัมพันธ์ในทันทีให้กำหนดตารางเวลาสำหรับการทำโครงการที่โดดเด่น “ ตามแผนที่วางไว้ฉันจะจัดส่งชุดข่าวที่เสร็จสมบูรณ์ภายในสิ้นเดือนนี้ ฉันจะอัปเดตคลังบทความในเว็บไซต์ของคุณและมอบสำเนาคำปราศรัยและการนำเสนอที่หลากหลายทั้งแบบดิจิทัลและแบบแข็งที่ฉันเขียนให้คุณในช่วงหลายปีที่ผ่านมา มีการแนบใบเรียกเก็บเงินสุดท้ายเพื่อความสะดวกของคุณ"
ทำการอ้างอิง
หากลูกค้าของคุณไม่เหมาะกับคุณ แต่อาจเป็นทรัพย์สินที่มีค่าสำหรับเพื่อนร่วมงานเสนอให้ทำการอ้างอิง “ ฉันต้องการแนะนำคุณให้รู้จักกับเพื่อนร่วมงาน Jane Smith แห่ง ABC Public Relations เธอมีประสบการณ์มากมายในการจัดการกับลูกค้าในอุตสาหกรรมของคุณและฉันคิดว่าบุคลิกและปรัชญาทางธุรกิจของคุณจะต้องเข้าคู่กัน หากคุณต้องการให้ฉันจัดประชุมฉันยินดีที่จะจัดประชุม"
เขียนปิดจริงใจ
นำจดหมายของคุณไปยังจุดจบอย่างเป็นมืออาชีพ เสนอเพื่อหารือเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ทางโทรศัพท์หากลูกค้าต้องการ “ ขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับโอกาสที่จะได้เป็นตัวแทน บริษัท ของคุณ หากคุณมีคำถามใด ๆ หรือต้องการที่จะพูดคุยอะไรด้วยตนเองโปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อฉันโดยตรง ฉันขอให้คุณประสบความสำเร็จอย่างต่อเนื่องในความพยายามอย่างมืออาชีพของคุณทั้งหมด”
ป้องกันตัวเอง
หากคุณมีคุณสมบัติใด ๆ เกี่ยวกับการไล่ลูกค้าจากมุมมองทางกฎหมายขอให้ทนายความตรวจสอบเงื่อนไขของสัญญาของคุณก่อนที่จะเขียนจดหมาย คุณไม่ต้องการละเมิดข้อตกลงที่เป็นลายลักษณ์อักษรล้มเหลวในการปฏิบัติตามหน้าที่ที่คุณตกลงหรือไม่แจ้งให้ทราบอย่างเหมาะสม
