วิธีการจัดการประชุม

แม้ว่าการประชุมทั้งหมดไม่จำเป็นต้องปฏิบัติตาม "กฎระเบียบของโรเบิร์ตอย่างเคร่งครัด" แต่พวกเขาจำเป็นต้องวางแผนล่วงหน้าและดำเนินการตามวาระที่กำหนดไว้ หนึ่งในสิ่งที่แย่ที่สุดที่อาจเกิดขึ้นในการประชุมคือเมื่อผู้นำสูญเสียการควบคุมของผู้เข้าร่วมและการอภิปรายไปในทิศทางต่าง ๆ ในกรณีเช่นนี้จะประสบความสำเร็จเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลยและการประชุมสิ้นสุดลงด้วยการเสียเวลาอย่างสมบูรณ์และเป็นเครื่องหมายแสดงผู้ต่อต้าน

รายการที่คุณจะต้อง

• ระเบียบวาระการประชุม

• แผ่นกระดาษ

• ดินสอ

• วัสดุและอุปกรณ์ภาพและเสียง

วางแผนวาระที่เฉพาะเจาะจงแม้ว่าจะครอบคลุมเพียงหนึ่งรายการเท่านั้น ให้คำเตือนอย่างเพียงพอแก่ทุกคนที่จะรายงาน วาระอธิบายให้ทุกคนทราบว่าเหตุใดจึงมีการจัดประชุมและจุดประสงค์ขั้นสูงสุด วาระการประชุมควรมีกรอบเวลาเพื่อให้ผู้ที่เข้าร่วมทราบวิธีการวางแผนวันที่เหลือของพวกเขา

ให้ผู้เข้าร่วมประชุมพร้อมสำเนาของเอกสารที่จะมีการหารือเป็นเวลาหลายวันก่อนการประชุม ขอให้พวกเขาพร้อมที่จะพูดคุยเกี่ยวกับรายงานและมาพร้อมกับความคิดและความคิดเห็นของพวกเขา คุณไม่ต้องการให้ใครอ่านบทความในขณะที่คนอื่นกำลังคุยกัน

ขยายความกตัญญูต่อบุคคลที่มีส่วนในการประชุม พยายามที่จะรับข้อมูลจากแต่ละคนที่มีอยู่และขอบคุณแต่ละคนสำหรับการมีส่วนร่วมของเธอด้วยความคิดเห็นส่วนตัว

ส่งบันทึกการติดตามผลให้ผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนพร้อมประเด็นสำคัญตลอดการประชุม หากเป็นการประชุมอย่างเป็นทางการโดยมีการจดบันทึกบุคคลแต่ละคนควรมีการตรวจสอบก่อนการประชุมครั้งต่อไป

เคล็ดลับ

• อย่าปล่อยให้คนมาสายในการประชุมแต่ละครั้ง การมาสายครั้งเดียวหรือสองครั้งนั้นใช้ได้ แต่ทุกครั้งที่แสดงการไม่เคารพอย่างสมบูรณ์

การเตือน

หากดูเหมือนว่าการประชุมจะใช้เวลานานกว่าสิบนาทีหลังจากที่ระบุไว้ในวาระการประชุมให้ลงคะแนนว่าจะดำเนินการต่อหรือพบกันอีกครั้ง