เมื่อคุณดำเนินธุรกิจใด ๆ ผู้มีส่วนได้เสียผู้จัดการและลูกค้าจะคาดหวังถึงประสิทธิภาพความน่าเชื่อถือและความปลอดภัย นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งธุรกรรมทางการเงิน การควบคุมภายในช่วยให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการทางธุรกิจหรือองค์กรทั้งหมดตรงตามความต้องการเหล่านี้ อย่างไรก็ตามสิ่งสำคัญคือต้องระบุจุดอ่อนใด ๆ ภายในการตั้งค่าการควบคุมภายในของคุณ มีหลายวิธีในการตรวจพบข้อบกพร่องและข้อมูลเหล่านี้เพื่อช่วยคุณ ตัวอย่างเช่นสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ได้ออกแนวทางสำหรับการตรวจสอบการควบคุมภายใน
แค็ตตาล็อกขั้นตอนการควบคุมภายในทั้งหมดของคุณ ซึ่งรวมถึงการทำธุรกรรมทางการเงินการออกแบบและทดสอบผลิตภัณฑ์ขั้นตอนการจัดซื้อและการตรวจสอบภายใน รู้ว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ก่อนที่จะตรวจสอบขั้นตอนเพิ่มเติม พยายามระบุส่วนของ บริษัท หรือองค์กรที่อาจมีความเสี่ยงมากกว่าผู้อื่น ประเมินการออกแบบการควบคุมของคุณด้วย โดยทั่วไปจะรวมถึงเอกสารองค์กรการแยกหน้าที่คำติชมและการฝึกอบรม
ทำการประเมินความเสี่ยงสำหรับกระบวนการควบคุมทั้งหมดของคุณ ระบุความล้มเหลวที่น่าจะเป็นไปได้มากที่สุดในธุรกิจหรือองค์กรของคุณ การประเมินความเสี่ยงมักจะอยู่ในรูปแบบของตาราง ความเสี่ยงใหม่แต่ละครั้งจะถูกใส่ลงในแถว ในการตรวจสอบความเสี่ยงให้เพิ่มคอลัมน์จำนวนหนึ่งเพื่อระบุสิ่งที่อาจผิดพลาดเหตุใดใครเป็นผู้รับผิดชอบกระบวนการเฉพาะนั้นผู้ตรวจสอบแนวทางแก้ไขและเมื่อผู้รับผิดชอบดำเนินการ
ดำเนินการตรวจสอบภายใน ซึ่งจะรวมถึงสินค้าคงคลังและสินค้าคงเหลือการกระทบยอดเงินสดและเจ้าหนี้ การกระทบยอดเงินสดหมายถึงจำนวนเงินสดเหลวที่ บริษัท เป็นเจ้าของนั้นถูกต้องเมื่อเปรียบเทียบกับรายได้และค่าใช้จ่าย เจ้าหนี้การตรวจสอบบัญชีหมายถึงการตรวจสอบว่าการชำระเงินทั้งหมดไปที่ บริษัท หรือบุคคลที่ถูกต้อง ควรอ้างอิงข้ามกับงบการเงินทั้งหมดทั้งภายใน (แผนกบัญชี) และภายนอก (ธนาคาร)
ให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับกระบวนการและวิธีการควบคุมภายในที่ทันสมัย การควบคุมภายในเช่นเดียวกับด้านอื่น ๆ ของธุรกิจมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง แจ้งให้พนักงานของคุณทราบถึงการเปลี่ยนแปลงใด ๆ และทำให้พวกเขาได้รับการฝึกฝนมาเป็นอย่างดี การขาดความรู้และการฝึกอบรมเป็นเหตุผลสำคัญที่ทำให้ระบบควบคุมภายในล้มเหลว ทดสอบความรู้ของผู้ปฏิบัติงานและจัดการประชุมทบทวนในระหว่างการฝึกอบรมพนักงาน
ตรวจสอบเจ้าหน้าที่ควบคุมภายในของคุณ การประเมินความเสี่ยงมักเกิดจากการควบคุมภายใน การตรวจสอบหรือดำเนินการตรวจสอบจากภายนอกช่วยให้บุคคลที่สามสามารถระบุจุดอ่อนที่เป็นไปได้ที่บุคคลหรือทีมงานพลาด สิ่งเหล่านี้มีตั้งแต่กระบวนการไปจนถึงการควบคุมของผู้ควบคุม บริษัท ตรวจสอบภายนอกมักจะทำการตรวจสอบดังกล่าว ธุรกิจส่วนใหญ่มีความสัมพันธ์กับผู้ตรวจสอบภายนอกที่เชื่อถือได้
ตรวจสอบความคิดเห็นของลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย มีข้อร้องเรียนทั่วไปหรือไม่? มีการควบคุมภายในที่ผิดปกติหรือไม่? ตัวอย่างเช่นหากลูกค้าหลายรายรายงานความล้มเหลวของผลิตภัณฑ์เดียวกันเช่นปุ่มผิดพลาดคุณสามารถย้อนกลับไปตามขั้นตอนของ บริษัท ของคุณเพื่อค้นหาปัญหา โดยทั่วไปจะหมายถึงการตรวจสอบในลำดับย้อนกลับการส่งมอบการประกอบการผลิตการทดสอบและการออกแบบ
ดูรายงานของแผนก มีพื้นที่ของ บริษัท ที่แย่ลงหรือไม่ดีขึ้นอย่างที่คาดไว้หรือไม่? ปัญหาดังกล่าวอาจเกิดจากปัจจัยอื่น ๆ แต่อาจส่งสัญญาณว่าระบบควบคุมภายในบางประเภทล้มเหลว แต่ละแผนกสามารถควบคุมและตรวจสอบสิ่งที่มันทำ แต่รายงานของแผนกต้องเชื่อมโยงกันเพื่อสะท้อนธุรกิจโดยรวม ตรวจสอบว่าแต่ละแผนกมีกลไกที่แข็งแกร่งเพียงพอสำหรับพนักงานในการรายงานจุดอ่อนการควบคุมหรือไม่
