สิ่งประดิษฐ์หนึ่งที่มีบทบาทสำคัญในการดำเนินธุรกิจคือโปรแกรมประมวลผลคำ เปิดตัวครั้งแรกในปี 1800 ในรูปแบบของเครื่องพิมพ์ดีดซอฟต์แวร์ประมวลผลคำที่ใช้คอมพิวเตอร์ในปัจจุบันทำงานในตู้เก็บเอกสาร, เครื่องพิมพ์ดีดและปากกาหมึกรวมกัน นอกเหนือจากความสามารถมากมายแล้วความง่ายในการใช้งานและความสามารถในการจ่ายทำให้การลงทุนทางธุรกิจเป็นไปอย่างสมเหตุสมผล
ทำให้การสร้างแม่แบบง่ายขึ้น
ในการตั้งค่าสำนักงานเอกสารที่ใช้บ่อยที่สุดมักจะเป็นแบบส่วนบุคคลเพื่อให้เหมาะกับแต่ละสถานการณ์ โดยทั่วไปแล้วจะทำได้โดยการสร้างเทมเพลตโดยใช้ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำเช่น MS Word หรือ Pages
เทมเพลตคือเอกสารที่สร้างขึ้นเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับเอกสารในอนาคต นอกจากความยืดหยุ่นในการเพิ่มและลบข้อมูลแล้วเทมเพลตยังมอบความสามารถในการแก้ไขและพิมพ์จดหมายธุรกิจที่สำคัญหลายฉบับให้กับผู้ใช้ทุกคนด้วยข้อมูลสำคัญที่แตกต่างกัน
ทำให้การบันทึกและรักษาความปลอดภัยของเอกสารง่ายขึ้น
คุณลักษณะ "บันทึก" หรือ "บันทึกเป็น" ที่เสนอโดยเอกสารการประมวลผลคำช่วยให้ผู้ใช้สามารถตั้งชื่อเอกสารที่น่าจดจำภายในตำแหน่งไฟล์เดียวกันหรือในตำแหน่งไฟล์ต่างๆ เมื่อเอกสารถูกบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ที่ปลอดภัยข้อมูลของลูกค้าจะได้รับการป้องกันและเรียกคืนได้ง่ายตลอดเวลา
คุณสมบัติการป้องกันด้วยรหัสผ่านที่มีอยู่ในเอกสารที่เปิดอยู่ช่วยป้องกันการเปลี่ยนแปลงเอกสารสำคัญโดยไม่ได้รับอนุญาต สิ่งนี้สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์หากหลายคนใช้ข้อมูลภายในเอกสารเหล่านี้เพื่อทำงานของพวกเขา (เช่นผู้ประมวลผลการเรียกร้องค่ารักษาพยาบาลที่จ่ายค่าสินไหมทดแทนตามข้อตกลงตามสัญญาที่ทำไว้กับแพทย์)
ประหยัดเวลาและสิ่งแวดล้อม
เมื่อใช้ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำร่วมกับทักษะขององค์กรที่ดีจะช่วยประหยัดเวลาของผู้ใช้ แทนที่จะใช้เวลาในการเรียงลำดับและค้นหาเอกสารที่ผิดหรือหายไปการใช้คุณสมบัติการค้นหาของคอมพิวเตอร์ทำให้การค้นหาไฟล์เป็นเรื่องง่าย
นอกจากนี้การประมวลผลคำยังเป็นประโยชน์ต่อสิ่งแวดล้อมโดยลดจำนวนเอกสารที่ต้องใช้ในการทำงานประจำวัน (เช่นการเก็บถาวรการส่งจดหมายการส่งวาระการประชุม) โดยการส่งเอกสารทางอีเมลที่ปลอดภัยค่าใช้จ่ายของไปรษณีย์และของเสียกระดาษลดลงอย่างมาก
