ประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญในการตั้งค่าสำนักงานหรือธุรกิจ การจัดระเบียบเป็นทักษะที่จะเป็นประโยชน์ต่อสภาพแวดล้อมในสำนักงาน สิ่งหนึ่งที่คุณอาจต้องการปรับปรุงแม้ว่าคุณจะพบว่าคุณมีการจัดระเบียบโดยทั่วไปคือขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารและการบำรุงรักษาของคุณ คุณสามารถใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาเอกสารสำคัญหากไม่มีระบบในการจัดการเอกสารเหล่านั้น การมีความสามารถในการรับเอกสารที่จำเป็นเมื่อคุณตกอยู่ในภาวะกดดัน แม้ว่าสถานที่ทำงานบางแห่งอาจมีไฟล์จริง แต่การยื่นเอกสารส่วนใหญ่เกิดขึ้นในคอมพิวเตอร์
การตั้งชื่อ
ตั้งชื่อไฟล์และโฟลเดอร์ทั้งหมดในลักษณะที่สอดคล้องกัน อย่าตั้งชื่อบางคนตามวันที่และคนอื่น ๆ ตามชื่อของโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกไฟล์ของโปรเจ็กต์หนึ่งมีบางอย่างที่ไม่ซ้ำกับโปรเจ็กต์ในหัวเรื่อง สร้างโฟลเดอร์โครงการต้นแบบที่มีชื่อที่ระบุได้ง่าย แบ่งโฟลเดอร์นี้เป็นโฟลเดอร์ย่อยด้วยชื่อที่ชัดเจนที่คุณสามารถใช้เพื่อแสดงรายการชื่อของผู้ที่ทำงานในโฟลเดอร์นั้นหรือสิ่งอื่น ๆ ที่จำเป็น
ประหยัด
จัดเก็บเอกสารที่คล้ายกันไว้ด้วยกัน หากคุณกำลังทำงานในโครงการใดโครงการหนึ่งให้บันทึกเอกสารทั้งหมดในโฟลเดอร์หลักเดียวกันบนคอมพิวเตอร์ของคุณ สิ่งนี้มีประสิทธิภาพและสมเหตุสมผลมากกว่าการจัดเก็บสเปรดชีตหรือกราฟิกทั้งหมดในที่ต่างๆ เมื่อคุณตรวจสอบข้อมูลอย่างละเอียดการคลิกเพียงครั้งเดียวจะนำคุณไปยังโครงการ
เนื้อหา
ก่อนที่คุณจะเริ่มการจัดเก็บเอกสารใช้เวลาสักครู่ในการตรวจสอบเนื้อหา อย่าบันทึกข้อมูลทั้งหมดที่ส่งถึงคุณ ซึ่งจะหมายถึงการมีเวลาสำรวจสิ่งที่ไม่จำเป็นในภายหลัง ถ้าเอกสารเกี่ยวข้องกับโครงการของคุณให้บันทึก ถ้าไม่ลบออกจากคอมพิวเตอร์ของคุณ
สถานะ
แยกเอกสารที่เป็นส่วนหนึ่งของงานต่อเนื่องจากเอกสารที่ใช้สำหรับงานที่เสร็จสมบูรณ์และบันทึกไว้เพื่อวัตถุประสงค์ในการอ้างอิงและบันทึกเท่านั้น ใช้ประโยชน์จากระบบโฟลเดอร์ของคุณ บันทึกเอกสารปัจจุบันในที่ที่เข้าถึงได้ง่ายเช่นเดสก์ท็อปของคอมพิวเตอร์ เมื่องานเสร็จสมบูรณ์แล้วให้ย้ายไปยังโฟลเดอร์โครงการที่คุณจัดเก็บงานที่เสร็จสมบูรณ์ ปรับวิธีการนี้ให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ
