องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรพึ่งพาการบริจาคและเงินสด ดึงดูดผู้บริจาคที่มีศักยภาพในจดหมายที่เป็นมืออาชีพ แต่สร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวกับผู้รับ เน้นการทำงานที่ดีขององค์กรและวิธีใช้อุปกรณ์ที่ร้องขอ บอกผู้บริจาคว่าจะบริจาคได้อย่างไร
ทำการเชื่อมต่อ
อธิบายว่าทำไมองค์กรของคุณมีความสำคัญต่อผู้บริจาคที่มีศักยภาพ โรงเรียนที่ต้องการอุปกรณ์การเรียนสำหรับหลักสูตรเสริมหรือหลักสูตรการศึกษาหลักควรแสวงหาการบริจาคจากผู้ปกครองและเพื่อน ๆ ของโรงเรียน ในจดหมายเน้นที่ลิงค์นี้ เตือนผู้ปกครองว่าคนที่โรงเรียนมีความมุ่งมั่นที่จะให้โอกาสทางการศึกษาที่ดีที่สุดแก่ลูก หากการเรี่ยไรธุรกิจในท้องถิ่นให้เตือนพวกเขาว่าโรงเรียนเป็นส่วนหนึ่งของชุมชนเดียวกันและการบริจาคสิ่งของสามารถแสดงให้เห็นว่าธุรกิจมีความมุ่งมั่นต่อลูกค้าและครอบครัวของพวกเขา
ส่งเสริมการทำงาน
ระบุอำนาจหน้าที่ขององค์กรและอธิบายผลลัพธ์ ที่พักพิงสัตว์ในท้องที่อาจรวมถึงย่อหน้าที่แสดงถึงการดูแลทางการแพทย์ที่อยู่อาศัยและโปรแกรมการยอมรับ ผู้บริจาคที่มีศักยภาพที่คุ้นเคยกับองค์กรจะได้รับประโยชน์จากการเตือนว่าเหตุใดองค์กรการกุศลแห่งใดจึงมีค่าควรแก่การบริจาคสิ่งของ รวมสถิติเช่นจำนวนนักเรียนที่เข้าร่วมในโปรแกรมเฉพาะหรือจำนวนสุนัขที่ได้รับการดูแลเป็นประจำทุกปี ตัวเลขช่วยให้ผู้บริจาคที่มีศักยภาพสามารถทราบความคิดเห็นเกี่ยวกับขนาดและความสำเร็จขององค์กรและมอบแรงจูงใจที่มากขึ้นในการจัดหาสิ่งของเพื่อช่วยในการแก้ไขปัญหา
ลงรายละเอียดคำขอ
วัสดุเป็นรายการที่จับต้องได้ซึ่งจะต้องบรรลุวัตถุประสงค์เฉพาะ เมื่อขอวัสดุสิ้นเปลืองจะช่วยให้ผู้บริจาคทราบว่าองค์กรต้องการอะไรและจะนำไปใช้อย่างไร โรงเรียนสามารถระบุว่าต้องการแปรงทาสีสำหรับโปรแกรมศิลปะเสื้อคลุมเพื่อป้องกันเสื้อผ้านักเรียนหรือดินสอสี การช่วยเหลือสัตว์สามารถขออาหาร, ผ้าเช็ดตัว, เตียงสัตว์เลี้ยง, สายจูงและปลอกคอได้โดยเฉพาะ ระบุว่าคุณยอมรับสินค้าที่ใช้แล้วหรือต้องการให้ผู้บริจาคจัดหาวัสดุใหม่ เชื่อมโยงรายการกลับไปยังภารกิจขององค์กรโดยระบุว่ารายการศิลปะช่วยให้เด็ก ๆ ที่ต้องการการดูแลหลังเลิกเรียนหรือเตียงสัตว์เลี้ยงอนุญาตประสบการณ์พักพิงที่สะดวกสบายสำหรับสัตว์เลี้ยงไร้บ้าน
หากรายการของคุณเน้นไปที่บางรายการให้รวมเป็นรายการหัวข้อย่อยในเนื้อความของจดหมาย หากรายการยาวกว่าให้รวมรายการนั้นเป็นสิ่งที่แนบ หากคุณรวมไฟล์แนบให้ผู้รับโดยตรงไปยังไฟล์แนบด้วยวลีเช่น "โปรดตรวจสอบรายการที่ต้องการมากที่สุดของเราในรายการที่แนบมา"
ระบุขั้นตอนการบริจาค
แจ้งให้ผู้รับทราบถึงวิธีดำเนินการตามคำขอของคุณสำหรับอุปกรณ์สิ้นเปลือง จดหมายควรระบุอย่างชัดเจนถึงวิธีการบริจาคหากองค์กรจัดให้มีบริการรับส่งผู้บริจาคสามารถกำหนดตารางเวลาการรับและเวลาที่กำหนด หากมีสถานที่จัดส่งพัสดุให้ระบุที่อยู่เส้นทางและเวลาที่ผู้บริจาคสามารถออกพัสดุได้
บอกผู้รับจดหมายเมื่อใดและอย่างไรที่คุณจะออกใบเสร็จรับเงินบริจาคหากมี องค์กรที่ให้ใบเสร็จรับเงินควรมีหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
