วิธีการถ่ายโอนข้อมูลจากกระดาษเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

"สำนักงานไร้กระดาษ" อาจไม่สามารถรับรู้ได้ 100 เปอร์เซ็นต์ แม้จะมีการใช้งานคอมพิวเตอร์จำนวนมาก แต่เกือบทุกธุรกิจยังต้องการเอกสารที่เป็นกระดาษ สิ่งนี้นำเสนอความท้าทายเมื่อธุรกิจที่ต้องใช้คอมพิวเตอร์ต้องเชื่อมต่อกับข้อมูลจากแบบฟอร์มที่เป็นกระดาษ "การแปลง" ของข้อมูลทางกายภาพเป็นระบบเสมือนจริงสามารถทำได้ผ่านการป้อนข้อมูลด้วยตนเองการสร้างภาพเอกสารและการรับรู้ด้วยแสง

รายการที่คุณจะต้อง

เอกสารกระดาษ
งบประมาณสำหรับอุปกรณ์และบุคลากร

กำหนดเป้าหมายและความต้องการทางธุรกิจของคุณ ตรวจสอบว่าคุณจับภาพการชำระเงินของลูกค้าประมวลผลแอปพลิเคชันหรือเก็บเอกสารภายใน คิดออกถ้าคุณต้องการบันทึกภาพที่เกิดขึ้นจริงของเอกสารสำหรับการจัดเก็บอิเล็กทรอนิกส์หรือคุณเพียงแค่ต้องเก็บข้อมูลที่ใช้กระดาษลงในฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์ การกำหนดค่าเหล่านี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าระบบการประมวลผลข้อมูลใดจะเหมาะสมกับความต้องการของคุณมากที่สุด

โซลูชันซอฟต์แวร์สำหรับองค์กรการวิจัย ขอซอฟต์แวร์และการอ้างอิงผู้จำหน่ายจาก บริษัท ที่ทำข้อมูลที่คล้ายกันกับสิ่งที่คุณตั้งใจจะทำ ถามว่าคุณสามารถเยี่ยมชมไซต์งานที่ทำประเภทการแปลงกระดาษเป็นอิเล็กทรอนิกส์ที่คุณตั้งใจจะทำหรือไม่ วิธีที่ดีที่สุดในการเลือกระบบคือการเห็นมันทำงาน หากคุณเพียงเก็บข้อมูลจำนวนน้อยจากฟอร์มคุณสามารถหนีไปกับคน ๆ หนึ่งที่พิมพ์ข้อมูลลงในสเปรดชีต Excel แต่ในธุรกิจสมัยใหม่นี่อาจจะไม่ใช่ในกรณีนี้ คุณอาจต้องค้นหาระบบซอฟต์แวร์และอาจเป็นฮาร์ดแวร์ใหม่หากการจับภาพเอกสาร / ภาพเป็นส่วนหนึ่งของแผนของคุณ

เปรียบเทียบโซลูชันซอฟต์แวร์ที่คุณวิจัยแล้วเลือกหนึ่งรายการ ติดต่อผู้จำหน่ายหรือผู้จัดจำหน่ายซอฟต์แวร์เพื่อเริ่มกระบวนการซื้อระบบและทำการติดตั้ง ขั้นตอนแรกเรียกว่า "การค้นพบ" คือเมื่อผู้ขายเดินทางไปยังเว็บไซต์ของคุณเพื่อกำหนดความต้องการที่แน่นอนและทางออกที่ดีที่สุดสำหรับพวกเขา

ยังคงมีส่วนร่วมกับผู้ขายในระหว่างการค้นพบและตลอดการติดตั้ง ถามคำถามมากมายและเป็นเจ้าของโครงการ ส่งเสริมให้พนักงานคนใดที่จะทำการจับภาพเอกสารและกิจกรรมการป้อนข้อมูลให้ทำเช่นเดียวกัน

ทดสอบระบบอย่างสมบูรณ์ หากมีข้อบกพร่องหรือช่องว่างในการแก้ไขวิธีที่ดีที่สุดคือการหาพวกเขาในขณะที่ผู้ขายอยู่ในสถานที่ นี่จะทำให้การแก้ไขปัญหาและความละเอียดเร็วขึ้นมาก