วิธีการใช้แผนการจัดการโปรแกรม

แผนการจัดการโปรแกรมใช้เพื่อจัดกลุ่มโครงการที่เป็นอิสระหลายโครงการเพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ทางธุรกิจเชิงกลยุทธ์ บ่อยครั้งในการจัดการโปรแกรมจำนวนมากจะเน้นที่การเขียนเอกสารแผนและมุ่งเน้นที่การใช้งานน้อยลง จำเป็นต้องมีความพยายามในการดำเนินการตามแผนจำนวนเท่า ๆ กันเพื่อให้แน่ใจว่าจะดำเนินการได้สำเร็จและการเบี่ยงเบนใด ๆ ที่ได้รับการยอมรับและจัดการตามนั้น โดยทั่วไปแล้วมันเป็นความรับผิดชอบของผู้จัดการโปรแกรมหรือทีมผู้บริหารโครงการที่จะเป็นเจ้าของแผนโปรแกรมอย่างเต็มที่และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ

รายการที่คุณจะต้อง

• ซอฟต์แวร์สเปรดชีต

• ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ

• อีเมล์

• โทรศัพท์

สร้าง chain-of-command ตั้งค่า chain-of-command ชัดเจนด้วยกระบวนการตัดสินใจที่เป็นทางการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการนั้นง่ายและสามารถรองรับเวลาหมุนเวียนได้อย่างรวดเร็วเพื่อให้การใช้งานนั้นไม่ติดขัด ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการที่กำหนดไม่ได้ถูกหลีกเลี่ยงโดยการติดตามสถานการณ์อย่างต่อเนื่อง

พัฒนามาตรฐานโปรแกรมและตัวชี้วัดความสำเร็จ ระบุมาตรฐานที่จะใช้ในการวัดการรวมองค์ประกอบของโปรแกรมต่างๆ มาตรฐานเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการการสื่อสารข้อมูลรายงานแม่แบบและวิธีการแจกจ่ายเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการและงานต่างๆที่เป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมได้รับการบูรณาการ

ระบุตารางการนำไปปฏิบัติและการรายงานสถานะ รายละเอียดเอกสารของเฟสของโครงการ, กำหนดการและเหตุการณ์สำคัญ ระบุผู้เข้าร่วมแผนและผู้มีส่วนร่วมในโครงการและจัดทำเอกสารความรับผิดชอบและกลไกการรายงานเป็นลายลักษณ์อักษร สิ่งนี้จะทำให้ทีมมุ่งเน้นและทำงาน

สื่อสารสื่อสารติดต่อสื่อสาร ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องในแผนการจัดการโปรแกรมจำเป็นต้องสื่อสารอย่างต่อเนื่อง การสื่อสารควรรวมถึงการริเริ่มและกิจกรรมอย่างต่อเนื่อง, รายงานผลการปฏิบัติงาน, ความสำเร็จและความสำเร็จและช่องทางสำหรับข้อเสนอแนะการป้อนข้อมูลและความคิดเห็น

ประเมินกระบวนการแล้วประเมินแผนอีกครั้ง รวบรวมคำติชมจากผู้เข้าร่วมอย่างสม่ำเสมอและประเมินว่าบรรลุเป้าหมายหรือไม่ เมื่อโครงการสำคัญแต่ละโครงการสิ้นสุดลงให้จัดการประชุมอย่างเป็นทางการเพื่อหารือเกี่ยวกับกระบวนการ ในกระบวนการเฉลิมฉลองความสำเร็จระบุพื้นที่ของการปรับปรุงและแก้ไขทรัพยากรตามต้องการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ หากเป้าหมายไม่สำเร็จให้ประเมินว่าควรเปลี่ยนหรือไม่

พัฒนาแผนการฝึกอบรม หากผลลัพธ์ของแผนการจัดการโปรแกรมเป็นผลลัพธ์ในระบบหรือกระบวนการใหม่ควรมีการพัฒนาโปรแกรมอย่างเป็นทางการเพื่อให้การฝึกอบรมและทรัพยากรสำหรับผู้ใช้และเจ้าของระบบ แผนควรร่างการฝึกอบรมการสื่อสารและโปรแกรมการจัดการการเปลี่ยนแปลง

เคล็ดลับ

• •ระบุพารามิเตอร์ที่ก่อให้เกิดการทบทวนเชิงลึกอย่างเป็นทางการทั้งในแง่ของเวลาต้นทุนคนหรือคุณภาพจากแผนโครงการที่ได้รับอนุมัติ •แผนเป็นแนวทางไม่ใช่ชุดของกฎ การเบี่ยงเบนเป็นสิ่งสำคัญหากมีการรับประกัน •ส่งเสริมการสื่อสารที่เปิดกว้าง รับฟังความคิดเห็นจากทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ พวกเขาอาจมีวิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อใช้ส่วนหนึ่งของแผน

การเตือน

•มันจะกลายเป็นความท้าทายที่จะจำที่ควรจะทำในสิ่งที่เป็นไปตามแต่ละรุ่นของแผน เอกสารและการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างต่อเนื่องจะทำให้ง่ายต่อการจัดการ •สร้างความรับผิดชอบเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการดำเนินการจะไม่หยุดชะงัก •มีความยืดหยุ่น การเปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้วางแผนไว้อาจเกิดขึ้นได้ หากพวกเขาทำประเมินผลกระทบและทำการปรับเปลี่ยนตามนั้น คงความรู้ความสามารถของทรัพยากรที่จัดสรรไว้