สำหรับหลาย ๆ คนการจดจำหมายเลขโทรศัพท์จำนวนมากเป็นงานที่เป็นไปไม่ได้ เมื่อมีคนโทรหาสำนักงานของคุณคุณจำเป็นต้องมีหมายเลขโทรศัพท์ที่ถูกต้องในตอนนี้และวิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนั้นคือการเก็บสมุดโทรศัพท์สำนักงาน ในขณะที่สำนักงานขนาดใหญ่อาจมีระบบโทรศัพท์ที่ซับซ้อนพร้อมไดเรกทอรีอิเล็กทรอนิกส์สำนักงานส่วนใหญ่ไม่ต้องการอะไรที่ซับซ้อนนี้ ด้วยความพยายามเพียงเล็กน้อยคุณสามารถสร้างไดเรคทอรี office อย่างง่ายเพื่อใส่ข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเพียงแค่ปลายนิ้วสัมผัส
รายการที่คุณจะต้อง
-
คอมพิวเตอร์
-
ซอฟต์แวร์สเปรดชีตหรือบัญชี Google Docs
สร้างสเปรดชีตใหม่และตั้งชื่อเป็น "Office Directory" การใช้สเปรดชีตเป็นวิธีที่ง่ายในการตั้งค่าสมุดโทรศัพท์สำหรับสำนักงานที่ไม่ใหญ่พอที่จะมีระบบสมุดโทรศัพท์กลาง
เพิ่มส่วนหัวคอลัมน์สามคอลัมน์ลงในสเปรดชีตของคุณ: ชื่อ, Office # และโทรศัพท์ หากคุณต้องการให้เพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติมลงในสเปรดชีตและคุณสามารถติดตามได้อย่างง่ายดายเช่นที่อยู่อีเมลและหมายเลขแฟกซ์
ส่งไดเรกทอรี (หรือลิงค์ไปยังมันหากคุณใช้สเปรดชีตออนไลน์) ไปยังเพื่อนร่วมงานของคุณและขอให้พวกเขากรอกข้อมูลที่ถูกต้องแล้วส่งกลับมาหาคุณ อาจมีผู้ช่วยฝ่ายบริหารสำนักงานพร้อมข้อมูลบางส่วนที่คุณสามารถขอให้กรอกข้อมูลให้คุณได้ทันที
จัดเรียงผลลัพธ์เป็นสเปรดชีตเดียวโดยมีการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ตอนนี้คุณมีสมุดโทรศัพท์ที่ใช้งานได้สำหรับสำนักงานของคุณ
พิมพ์สมุดโทรศัพท์หรือส่งอีเมลไปยังสำนักงานที่เหลือของคุณเพื่อการใช้งานทั่วไป ดูเคล็ดลับด้านล่างสำหรับวิธีง่าย ๆ ในการแจกจ่ายสมุดโทรศัพท์ด้วยความยุ่งยากน้อยลง
เคล็ดลับ
-
เนื่องจากหมายเลขโทรศัพท์ในสำนักงานมีการเปลี่ยนแปลงค่อนข้างบ่อยการใช้สเปรดชีตออนไลน์เช่น Google เอกสารสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาและความพยายาม แชร์สเปรดชีตสมุดโทรศัพท์กับทุกคนในสำนักงานของคุณและให้พวกเขาทำการเปลี่ยนแปลงตามความจำเป็นและเนื่องจากไดเรกทอรีออนไลน์คุณไม่ต้องกังวลกับการส่งอีเมลสำเนาใหม่เมื่อมีการอัปเดตไดเรกทอรี
