บริษัท จำนวนมากขึ้นเรื่อย ๆ มีทั้งการจัดการโครงการหรือจ้างผู้เชี่ยวชาญเพื่อจัดการงานนี้ ด้วยการเปลี่ยนแปลงในอุตสาหกรรมอาจเป็นเรื่องยากที่จะค้นหาผู้ที่มีคุณวุฒิซึ่งเป็นผู้นำเทรนด์และกลยุทธ์ล่าสุด มีเพียง 2.5 เปอร์เซ็นต์ขององค์กรที่ทำโครงการทั้งหมดให้สำเร็จ โครงการที่ล้มเหลว 70 เปอร์เซ็นต์ล้มเหลว เมื่อพิจารณาถึงตัวเลขเหล่านี้คุณอาจสงสัยว่าการจ้างผู้จัดการโครงการนั้นคุ้มค่าหรือไม่ เช่นเดียวกับทุกอย่างอื่นมีข้อดีและข้อเสียที่ต้องพิจารณา ผู้จัดการโครงการที่มีทักษะสามารถลดค่าใช้จ่ายลดขั้นตอนการจัดการเวิร์กโฟลว์และช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโต
ข้อดีการบริหารโครงการ
ไม่ว่าคุณจะดำเนินธุรกิจขนาดเล็กหรือองค์กรที่จัดตั้งขึ้นคุณอาจไม่สามารถจัดการโครงการทุกประเภทตั้งแต่ต้นจนจบ บางโครงการมีความซับซ้อนมากและมีกำหนดเวลาที่ จำกัด หรือต้องการทักษะพิเศษที่ทีมของคุณอาจไม่มี ผู้จัดการโครงการที่ผ่านการรับรองสามารถช่วยคุณจัดระเบียบและจัดการงานที่ต้องใช้เวลามากที่สุด ผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์จะกระตุ้นทีมของคุณจัดการทรัพยากรวัดผลลัพธ์ให้ข้อเสนอแนะและค้นหาวิธีเพิ่มคุณภาพและลดต้นทุนหรือเวลา ทักษะการจัดการโครงการอื่น ๆ รวมถึงเทคนิคการจัดตารางเวลาขั้นสูงการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงการสื่อสารที่ปรับปรุงการควบคุมคุณภาพและการจัดการความเสี่ยง
การตั้งค่าเป้าหมายที่มีประสิทธิภาพ
โครงการส่วนใหญ่ล้มเหลวเพียงเพราะผู้จัดการขาดเป้าหมายที่ชัดเจน ในปี 2556 มีการส่งมอบโครงการน้อยกว่าหนึ่งในสามของเวลาและภายในงบประมาณที่จัดสรร ด้วยเหตุนี้การกำหนดเป้าหมาย SMART จึงเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง เป้าหมายของ SMART นั้นเฉพาะเจาะจงสามารถวัดได้บรรลุได้สมจริงและมีเวลา จำกัด นั่นคือสิ่งที่ย่อมาจาก SMART เป้าหมายสมาร์ทจะทำให้แน่ใจว่าโครงการของคุณจะถูกส่งตรงเวลาโดยไม่เกินงบประมาณ ผู้จัดการโครงการมืออาชีพมีความเชี่ยวชาญและเครื่องมือที่จำเป็นในการสร้างการคาดการณ์จัดการต้นทุนโครงการและกำหนดความเสี่ยงตลอดวงจรชีวิตของโครงการทั้งหมด
ปรับปรุงการสื่อสาร
การจัดการโครงการช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้นระหว่างผู้นำและพนักงานคนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในโครงการ ผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์มีประสิทธิภาพในการจัดการผู้มีส่วนได้เสียที่มีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ ผู้จัดการโครงการรักษาการทำงานร่วมกันของทีมอำนวยความสะดวกในการประชุมเรียกร้องผู้เชี่ยวชาญในเรื่องความคิดระดมสมองและตรวจสอบข้อเสนอแนะในเวลาจริง การสื่อสารเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของโครงการใด ๆ และเป็นทักษะที่จำเป็นสำหรับมืออาชีพทุกโครงการ
พึงพอใจของลูกค้ามากขึ้น
โครงการสามารถส่งมอบคุณสมบัติใหม่และเปิดบริการหรือผลิตภัณฑ์ใหม่เพื่อความพึงพอใจของลูกค้าหรือโครงการสามารถมีส่วนร่วมในการลดต้นทุนให้กับลูกค้า เนื่องจากวิธีการจัดการโครงการให้ความสำคัญกับปัจจัยด้านคุณภาพเช่นคุณลักษณะที่ลูกค้าต้องการ บริษัท ที่ประสบความสำเร็จในการบริหารโครงการจะได้รับความพึงพอใจจากลูกค้ามากขึ้น สิ่งนี้แปลเป็นรายได้และการเติบโตทางธุรกิจมากขึ้น องค์กรของคุณจะเป็นที่รู้จักสำหรับการส่งมอบผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม
ความเชี่ยวชาญระดับสูง
โดยการว่าจ้างผู้จัดการโครงการหรือโครงการจ้าง บริษัท ของคุณจะได้รับประโยชน์จากความเชี่ยวชาญระดับสูง ผู้คนในองค์กรของคุณจะได้เรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ และได้รับมุมมองใหม่ที่จะช่วยให้พวกเขาเติบโตอย่างมืออาชีพ นอกจากนี้การจัดการโครงการจะทำให้คุณเสียเวลามากขึ้นดังนั้นคุณจะสามารถมุ่งเน้นไปที่ประเด็นหลักของธุรกิจของคุณ ผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์จะสามารถถ่ายทอดกระบวนการของโครงการและจัดการทุกด้านของโครงการรวมถึงบุคลากรและการปฏิบัติตาม
การประเมินความเสี่ยงที่แม่นยำ
บริษัท กว่าร้อยละ 75 ขาดความมั่นใจในความสำเร็จของโครงการ การทำงานซ้ำซ้อนมากเกินไปการคืบขอบเขตการสื่อสารที่ไม่ดีและวัตถุประสงค์ที่ไม่ชัดเจนมักเป็นสาเหตุของปัญหา การจัดการโครงการช่วยให้คุณสามารถรับความเสี่ยงจากการคำนวณและจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะระบุความเสี่ยงก่อนที่จะเริ่มต้น ด้วยวิธีนี้คุณสามารถวางแผนสำหรับปัญหาใด ๆ ในระยะแรกและทำการตัดสินใจอย่างชาญฉลาดเมื่อความเสี่ยงเกิดขึ้นตลอดวงจรชีวิตของโครงการ การจัดการความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพช่วยให้คุณสามารถจัดการกับความเสี่ยงหรือโอกาสในเชิงบวกเมื่อเกิดขึ้น
ข้อเสียการบริหารจัดการโครงการ
หากผู้จัดการโครงการไม่มีประสบการณ์หรือความรู้ที่ถูกต้องมีปัญหามากมายที่สามารถเกิดขึ้นได้ การสูญเสียทรัพยากรปัญหาการตั้งเวลาปัญหาด้านความปลอดภัยและความขัดแย้งระหว่างบุคคลเป็นข้อเสียที่สำคัญของการจัดการโครงการ นอกจากนี้องค์กรของคุณอาจมีค่าใช้จ่ายสูงโดยการจ้างงานหรือจ้างพนักงานใหม่เพื่อทำโครงการให้เสร็จ บางครั้งการจัดการโครงการอาจรบกวนการปฏิบัติงานประจำวันของคุณหรือผิดอย่างมาก
ค่าใช้จ่ายสูง
หากคุณจ้างผู้จัดการโครงการคาดว่าจะลงทุนในซอฟต์แวร์พิเศษ โปรแกรมเหล่านี้มีค่าใช้จ่ายสูงและใช้งานยาก เนื่องจากทีมของคุณจะใช้พวกเขาด้วยพวกเขาอาจต้องฝึกอบรม คุณอาจต้องจ้างผู้เชี่ยวชาญหรือผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านเพื่อช่วยโครงการทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ บ่อยครั้งที่จะมีการผลักดันจากผู้มีส่วนได้เสียเพื่อรวมคุณสมบัติที่ไม่ได้วางแผนมาก่อน ปัญหาทั้งหมดเหล่านี้สามารถเพิ่มต้นทุนของโครงการได้อย่างรวดเร็ว
ความซับซ้อนที่เพิ่มขึ้น
การจัดการโครงการเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนมีหลายขั้นตอน ผู้เชี่ยวชาญบางคนมีแนวโน้มที่จะซับซ้อนทุกขั้นตอนซึ่งอาจทำให้ทีมของคุณสับสนและทำให้เกิดความล่าช้าในการส่งมอบโครงการ พวกเขายังสามารถกลายเป็นแข็งหรือแม่นยำในแผนของพวกเขาสร้างสภาพแวดล้อมที่เครียดภายในองค์กร โดยทั่วไปโครงการที่มีขอบเขตขนาดใหญ่จะมีความซับซ้อนมากขึ้นในการส่งมอบโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากไม่มีทีมงานที่ทุ่มเทให้กับการทำงานในโครงการ สมาชิกทีมข้ามสายงานอาจตกหลุมงานประจำวันของพวกเขาเพิ่มชั้นของความซับซ้อนเพิ่มเติม
ค่าใช้จ่ายในการสื่อสาร
เมื่อคุณจ้างทีมผู้บริหารโครงการพนักงานใหม่จะเข้าร่วม บริษัท ของคุณ นี่เป็นการเพิ่มชั้นของการสื่อสารเพิ่มเติมและอาจไม่ตรงกับวัฒนธรรมองค์กรของคุณ นั่นเป็นสาเหตุที่ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้รักษาทีมของคุณให้เล็กที่สุด ทีมที่ใหญ่กว่าคือค่าใช้จ่ายในการสื่อสารที่สูงขึ้น บางครั้งจำเป็นต้องมีทีมขนาดใหญ่สำหรับโครงการดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องหาผู้จัดการโครงการที่มีทักษะการสื่อสารที่แข็งแกร่งในคนหลากหลาย
ขาดความคิดสร้างสรรค์
บางครั้งการจัดการโครงการออกจากห้องเล็กน้อยหรือไม่มีเลยสำหรับความคิดสร้างสรรค์ ผู้นำทีมมุ่งเน้นไปที่กระบวนการจัดการมากเกินไปหรือกำหนดเวลาที่ จำกัด ทำให้พนักงานต้องทำงานภายในพารามิเตอร์ที่เข้มงวด สิ่งนี้สามารถกีดกันการคิดสร้างสรรค์และขัดขวางนวัตกรรมที่อาจเป็นประโยชน์ต่อโครงการ มันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการที่จะรู้ว่าเมื่อใดที่จะสร้างแรงบันดาลใจความคิดสร้างสรรค์และเมื่อใดที่จะปฏิบัติตามแผนโครงการอย่างเคร่งครัด
องค์กรสามารถเติบโตและประสบความสำเร็จได้โดยไม่ต้องมีทีมผู้บริหารโครงการ อย่างไรก็ตามการจ้างมืออาชีพที่มีทักษะในการจัดการด้านเหล่านี้สามารถเปิดโอกาสใหม่และช่วยให้ บริษัท ของคุณบรรลุเป้าหมายได้เร็วขึ้น
