การสื่อสารเริ่มต้นระหว่างลูกค้าที่คาดหวังและ บริษัท กฎหมายมักจะเป็นทางโทรศัพท์จัดการโดยพนักงานต้อนรับ เป็นผลให้เป็นสิ่งสำคัญที่พนักงานต้อนรับของ บริษัท เป็นมืออาชีพและมีความสุภาพตลอดเวลา การรักษาความเป็นมืออาชีพบางครั้งอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายอย่างไรก็ตามโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพนักงานต้อนรับที่รับสายปริมาณสูงในชีวิตประจำวัน แต่มีหลักการบางอย่างที่คุณควรปฏิบัติตามเมื่อรับสายที่สำนักงานกฎหมาย
การรับสายเริ่มต้น
รับสายทุกครั้งด้วยการประกาศชื่อ บริษัท กฎหมายระบุชื่อตัวเองและสอบถามว่าคุณสามารถช่วยเหลือผู้โทรได้อย่างไร ตัวอย่างเช่น“ อรุณสวัสดิ์นี่คือสำนักงานกฎหมายของ X และ Y, เจนพูดฉันกำลังพูดกับใคร” เมื่อคุณระบุชื่อผู้โทรด้วยถาม“ ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไรวันนี้คุณซี” และ อ้างอิงผู้โทรตามชื่อระหว่างการสนทนาที่เหลือ การจดบันทึกในระหว่างการโทรแต่ละครั้งจะมีประโยชน์โดยเฉพาะอย่างยิ่งเกี่ยวกับชื่อ รักษาน้ำเสียงที่เป็นบวกระหว่างการสนทนาอดทนและไม่ทำให้อารมณ์เสีย หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์แสงคำสแลงหรือคำที่ไม่ใช่คำเช่น "uh huh" และ "um."
การระบุความต้องการของผู้โทร
มันสำคัญมากที่คุณต้องฟังผู้โทรและระบุความต้องการของเธออย่างใกล้ชิดและให้ข้อมูลที่ร้องขอแก่เธออย่างชัดเจนและรัดกุม ผู้โทรแต่ละคนกำลังขอความช่วยเหลือในการรับข้อมูลที่จำเป็นหรือค้นหาบุคคลที่เหมาะสมที่จะพูด
จัดเส้นทางผู้โทรไปยังบุคคลที่เหมาะสมใน บริษัท
หากผู้โทรขอข้อมูลที่ดีที่สุดโดยทนายความแจ้งให้ผู้โทรทราบว่าเขาต้องการพูดคุยกับคนอื่นและขอให้เขาพักการโอน ติดต่อทนายความที่คุณต้องการโอนสายประกาศชื่อผู้โทรเปิดเผยวัตถุประสงค์ของการโทรและโอนสายหากมีทนายความ ไม่ควรพักสายไว้นานกว่า 45 วินาที หลังจาก 45 วินาทีให้ถามผู้โทรว่าต้องการพักต่อหรือไม่ต้องการโทรกลับเมื่อทนายความว่างหรือต้องการโทรกลับในภายหลัง
วางสาย
ก่อนสิ้นสุดการโทรแต่ละครั้งสอบถามว่าคุณสามารถรับความช่วยเหลือเพิ่มเติมใด ๆ ก่อนสิ้นสุดการโทรหรือไม่ ขอบคุณผู้โทรที่พิจารณาสำนักงานกฎหมาย เป็นไปได้ยากที่พนักงานต้อนรับด้านกฎหมายจะโน้มน้าวใจลูกค้าที่มีศักยภาพในการจ้าง บริษัท กฎหมาย แต่เป็นเรื่องง่ายมากที่พนักงานต้อนรับจะเสียลูกค้าให้กับ บริษัท กฎหมายโดยการไม่เป็นมืออาชีพหยาบคายหรือไม่สุภาพ
