วิธีการสร้างเมทริกซ์การแจกจ่ายเอกสาร

เมทริกซ์การกระจายเอกสารช่วยให้คุณมีภาพอ้างอิงเพื่อกำหนดวิธีการสื่อสารกับผู้คนหลากหลาย เมทริกซ์เหล่านี้มีประโยชน์ในธุรกิจโรงเรียนและองค์กรอื่น ๆ ที่สื่อสารผ่านเอกสารที่พิมพ์หรือคอมพิวเตอร์ เครื่องมือสเปรดชีตแบบคอมพิวเตอร์เช่น Excel, Numbers, 1-2-3 หรือ Calc เป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างเมทริกซ์การกระจายเอกสาร แต่คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์ใด ๆ ที่ช่วยให้คุณสร้างตาราง หากองค์กรของคุณมีขนาดเล็กคุณอาจสามารถดึงเมทริกซ์ของคุณออกมาด้วยมือ

เปิดสมุดงานใหม่ในโปรแกรมสเปรดชีตของคุณหรือตั้งค่าตารางใหม่ในโปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมสเปรดชีตสามารถจัดการข้อมูลได้มากกว่าตารางดังนั้นให้เลือกรูปแบบนั้นถ้าคุณมีตัวเลือก

แสดงรายการเอกสารทุกประเภทที่คุณใช้สำหรับองค์กรของคุณในแถวบนสุดของสเปรดชีตเริ่มต้นในคอลัมน์ที่สอง ประเภทเอกสารสำหรับเมทริกซ์ทั่วไปอาจรวมถึงปฏิทินรายงานการประชุมรายงานรายได้และแถลงการณ์พิเศษ ถ้าเมทริกซ์ของคุณมีไว้สำหรับโครงการเฉพาะรายการเอกสารแต่ละรายการที่เกี่ยวข้องกับโครงการมากกว่าประเภทเอกสาร ตัวอย่างเช่นเมทริกซ์เอกสารโครงการก่อสร้างอาจแสดงรายการเช่นภาพวาดไฟฟ้าภาพวาดสถาปัตยกรรมระดับความสูงและสำเนาใบอนุญาตเฉพาะ

แสดงรายชื่อสมาชิกทั้งหมดของธุรกิจหรือองค์กรของคุณลงในคอลัมน์แรกทางด้านซ้ายของสเปรดชีตของคุณเริ่มต้นในแถวที่สอง แบ่งคนออกเป็นหมวดหมู่ถ้ามี ตัวอย่างเช่นในเมทริกซ์ธุรกิจขนาดเล็กหมวดหมู่อาจเป็น "การจัดการ" ที่มีเจ้าหน้าที่การจัดการทั้งหมดที่แสดงรายการตามตัวอักษรด้านล่างหัวเรื่องหมวดหมู่ "พนักงาน" ที่มีรายชื่อเรียงตามตัวอักษรด้านล่าง "ลูกค้า" ที่มีรายการตามลำดับตัวอักษรและ "การตลาด" ที่อยู่ติดต่อการตลาดภายนอกของคุณอยู่ในรายการ

ตรวจสอบแถวส่วนหัวและคอลัมน์ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าทั้งสองรายการนั้นสมบูรณ์ ถ้ามันทำให้การดูเมทริกซ์ง่ายขึ้นให้เพิ่มแรเงาให้กับแถวหมวดหมู่สมาชิกเพื่อให้คุณได้พักระหว่างคนที่รับเอกสารของคุณ

กำหนดคอลัมน์เอกสารแรกของคุณซึ่งจะเป็นคอลัมน์ B ในโปรแกรมสเปรดชีตส่วนใหญ่และวาง "e" ในเซลล์ถัดจากชื่อของบุคคลใด ๆ ที่ควรได้รับเอกสารนั้นทางอิเล็กทรอนิกส์ วาง "p" ในเซลล์ถัดจากบุคคลที่ควรได้รับสำเนากระดาษของเอกสารนั้น หากบุคคลไม่ควรได้รับเอกสารนั้นให้ปล่อยเซลล์ไว้ถัดจากชื่อว่างเปล่า หากความต้องการของคุณซับซ้อนมากขึ้นให้ปรับเปลี่ยนสัญลักษณ์ให้เหมาะกับองค์กรของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถพิมพ์ "2 paper copy" หรือ "p-2" เพื่อระบุหลายสำเนา ตราบใดที่ทุกคนในองค์กรของคุณเข้าใจสัญลักษณ์ให้ใช้วิธีการใดก็ได้ที่เหมาะกับคุณ

ทำซ้ำกระบวนการสำหรับแต่ละคอลัมน์ทำรายการเพื่อทำเครื่องหมายกระดาษและสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ สิ่งนี้ทำให้เมทริกซ์การกระจายเอกสารของคุณเสร็จสมบูรณ์

สร้างการเชื่อมโยงหลายมิติจากแผ่นงานการกระจายเอกสารของคุณลงในฐานข้อมูลข้อมูลการติดต่อของคุณถ้าเป็นไปได้ วิธีนี้จะช่วยให้คุณคลิกชื่อในเมทริกซ์ของคุณเพื่อเปิดข้อมูลการติดต่อของบุคคลนั้นเพื่อให้คุณสามารถส่งสำเนาอิเล็กทรอนิกส์หรือกระดาษได้อย่างง่ายดาย ตรวจสอบไฟล์ "ความช่วยเหลือ" ของโปรแกรมสเปรดชีตเพื่อเรียนรู้วิธีการทำเช่นนี้

เคล็ดลับ

• คุณยังสามารถใช้เมทริกซ์การกระจายเอกสารเพื่อบันทึกตำแหน่งที่เก็บเอกสารของคุณ ในกรณีนี้รายการเอกสารของคุณในคอลัมน์แรกและที่เก็บข้อมูลของคุณอยู่ด้านบนเช่น "เว็บเซิร์ฟเวอร์" "ตู้เก็บเอกสารสำนักงานใหญ่ 1," "คอมพิวเตอร์ต้อนรับ" เป็นต้น วาง "X" ในเซลล์ที่ตรงกับชื่อแถวของเอกสารและคอลัมน์ตำแหน่งที่เก็บ