การสื่อสารในสำนักงานอาจได้รับแรงหนุนจากจดหมายอิเล็กทรอนิกส์และการส่งข้อความด่วนเป็นหลัก แต่เกือบทุกสำนักงานยังคงได้รับและดำเนินการด้านเอกสารจำนวนมาก ตามที่สำนักงานคุ้มครองสิ่งแวดล้อมของสหรัฐอเมริการะบุว่าพนักงานสำนักงานโดยเฉลี่ยจัดการกระดาษประมาณ 10,000 แผ่นต่อปีหรือเฉลี่ยกระดาษปอนด์และกระดาษแข็งประมาณสองปอนด์ต่อวัน ขั้นตอนการจัดการจดหมายที่ดีขึ้นในสำนักงานสามารถช่วยให้การสื่อสารภายในและภายนอกราบรื่นขึ้น
กำหนดพนักงานที่เหมาะสม
แม้แต่ธุรกิจขนาดเล็กก็สามารถได้รับประโยชน์จากการกำหนดให้บุคคลหนึ่งคนจัดการกับจดหมายขาเข้าและขาออกทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรหลงทางหรือผิดไปถึงปลายทาง ยิ่งองค์กรมีขนาดใหญ่ขึ้นพนักงานควรได้รับมอบหมายให้รับเรียงเรียงแจกจ่ายและรวบรวมจดหมายของ บริษัท และแพ็คเกจทั้งหมด เมื่ออีเมลกลายเป็นตัวเลือกที่ได้รับความนิยมมากขึ้นสำหรับการสื่อสารและการกระจายเอกสารทางการการจัดการจดหมายกระดาษอาจเป็นเพียงส่วนหนึ่งของรายละเอียดงานของพนักงานขึ้นอยู่กับปริมาณจดหมายที่ต้องผ่านช่องทางการสื่อสารขององค์กรตามปกติ สำหรับการจัดส่งเชิงพาณิชย์ (เช่น UPS, FedEx, DHL) พนักงานต้อนรับมักเป็นบุคคลที่ดีที่สุดในการรับและเซ็นสัญญาสำหรับแพคเกจขาเข้าเนื่องจากทำเลที่ตั้งที่ดีที่สุดของเธอ โดยปกติแล้วไม่ใช่ความคิดที่ดีที่จะมอบหน้าที่การจัดการจดหมายอื่น ๆ ให้กับพนักงานต้อนรับอย่างไรก็ตามเนื่องจากความรับผิดชอบนั้นมักจะทำให้เธอต้องออกจากโต๊ะทำงานโดยไม่ต้องดูแลเป็นเวลานาน
สร้างแผนภูมิลำดับการกระจายจดหมาย
ผู้จัดการและพนักงานที่รับผิดชอบในการแจกจ่ายจดหมายควรร่วมมือกันในการพัฒนาแนวทาง - โดยใช้แผนผังลำดับงานรายการตรวจสอบหรือรูปแบบที่ บริษัท ของคุณสะดวกสบายที่สุด - ซึ่งพนักงานทุกคนโดยเฉพาะอย่างยิ่งพนักงานที่จะดูแลการแจกจ่ายและรวบรวมอีเมล ควรคำนึงถึงทุกขั้นตอนของการเก็บรวบรวมจดหมาย: รวบรวมจดหมายที่ศูนย์รวบรวมส่วนกลาง (กล่อง ป.ล., ผู้ให้บริการไปรษณีย์, ที่ทำการไปรษณีย์ขององค์กร, พนักงานจัดส่งพัสดุภัณฑ์หรือกล่องจดหมายธรรมดา); การเรียงที่ตำแหน่งเฉพาะในสำนักงานที่กำหนดไว้สำหรับการเรียงลำดับเมลเท่านั้น กระจายไปยังกล่องจดหมายแผนกหรือส่วนบุคคลหรือส่งมอบให้กับแต่ละสำนักงาน รวบรวมจดหมายขาออกและตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายขาออกทั้งหมดได้รับการแก้ไขและประทับตราอย่างเหมาะสม และทำให้พื้นที่เก็บรวบรวม / เรียงลำดับเมลเป็นระเบียบและมีสต็อคครบถ้วน
จัดหาอุปกรณ์ที่จำเป็น
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสถานีรวบรวม / แจกจ่ายจดหมายมีอุปกรณ์สิ้นเปลืองทั้งหมดที่พนักงานต้องทำงานของเขา หาก บริษัท ของคุณมีขนาดใหญ่พอที่จะทำให้การแจกจ่ายจดหมายทำได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยใช้ที่ตั้งส่วนกลางให้สร้างผู้จัดงานจดหมาย / วรรณกรรมหรือเครื่องคัดแยกจดหมายที่แข็งแรงด้วย cubbyholes มากมายสำหรับแผนกหรือพนักงานแต่ละคน แผนกจะต้องใช้ cubbyholes ขนาดใหญ่กว่าบุคคลดังนั้นให้พวกเขามีพื้นที่มากมายเก็บตู้หรือโต๊ะอย่างดีไว้ด้วยม้วนเทปและที่จ่ายเทป วัสดุบรรจุภัณฑ์; ซอง; ส่งคืนฉลากในขนาดต่างๆที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าพร้อมที่อยู่ บริษัท ของคุณ ป้ายกำกับการส่งจดหมายในขนาดต่าง ๆ ที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าด้วยปลายทางจดหมายทั่วไปของ บริษัท ของคุณ ประทับเวลาและวันที่; ขนาดบรรจุภัณฑ์ ปากกา; เครื่องหมาย; ถังเก็บ และรถบรรทุกขนาดเล็กหรือดอลลี่ อย่าลืมใส่ถังขยะขนาดใหญ่และถังขยะรีไซเคิล หาก บริษัท ของคุณผ่านจดหมายมากกว่าหนึ่งคนสามารถทำลายหรือรีไซเคิลให้พิจารณาทำสัญญากับ บริษัท จัดการ / รีไซเคิลเอกสารภายนอกเพื่อจัดการงานให้คุณ
ติดตามจดหมายขาเข้าและขาออกทั้งหมด
สร้างระบบการจัดการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์เพื่อติดตามจดหมายขาเข้าและขาออกทั้งหมด หากธุรกิจของคุณเป็นเพียงคุณและผู้ช่วยคุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ แต่ถ้าคุณดูแลแผนกหรือ บริษัท ขนาดใหญ่ที่มีพนักงานหลายสิบคนให้สร้างระบบที่จะติดตามวันที่ที่เข้ามาและถ้าจำเป็นสำหรับ ใคร. การสร้างระบบเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหาก บริษัท ของคุณได้รับเอกสารและแพ็คเกจทางกฎหมายที่ละเอียดอ่อนจำนวนมาก สิ่งของหายในสำนักงานขนาดเล็กบ่อยกว่าที่คุณคิด เป็นการดีที่สุดที่จะหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่น่าผิดหวังเหล่านี้โดยการสร้างสเปรดชีต Excel ขั้นพื้นฐานเช่นที่แสดงเมื่อมีแพ็คเกจเข้ามาและเมื่อผู้รับหรือตัวแทนถูกอ้างสิทธิ์
