วิธีการติดตามการร้องเรียนของลูกค้า

หากคุณเป็นเจ้าของหรือจัดการ บริษัท หรือองค์กรลูกค้าของคุณเป็นสินทรัพย์ที่สำคัญที่สุดของคุณ หากพวกเขามีข้อร้องเรียนคุณควรมีระบบในการติดตามและจัดการข้อเสนอแนะนั้น การติดตามข้อร้องเรียนไม่เพียง แต่จะเป็นประโยชน์ต่อลูกค้าเท่านั้น มันยังสามารถเป็นประโยชน์ต่อ บริษัท ของคุณโดยแสดงให้คุณเห็นว่าองค์กรของคุณต้องการปรับปรุงเพื่อให้ลูกค้ามีความสุข

รายการที่คุณจะต้อง

• สันทัด

• คอมพิวเตอร์

จัดทำฐานข้อมูลเพื่อจัดเก็บข้อร้องเรียน สเปรดชีต Excel เป็นตัวเลือกหนึ่ง ซอฟต์แวร์การจัดการลูกค้าเช่น "ซอฟต์แวร์ร้องเรียน" "สตรีมเมตริก" และ "ลูกค้าแสดงออก" สามารถซื้อและดาวน์โหลดเพื่อติดตามข้อร้องเรียน

หากใช้ Excel ให้กำหนดหมวดหมู่ในสเปรดชีตเพื่อเก็บข้อมูลเช่นวันที่ได้รับการร้องเรียนของลูกค้าชื่อบุคคลที่ได้รับการร้องเรียนปัญหาเฉพาะรายละเอียดเกี่ยวกับปัญหาและสัญญาใด ๆ ที่ทำกับลูกค้าโดยบุคคลที่ ได้รับการร้องเรียน

กำหนดระบบตั๋วหรือลำดับเลขให้กับข้อร้องเรียนเพื่อให้สามารถพบได้ง่ายในฐานข้อมูล ระบุหมายเลขตั๋วให้กับลูกค้าเพื่อให้เธอสามารถโทรเข้าและตรวจสอบสถานะการร้องเรียนของเธอกับทุกคนที่รับโทรศัพท์ที่ บริษัท ของคุณ

เอกสารในฐานข้อมูลมีการดำเนินการวันที่เพื่อเริ่มแก้ไขข้อร้องเรียนของลูกค้า ตัวอย่างเช่นหากมีการส่งช่างเทคนิคภาคสนามเพื่อแก้ไขปัญหาสำหรับโมเด็ม DSL ของลูกค้าอินเทอร์เน็ตให้บันทึกวันที่ร้องขอการจัดส่งและวันที่ช่างเทคนิคส่งจริง

หมายเหตุการโทรติดตามลูกค้า ซึ่งอาจรวมถึงการโทรที่ทำขึ้นเพื่อให้ลูกค้าทราบว่ามีการแก้ไขข้อร้องเรียนของเธอรวมถึงการโทรเพื่อตรวจสอบว่าปัญหาได้รับการแก้ไขตามความพึงพอใจของเธอหรือไม่หากลูกค้าโทรติดต่อเพื่อตรวจสอบสถานะการร้องเรียนของเธอการโทรนั้นควรมีการบันทึกไว้ในระบบพร้อมกับวันที่

ปิดคำร้องเรียนพร้อมหมายเหตุที่ระบุวิธีการแก้ไข ซึ่งควรรวมถึงวันที่ บริษัท พิจารณาถึงการแก้ไขปัญหาและวันที่ลูกค้าตรวจสอบการแก้ไขปัญหานั้น หากลูกค้าพอใจกับการแก้ปัญหาระบุว่า หากลูกค้ายังคงโกรธหลังจากการแก้ปัญหาระบุว่าเช่นกัน