วิธีการเขียนจดหมายปฏิเสธไปยังลูกค้าหรือใครก็ตาม

เมื่อคุณทำธุรกิจมีหลายครั้งที่คุณไม่ต้องพูดกับลูกค้าผู้ขายหรือผู้ร่วมงาน การทำอย่างมืออาชีพสามารถช่วยรักษาความสัมพันธ์ที่ดี

การนำเสนอจดหมายอย่างมืออาชีพ

เขียนจดหมายของคุณบนหัวจดหมาย บริษัท หรือเครื่องเขียนและส่งจดหมายจากบุคคลที่เหมาะสมที่สุดในองค์กรของคุณ หากมีหมายเลขการร้องเรียนของลูกค้าหมายเลขใบสั่งซื้อหรือบัญชีที่จะอ้างอิงให้ระบุไว้ในการติดต่อของคุณ

ระบุกรณีของคุณ

นำไปสู่การมีบันทึกในเชิงบวกเช่นขอบคุณลูกค้าสำหรับคำขอของเขาหรือเธอแล้วได้รับสิทธิในการจุด ตัวอย่างเช่น“ ขอบคุณสำหรับการอุปถัมภ์และจดหมายฉบับล่าสุดของคุณเกี่ยวกับสถานะการรับประกันของกล้องวิดีโอ XYZ รุ่นของคุณ หลังจากการค้นคว้าอย่างละเอียดเราพบว่าเราไม่สามารถรับประกันการรับประกันในกล้องวิดีโอของคุณได้ตามที่ร้องขอ”

สำรองเหตุผลของคุณ

ระบุเหตุผลเฉพาะว่าทำไมคุณถึงปฏิเสธคำขอของลูกค้า ตัวอย่างเช่นอ้างอิงนโยบายของ บริษัท ทบทวนประเด็นสำคัญของคดีหรือสรุปสิ่งที่อยู่เบื้องหลังการตัดสินใจของคุณ รวมเอกสารแนบหากจำเป็นเช่นสำเนาสัญญาการรับประกันหรือเอกสารอื่น ๆ ที่สนับสนุนตำแหน่งของคุณ ตัวอย่างเช่น“ ตามที่คุณเห็นในข้อตกลงการรับประกันที่แนบมานโยบายการให้บริการเต็มรูปแบบนี้มีผลบังคับใช้ในช่วง 12 เดือนแรกของการเป็นเจ้าของ จากบันทึกของเราคุณซื้อกล้องเมื่อสามปีก่อนโดยอ้างว่าไม่มีการอ้างสิทธิ์ในวันนี้”

เสนอการประนีประนอม

ในบางกรณีไม่มีที่ว่างสำหรับการประนีประนอมหรือขยายสาขามะกอก แต่ถ้าคุณต้องการที่จะทำให้ธุรกิจของลูกค้าเดินไปทางถนนให้ข้อเสนอบางประเภทเพื่อช่วยลดแรงกระแทก ตัวอย่างเช่น“ เราต้องการมอบส่วนลด 25 เปอร์เซ็นต์ให้คุณสำหรับการซื้อกล้องวิดีโอใหม่” หรือ“ ล้อมรอบโปรดหาบัตรของขวัญมูลค่า $ 50 ซึ่งสามารถแลกได้สำหรับการซื้ออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ในร้านของเรา”

Refusals ประเภทอื่น ๆ

ในการดำเนินธุรกิจของคุณคุณอาจต้องปิดเงื่อนไขสัญญากับผู้ขายปฏิเสธคำขอของพนักงานในช่วงวันหยุดหรือเขียนจดหมายโต้ตอบแบบมืออาชีพให้กับผู้ร่วมธุรกิจอื่น ๆ ทำตามแนวทางทั่วไปที่อธิบายไว้ข้างต้นปรับจดหมายให้เหมาะกับสถานการณ์ที่เฉพาะเจาะจง

เคล็ดลับ

• การปฏิเสธสัญญา: “ ขอบคุณสำหรับโอกาสที่จะต่ออายุสัญญาของเรากับ ABC Refuse Removal เนื่องจากคุณมีค่าธรรมเนียมเพิ่มขึ้นเราจึงเลือกใช้บริการของผู้ให้บริการรายอื่น”

  คำขอของพนักงาน: “ คำขอของคุณสำหรับการหยุดการทำงานที่ได้รับค่าจ้างในช่วงสัปดาห์สุดท้ายของเดือนธันวาคมนั้นถูกปฏิเสธเนื่องจากสัปดาห์นี้ถูกปิดกั้นสำหรับพนักงานทุกคนเนื่องจากสินค้าคงคลังสิ้นปี

  คำเชิญจากเพื่อนร่วมงาน: “ ขอบคุณสำหรับคำเชิญให้รับใช้ในคณะกรรมการของคุณ น่าเสียดายที่ฉันมีข้อผูกมัดระดับมืออาชีพมาก่อนซึ่งทำให้ฉันไม่สามารถรับบทบาทใหม่ได้ในเวลานี้”

สรุป

สรุปจดหมายของคุณด้วยการแสดงความขอบคุณสำหรับความสัมพันธ์ที่มีอยู่แล้วตามด้วยคำเชิญเพื่อหารือเกี่ยวกับเรื่องต่อไปหากจำเป็น ตัวอย่างเช่น“ ขอบคุณสำหรับธุรกิจของคุณหากคุณมีคำถามหรือต้องการหารือเกี่ยวกับเรื่องนี้เพิ่มเติมโปรดติดต่อฉันโดยตรง”