คณะกรรมการมาตรฐานการบัญชีการเงิน (FASB) เป็นองค์กรที่รับผิดชอบในการสร้างหลักการบัญชีที่ยอมรับโดยทั่วไป ภายใต้แนวทางเหล่านี้ บริษัท จะต้องปฏิบัติตามขั้นตอนบางอย่างสำหรับการคำนวณยอดรวมและลูกหนี้สุทธิ ความแตกต่างระหว่างทั้งสองอยู่ในวิธีการที่ บริษัท เลือกที่จะประเมินหนี้เสีย
ลูกหนี้ขั้นต้น
บัญชีลูกหนี้รวมแสดงสินทรัพย์ให้กับ บริษัท ในงบดุล ยอดคงเหลือในบัญชีคือจำนวนเงินที่ บริษัท มีสิทธิ์ตามกฎหมายในการเก็บรวบรวม แต่ยังไม่ได้รับเงินสด ตัวอย่างเช่น บริษัท บัตรเครดิตอยู่ในธุรกิจของการขยายเครดิตให้กับผู้บริโภค เมื่อผู้บริโภคใช้บัตรนี้ในการซื้อสินค้าผู้บริโภคจะต้องรับผิดตามกฎหมายในการชำระ บริษัท บัตรเครดิต ในขณะนี้ บริษัท บัตรเครดิตจะเพิ่มยอดลูกหนี้การค้าให้กับผู้บริโภค อย่างไรก็ตามลูกหนี้บางรายจะไม่ชำระยอดคงเหลือซึ่งเป็นสาเหตุที่ บริษัท รายงานลูกหนี้สุทธิ
ลูกหนี้สุทธิ
ความแตกต่างระหว่างลูกหนี้ขั้นต้นและลูกหนี้สุทธิคือจำนวนเงินที่ บริษัท คาดว่าจะไม่สามารถรวบรวมได้ ในโลกที่สมบูรณ์แบบ บริษัท มักจะเก็บเงิน 100 เปอร์เซ็นต์ที่เป็นหนี้อยู่เสมอ อย่างไรก็ตามนี่ไม่ใช่กรณีและทั้งนักลงทุนและผู้ให้กู้ต้องการดูความสมดุลที่สมจริงยิ่งขึ้นของสิ่งที่ บริษัท จะรวบรวม ปัจจัยสำคัญในการประเมินสุขภาพของ บริษัท คือจำนวนเงินสดที่มีอยู่ในมือและเงินสดที่คาดว่าจะเก็บได้จริงในอนาคตอันใกล้ ดังนั้นการใช้หมายเลขสุทธิจะช่วยให้เข้าใจสถานะกระแสเงินสดของ บริษัท ได้ดีขึ้น
การประมาณการหนี้เสีย
เพื่อให้ได้มาจากลูกหนี้ขั้นต้นไปจนถึงลูกหนี้สุทธิบัญชี บริษัท ได้ใช้ความพยายามอย่างยิ่งในการประเมินอัตราร้อยละของยอดลูกหนี้รวมที่จะเรียกเก็บไม่ได้ดังนั้นจึงตัดจำหน่ายในบัญชีของ บริษัท บัญชี บริษัท ประมาณการค่าใช้จ่ายหนี้สูญเป็นร้อยละของยอดขายต่อปีหรือร้อยละของยอดขายสินเชื่อรายปี การประมาณนี้ลดกำไรที่ บริษัท รายงานในงบกำไรขาดทุน อย่างไรก็ตามค่าใช้จ่ายหนี้สูญเพิ่มขึ้นในการตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญในงบดุล
ค่าเผื่อหนี้สูญ
ยอดคงเหลือของค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญจะถูกหักออกจากยอดรวมลูกหนี้ตามยอดลูกหนี้สุทธิ ยอดเงินเริ่มต้นจะเพิ่มขึ้นสำหรับค่าใช้จ่ายหนี้สูญที่ บริษัท ประมาณการและผันผวนในระหว่างปีเนื่องจาก บริษัท กำหนดว่าจะไม่มีการเก็บใบแจ้งหนี้เฉพาะใด ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท คาดการณ์ว่ายอดบัญชีลูกหนี้ขั้นต้น 1 ล้านเหรียญสหรัฐจะไม่สามารถเรียกเก็บได้บัญชีค่าเผื่อจะเพิ่มขึ้น 1 ล้านเหรียญ เป็นผลให้ยอดดุลบัญชีลูกหนี้สุทธิอยู่ที่ 99 ล้านดอลลาร์ อย่างไรก็ตามเมื่อ บริษัท ทำการกำหนดขั้นสุดท้ายแล้วว่าใบแจ้งหนี้เฉพาะนั้นไม่มีค่า บริษัท ลดบัญชีค่าเผื่อเช่นเดียวกับบัญชีลูกหนี้ขั้นต้น ประเด็นสำคัญที่นี่คือลูกหนี้สุทธิเป็นเพียงการประมาณการชั่วคราวจนกว่า บริษัท จะได้รับข้อมูลที่ดีขึ้น
