รายงานความคืบหน้าชัดเจนและมีสูตรการออกแบบมากกว่ารายงานรายไตรมาส หลังแตกต่างกันในรูปแบบของพวกเขาจากธุรกิจธุรกิจและสถาบันการศึกษาเพื่อสถาบัน อย่างไรก็ตามหลักเกณฑ์พื้นฐานต่อไปนี้ใช้กับทั้งคู่: ระวังผู้ชมของคุณและสิ่งที่พวกเขาคาดหวังว่าจะพบในรายงานและทำให้งานเขียนของคุณชัดเจนและรัดกุมด้วยน้ำเสียงจริงจังไร้สาระและสไตล์ที่ถูกต้องแม่นยำ
รายการที่คุณจะต้อง
-
ข้อมูลและข้อมูลที่จะรวม
-
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีเช่น Microsoft Word
ใช้รูปแบบบันทึกช่วยจำแบบดั้งเดิมสำหรับทั้งความคืบหน้าและรายงานรายไตรมาส เริ่มต้นด้วยวันที่ชื่อและตำแหน่งของบุคคลที่รายงานจะไปชื่อและตำแหน่งของคุณและหัวเรื่องที่ชัดเจนและกระชับ ตัวอย่างเช่นบรรทัดหัวเรื่องสำหรับรายงานความคืบหน้าอาจเป็น“ ความคืบหน้าเกี่ยวกับโครงการบูรณาการข้อมูล” บรรทัดหัวเรื่องสำหรับรายงานรายไตรมาสนั้นมักจะมีความเฉพาะน้อยกว่าและกล่าวเพียงบางอย่างเช่น "รายงานประจำไตรมาสของแผนกข้อมูล หากรายงานรายไตรมาสเป็นหนึ่งในหลาย ๆ การไปยังบุคคลเดียวกันให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบรูปแบบที่แน่นอนที่บุคคลนั้นต้องการผู้อ่านต้องการย่อยข้อมูลที่เข้ามาทั้งหมดอย่างรวดเร็วและคาดว่าจะพบข้อมูลประเภทใดประเภทหนึ่งโดยเฉพาะในที่เดียวกันในแต่ละรายงาน
สำหรับรายงานความคืบหน้าให้เปิดพร้อมกับสรุปความคืบหน้าเช่น“ โครงการบูรณาการข้อมูลกำลังดำเนินการตามกำหนดเวลาและภายใต้งบประมาณ” หากคุณกำลังมองหาบางอย่างที่เฉพาะเจาะจง - ความช่วยเหลือจากพนักงานหรือแผนกอื่นเงินทุนเพิ่มเติมเป็นต้น - รายการทันทีเพื่อให้แน่ใจว่ามันจะไม่ถูกมองข้ามโดยผู้อ่าน เปิดรายงานรายไตรมาสในลักษณะที่คล้ายกันโดยสรุปข้อมูลที่มีอยู่ในรายงาน
รายละเอียดพื้นหลังของโครงการซึ่งสามารถรวมกับสรุปความคืบหน้าถ้าคุณต้องการโดยสรุปรายละเอียดอย่างรวดเร็วและอธิบายวัตถุประสงค์และระยะเวลาของโครงการ ภายในกรอบของรายงานรายไตรมาสคุณสามารถรวมความคืบหน้าของการดำเนินการตั้งแต่รายงานล่าสุดการบัญชีสำหรับทั้งดีและไม่ดี โปรดทราบว่าคุณต้องการเปิดกว้างและซื่อสัตย์
ระบุในรายงานความคืบหน้างานที่เสร็จแล้วทั้งหมดและใช้กริยาการกระทำเพื่อเน้นว่าผู้ที่ทำงานในโครงการนั้นขยันหมั่นเพียร คุณอาจรวมถึงวันที่ที่ระบุเมื่อเฟสของโครงการเสร็จสมบูรณ์หรือเมื่อส่วนหนึ่งของมันเริ่มทำงานหรือออนไลน์หรืออะไรก็ตามที่เป็นเป้าหมาย ณ จุดนี้ในรายงานรายไตรมาสและอยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมเริ่มให้รายละเอียดความคืบหน้าที่เกิดขึ้น แสดงรายการปัญหาที่ต้องแก้ไข
ให้รายละเอียดในรายงานความคืบหน้าของปัญหาใด ๆ และทั้งหมดที่คุณเผชิญกลยุทธ์ในการแก้ปัญหาและกำหนดเวลาสำหรับการแก้ปัญหาหรือคำอธิบายเกี่ยวกับสาเหตุที่ทำให้ปัญหาเกิดขึ้น
จัดตารางงานในรายงานความคืบหน้าพร้อมกับความสำเร็จที่คุณคาดหวังในช่วงเวลาที่กำลังจะมาถึง คุณสามารถสรุปรายงานด้วยการประเมินผลโดยรวมของโครงการและสิ่งที่ได้บรรลุไปแล้ว ในรายงานรายไตรมาสคาดการณ์โอกาสและความท้าทายที่จะเกิดขึ้นพร้อมกับผลลัพธ์ที่คาดการณ์ไว้และกิจกรรมที่สำคัญ อาจจบด้วยคำขอสำหรับความคิดเห็นข้อเสนอแนะและแนวคิด
