HRIS หรือระบบข้อมูลทรัพยากรมนุษย์เป็นโซลูชันซอฟต์แวร์สำหรับการจัดการด้านปริมาณทั้งหมดของการจัดการทรัพยากรมนุษย์และแผนกบัญชีเงินเดือน งานดังกล่าวอาจมีความซับซ้อนโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากธุรกิจมีขนาดใหญ่มากและมีพนักงานหลายร้อยหรือหลายพันคน ซอฟต์แวร์ HRIS ช่วยในการติดตามผู้คนและทรัพยากรดำเนินการคำนวณเงินเดือนจัดการความรับผิดชอบและทำบัญชีที่จำเป็นเพื่อรักษาแผนกที่มีประสิทธิภาพ เช่นเดียวกับซอฟต์แวร์ธุรกิจทุกประเภทมีซอฟต์แวร์แพ็กเกจต่าง ๆ จำนวนมากที่ครอบคลุมธุรกิจและหน้าที่ที่แตกต่างกัน ระบบ HRIS อาจทำหน้าที่ต่าง ๆ ดังต่อไปนี้
ข้อมูลพนักงาน
ซอฟต์แวร์ HRIS ทั้งหมดเก็บฐานข้อมูลของพนักงานในอดีตและปัจจุบันรวมถึงข้อมูลเช่นอัตราการจ่ายเงินแผนกการเลี้ยงและข้อมูลส่วนบุคคล
เวลางาน
โดยทั่วไประบบ HRIS นั้นรวมถึงความสามารถในการติดตามเวลาทำงานของพนักงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงานได้รับค่าจ้างรายชั่วโมงหรือตามสัญญา
บัญชีเงินเดือน
ซอฟต์แวร์ HRIS ส่วนใหญ่ใช้รูปแบบพื้นฐานของการประมวลผลเงินเดือนอย่างน้อย เงินเดือนเริ่มต้นด้วยการติดตามเวลาที่ใช้ไปกับกิจกรรมบางอย่างซึ่งตามปกติจะรายงานโดยพนักงานของเขาหรือเธอ การรายงานนี้มักทำผ่านซอฟต์แวร์หรือเว็บแอปพลิเคชั่นบางประเภทแม้ว่าบางคนจะติดตามเวลาทำงานในรูปแบบสำเนาที่ต้องสแกนหรือถ่ายสำเนาลงในระบบคอมพิวเตอร์ ระบบบัญชีเงินเดือนจะดำเนินการบัญชีที่จำเป็นและอาจพิมพ์เช็คเงินเดือนที่แท้จริง
การบริหารผลประโยชน์
ระบบ HRIS ที่ดำเนินการเกี่ยวกับบัญชีเงินเดือนมักจะจัดการข้อมูลผลประโยชน์เช่นความคุ้มครองทางการแพทย์และบัญชีเกษียณอายุ สิ่งเหล่านี้มีความสัมพันธ์ใกล้ชิดกับเงินเดือน แต่ยังถูกติดตามพร้อมกับข้อมูลพนักงานอื่น ๆ เช่นเงินเดือนและเวลาที่จ่ายไป
ประสิทธิภาพ
ระบบ HRIS อาจติดตามการตรวจสอบประสิทธิภาพและปัญหาด้านประสิทธิภาพซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการข้อมูลพนักงาน ระบบระดับสูงกว่าอาจทำหน้าที่ทางคณิตศาสตร์ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนี้เพื่อให้คะแนนพนักงานตามความสามารถในการปฏิบัติงาน ข้อมูลนี้สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจเช่นเสนอให้พนักงานได้รับการโปรโมตหรือเพิ่มการจ่ายเงิน
ประเภทของซอฟต์แวร์
ระบบ HRIS มีการกำหนดค่าซอฟต์แวร์ที่หลากหลาย ระบบบางระบบได้รับการเข้ารหัสยากสำหรับการติดตั้งในเครื่องคอมพิวเตอร์หรือเครือข่ายที่ตำแหน่งของธุรกิจ ระบบอื่น ๆ ดำเนินธุรกิจออนไลน์ในรูปแบบ Software as a Service (SaaS) โดยปกติผ่านทางอินเทอร์เน็ตผ่านเว็บไซต์หรือระบบอินทราเน็ต ในที่สุดผู้ขายแอปพลิเคชั่นบางรายอาจให้บริการเป็นการผสมผสานของซอฟต์แวร์ประเภทนี้
ระบบโมดูลาร์
ชุดซอฟต์แวร์ที่ต่างกันมีความสามารถที่แตกต่างกันและผู้จำหน่ายบางรายอาจเสนอบริการที่แตกต่างกัน โดยทั่วไปแล้วบริการพื้นฐานจะมีให้เป็นส่วนหนึ่งของแพ็คเกจโดยมีฟังก์ชั่นเพิ่มเติมให้ใช้งานเป็นโมดูลที่สามารถเสียบเข้ากับแพ็คเกจซอฟต์แวร์พื้นฐานได้
