การมีคนที่เหมาะสมแสดงถึงการประชุมทางธุรกิจของคุณสามารถสร้างหรือทำลายเหตุการณ์ เมื่อคุณจัดทำคำเชิญที่ดึงดูดใจและเป็นมืออาชีพคุณจะเชิญผู้เข้าร่วมประชุมถึงความสำคัญของการประชุมความจำเป็นในการเข้าร่วมประชุมและประโยชน์ที่จะได้รับ
ปรับเปลี่ยนคำเชิญในแบบของคุณหากคุณกำลังส่งจดหมายแต่ละฉบับ ใช้หัวจดหมาย บริษัท หรือโลโก้ของคุณหากคุณส่งบัตรที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าทางไปรษณีย์ สำหรับคำเชิญทางอีเมลแสดงโลโก้และลิงค์เว็บไซต์ของคุณ พูดถึงแต่ละคนด้วยชื่อและให้การติดต่อนั้นมาจากเจ้าหน้าที่ บริษัท ระดับสูงพร้อมด้วยลายเซ็น
นำไปสู่ประโยคเปิดที่น่าสนใจซึ่งอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นและสาเหตุที่บุคคลนั้นได้รับเชิญให้เข้าร่วม ตัวอย่างเช่น“ ความเชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมของคุณทำให้คุณเป็นผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคณะกรรมการกำหนดทิศทางใหม่ของเรา ฉันอยากเชิญคุณพบและพบปะสังสรรค์กับผู้เคลื่อนไหวและผู้เขย่าวงการธุรกิจของเราในงานเลี้ยงอาหารกลางวันและงานนำเสนอ”
พูดถึงความพิเศษของการประชุมหัวข้อที่จะพูดคุยหรือผลลัพธ์ที่ต้องการของวัน ตัวอย่างเช่น“ เราได้เชิญซีอีโอท้องถิ่นชั้นนำเพียงโหลเดียวให้เข้าร่วมการประชุมโต๊ะกลมนี้ เป้าหมายของเราคือการระดมสมองคำแนะนำที่เป็นมิตรกับธุรกิจเพื่อส่งไปยังสภานิติบัญญัติแห่งชาติในปีหน้าเกี่ยวกับความต้องการเฉพาะของผู้ประกอบการในรัฐของเรา เราต้องการให้ได้ยินเสียงของคุณ”
สังเกตผู้บรรยายแขกอาหารหรือโอกาสในการเชื่อมต่อเครือข่ายที่อาจดึงดูดมืออาชีพที่ยุ่ง ตัวอย่างเช่น“ เราจะรับฟังความคิดเห็นจากผู้สมัครในพื้นที่ที่ทำงานและแจ้งเวลาถาม & ตอบ นอกจากนี้เรายังมีบริการอาหารมื้อสายและบาร์กาแฟด้วย"
รวมรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของการประชุมไว้ในส่วนที่ไฮไลต์หรือตัวหนาของจดหมายของคุณที่โดดเด่นสำหรับผู้ได้รับเชิญ ข้อมูลที่สำคัญเช่นวันที่เวลาและสถานที่อาจหายไปในจดหมาย ใส่ทั้งหมดในส่วนเดียวเพื่อการอ้างอิงได้ง่าย
ขอ RSVP ตามวันที่ระบุเพื่อให้คุณสามารถวางแผนได้อย่างเหมาะสม ให้ผู้ได้รับเชิญหลายวิธีในการยืนยันการเข้าร่วมเช่นทางอีเมลเว็บไซต์ของ บริษัท บัตรที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าหรือโทรศัพท์
เคล็ดลับ
-
ตรวจสอบปฏิทินชุมชนและธุรกิจในท้องถิ่นสำหรับกิจกรรมที่ขัดแย้งกันก่อนกำหนดวันและเวลา คุณไม่ต้องการแข่งขันกับฟังก์ชั่นหอการค้าเหตุการณ์ของสโมสรโรตารีหรือการประชุมใหญ่หรืองานแสดงสินค้า
ส่งคำเชิญล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งเดือนพร้อมแจ้งเตือนสองสัปดาห์เพื่อให้เวลาผู้เข้าร่วมเพื่อเพิ่มคุณในตารางของพวกเขา หากเป็นการประชุมใหญ่หรือการประชุมที่ผู้คนจำเป็นต้องวางแผนสำหรับการเดินทางและที่พักให้แจ้งล่วงหน้าอย่างน้อยหกเดือนเมื่อเป็นไปได้
